Как провести спецоценку условий труда

Как провести спецоценку условий труда

Спецоценка условий труда или СОУТ — это проверка рабочих мест на наличие вредных и опасных факторов. Обычно работодатели проводят её раз в пять лет, но иногда её нужно делать реже или чаще. Разбираемся, как и когда проверять условия труда в компании.

Кто и когда проводит спецоценку

По общему правилу спецоценку проводят организации и ИП, которые имеют штатных сотрудников с рабочими местами. Новые компании проверяют условия труда в первые 12 месяцев после регистрации, остальные — раз в пять лет. Но иногда предприниматели обязаны провести внеочередную проверку, если:

  • появилось новое рабочее место;
  • организация переехала в новый офис;
  • производство перешло на технологии, сырьё или материалы, которые меняют условия труда;
  • инспекция нашла нарушения правил охраны труда;
  • сотрудник получил травму из-за вредных или опасных условий труда.

В первых трёх случаях компания проводит спецоценку в течение года, в остальных двух — в течение шести месяцев.

Иногда спецоценку можно не проводить. Это возможно в трёх случаях:

  1. Условия труда не изменились. Если предыдущая проверка не выявила вредные и опасные условия, и за пять лет ничего не изменилось, СОУТ проводить не обязательно.
  2. Все сотрудники работают дистанционно. Удалённые сотрудники не используют рабочие места компании, поэтому проводить СОУТ не требуется. Важно, чтобы трудовые договоры сотрудников соответствовали правилам главы 49.1 ТК РФ. Иначе проводить спецоценку придётся, даже если весь штат работает удалённо.
  3. Компания или ИП работают без штатных сотрудников. Если генеральный директор — единственный сотрудник организации, она тоже может не проводить спецоценку.

Что будет, если не провести спецоценку

В первый раз трудовая инспекция вынесет предупреждение и установит срок для спецоценки. Если его пропустить, в дело пойдут штрафы:

  • от 5 до 10 тысяч рублей для ИП и должностных лиц;
  • от 60 до 80 тысяч рублей для юридических лиц.

Очередное уклонение от спецоценки принесёт более серьёзные последствия. Самое «безобидное» — повышенные штрафы:

  • от 30 до 40 тысяч рублей для ИП и должностных лиц;
  • от 100 до 200 тысяч рублей для юридических лиц.

Вместо штрафа трудовая инспекция вправе приостановить деятельность ИП или компании на срок до 90 суток, пока не получит результаты спецоценки. А должностным лицам грозит дисквалификация: занимать руководящие позиции они не смогут от 1 до 3 лет.

Как правильно провести спецоценку

Трудовая инспекция назначает штрафы не только за уклонение от СОУТ, но и за нарушения в процедуре. Чтобы избежать сложностей, изучите правила и заранее проведите спецоценку.

Шаг 1. Создайте комиссию и подготовьте документы

Спецоценкой занимается внутренняя комиссия. Председателем становится руководитель компании или ИП, участниками — сотрудники, которые имеют отношение к кадрам и охране труда. Например, главный бухгалтер, менеджер по персоналу или юрист.

Общее количество участников вместе с председателем должно быть нечётным.

Чтобы создать комиссию, руководитель издаёт приказ. В нём нужно указать:

  • реквизиты компании или ИП;
  • основания проведения СОУТ;
  • сроки проведения СОУТ;
  • состав комиссии.

Затем директор уже в качестве председателя комиссии составляет два документа:

  1. Перечень рабочих мест. Это таблица с должностями, профессиями и ФИО сотрудников. Её можно подготовить по форме Минтруда — в таком виде документ составляют эксперты по СОУТ. Важно: если сменные работники выполняют единую функцию, то рабочее место у них одно.
  2. График проведения спецоценки. Это поэтапный перечень действий, которые комиссия и эксперты проводят в рамках СОУТ. Учитываются все действия — от заключения договора с экспертами до сдачи декларации в трудовую инспекцию.

Шаг 2. Найдите экспертную организацию и заключите договор

Условия труда проверяют эксперты из компаний, которые получили аккредитацию Минтруда. Перечень таких организаций размещён в специальном реестре. В нём указаны контакты каждой компании. Место регистрации не имеет значения: вы можете обратиться даже в организацию из другого региона.

Прежде чем заключить договор, договоритесь о цене процедуры. Законодательных нормативов нет: оценочные компании сами определяют условия. Эксперты устанавливают цену за одно рабочее место: в регионах она варьируется от 500 до 1 000 рублей, в Москве и Санкт-Петербурге — от 1 500 до 2 000 рублей.

