Утечка информации может привести к потере репутации, конкурентного преимущества или всего бизнеса. Чтобы сотрудники хранили секреты компании, поможет режим коммерческой тайны. Что он защищает и как его ввести компании — в нашем материале.
Решите, какие секреты защищать
Право компаний на бизнес-секреты регламентирует ФЗ «О коммерческой тайне». Что именно будет тайной, вы решаете самостоятельно Для защиты коммерческой тайны, нужно определить, какую информацию нужно защищать. В законе нет чёткого перечня информации, которую можно отнести к коммерческой тайне.
Вы сами решаете, что вам важно сохранить: рецепт блюда, условия сотрудничества с партнёрами, список клиентов, внутренние бизнес-процессы или маркетинговые исследования.
Однако закон определяет, что точно не может быть коммерческой тайной. В основном это информация, которая и так может стать известна через открытые источники. Например, сведения о количестве сотрудников предприятия, учредительные документы, данные о долгах по зарплате и налогам, информация об участии в судах.
Ещё к режиму коммерческой тайны не могут относиться сведения гостайны. Это данные оборонзаказа, разведки, информация о защите границ. Эту информацию охраняет государство.
Подготовьте документы и покажите сотрудникам
Когда определились с перечнем информации, зафиксируйте его в специальном документе. Чаще всего это приказ или положение о коммерческой тайне.
В этом документе определите, кто будет иметь доступ к информации и как с ней можно обращаться: например, сотрудники могут отправлять секретные данные только по корпоративной почте или можно пересылать их в личных мессенджерах.
Единых требований к оформлению положения или приказа о режиме коммерческой тайны нет: важнее содержание документа.
Образец положения о коммерческой тайне
Когда приказ с информацией, что именно относится к коммерческой тайне будет готов, ознакомьте с ним сотрудников. После этого подпишите с каждым дополнительное соглашение о том, что он обязуется хранить информацию, которая попадает под установленную коммерческую тайну. Для новых сотрудников пропишите это сразу в трудовом договоре, а с приказом знакомьте при приёме на работу.
Если будете вносить изменения в приказ об установленном режиме коммерческой тайны, то нужно будет ознакомить с ними каждого сотрудника через отдел кадров или общую рассылку компании.
Ещё нужно указать, сколько времени сотрудник организации не должен разглашать сведения коммерческой тайны после увольнения. Вы можете установить срок и в 5, и в 10 лет. Если не указать это в документах, то будет действовать норма закона. Сейчас по ней работник обязан хранить сведения бессрочно.
Следите за соблюдением режима коммерческой тайны
Чтобы режим коммерческой тайны действовал в организации, нужно не только грамотно оформить все документы, но и следить за его соблюдением. Для этого есть разные способы. Идеально, если вы закрепите отдельного сотрудника, который будет вести учёт доступа к коммерческой тайне и записывать, какой сотрудник, когда и каким образом использовал секретные сведения. Иначе вряд ли получится выявить утечку сразу.
Сложнее не обнаружить утечку, а найти виновного в ней. Просто догадки для суда не станут достаточным доказательством. Если же доказательства есть, то перед тем как идти в суд, стоит оценить, не окажутся ли судебные издержки больше, чем ущерб от утечки. Возможно, самой информацией не так просто воспользоваться: например, если она зашифрована.
Иван Сибирцев, юрист «Точки»
«Если коммерческая тайна действительно важна, то стоит отнестись к её охране внимательней. Например, проставлять гриф «Коммерческая тайна» на документах, содержащих такие сведения и указывать обладателя такой информации. Если не нанести гриф на носитель информации, будет сложнее привлечь сотрудника к ответственности за её разглашение, поскольку гриф напрямую доказывает осведомлённость в том, что человек имеет дело с секретными сведениями».
Предупредите сотрудников об ответственности
За разглашение коммерческой тайны компания может привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности: сделать замечание, объявить выговор или уволить.
Как уволить сотрудника
Если утечка информации привела к какому-либо ущербу, сотрудника предприятия можно привлечь к материальной ответственности. Важно, что по Трудовому кодексу сотрудник обязан возместить компании только прямой материальный ущерб — взыскать упущенную выгоду из-за сорвавшейся сделки не выйдет.
Пример. Сотрудница предприятия, которая готовит клиентам документы для участия в тендерах, стала уводить клиентов работодателя и оказывать им услуги напрямую в рабочее время. Когда это выяснилось, компания потребовала в суде взыскать с сотрудницы зарплату за рабочее время, потраченное на услуги уведённым клиентам, и недополученную от них оплату. Дело дошло до Верховного суда, который постановил, что выплаченную зарплату потребовать обратно нельзя, как и упущенную выгоду компании.
Кроме того, нарушение режима коммерческой тайны в организации может привести к административной или даже уголовной ответственности. По административным делам предусмотрены штрафы:
- для граждан — от 5 до 10 тысяч рублей;
- для должностных лиц — от 40 до 