Пример. Саратовская компания проводит СОУТ. В штате работают десять сотрудников, а цена за оценку одного места — 700 рублей. Это значит, что спецоценка обойдётся в 7 000 рублей. Но компания работает на ОСНО, поэтому вправе включить эту сумму в расходы. А если бы компания работала на УСН, то вернула бы до 20% страховых взносов, которые уплатила за прошлый год.

Договор с оценочной компанией заключается по типовому образцу. К нему прилагаются техническое задание, план оценки и расчёт стоимости, а также перечень рабочих мест и оборудования. Образцы всех документов можно найти в приказе Минтруда.

Шаг 3. Проведите спецоценку условий труда

Обычно эксперты из оценочной компании проводят СОУТ в два этапа. Сначала они осматривают помещение и оборудование, общаются с сотрудниками компании. На этом этапе они получают первичную информацию об условиях труда и решают, какие исследования нужно провести.

На втором этапе эксперты проводят замеры: изучают уровни шума, света, теплового излучения. Как правило, исследования зависят от деятельности компании. Например, в клиниках с медицинской техникой проверяют уровень ультразвукового и ультрафиолетового излучения, а в магазине — уровень шума.

Эксперты объединяют результаты спецоценки в отчёт. Он включает описание условий труда на рабочих местах и рекомендации по их улучшению. Если оценочная компания обнаружила вредные или опасные условия, она может добавить в отчёт информацию о компенсациях и надбавках для сотрудников.

Шаг 4. Подпишите отчёт и сдайте декларацию

Оценочная компания подготовит отчёт и передаст его комиссии на ознакомление. В течение 30 дней председатель и участники должны изучить и подписать документ, а затем отправить обратно экспертам. Они загрузят отчёт в систему трудовой инспекции. Останется только получить подтверждение о том, что документ принят. Затем оценочная компания пришлёт пакет документов с результатами СОУТ.

Одновременно нужно сдать декларацию соответствия условий труда. Заполните её только рабочим местам, на которых не выявлены вредные или опасные условия. В документе указывают:

  • реквизиты компании или ИП;
  • реквизиты оценочной компании;
  • название должности, профессии или специальности сотрудника;
  • индивидуальный рабочий номер сотрудника;
  • количество сотрудников на рабочем месте;
  • номер и дата отчёта, а также протоколов и заключений экспертов.

Сдайте декларацию в течение 30 дней с момента получения отчёта. Принесите документ лично в трудовую инспекцию по месту регистрации или отправьте ценным письмом по почте. Если пользуетесь электронной подписью, сдайте декларацию через сервис Роструда.

Шаг 5. Утвердите результаты спецоценки

Издайте приказ о завершении спецоценки. Укажите сроки ознакомления сотрудников с результатами СОУТ и назначьте, кто будет выполнять предписания экспертов. Например, поручите кадровику подготовить дополнительные соглашения к трудовым договорам, а бухгалтеру — провести тарификацию.

Ознакомьте сотрудников с информационными картами их рабочих мест под подпись. Документы присылает оценочная компания вместе с результатами СОУТ. В них указаны условия труда, надбавки и компенсации, положенные сотруднику.

Если сотрудник работает на месте с вредными или опасными условиями, заключите с ним допсоглашение. В нём указывают новые условия и перечень льгот, положенных сотруднику.

Последний этап — публикация результатов СОУТ. Разместите на своём сайте отчёт, сводную ведомость и заключение, которые вам прислала оценочная компания. Публиковать результаты на первой странице не обязательно: достаточно оставить ссылки в разделе с другими документами.

Коротко

  1. Спецоценку проводят компании и ИП со штатными сотрудниками раз в пять лет. Исключение — новые организации, которые проводят СОУТ в первый год работы.
  2. На первом этапе издайте приказ о проведении спецоценки и создании комиссии. Затем подготовьте перечень рабочих мест и график СОУТ.
  3. Спецоценку проводят компании из реестра Минтруда. Они заключают договор и направляют экспертов для проверки условий труда.
  4. По результатам СОУТ эксперты подготовят отчёт и отправят в трудовую инспекцию. По отчёту нужно заполнить и сдать декларацию в Минтруд.
  5. Последний этап спецоценки — утверждение результатов. Издайте приказ о завершении спецоценки, ознакомьте сотрудников с результатами и опубликуйте их на сайте.
  6. Если эксперты обнаружили вредные или опасные условия труда, заключите с работниками допсоглашения с новыми надбавкам и компенсациями.

Пора подключаться

Просто оставьте ваш телефон, чтобы оформить счёт для бизнеса или зарегистрировать ИП или ООО.

Откроем счёт онлайн.

Оставляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональных данныхи с условиями бронирования счёта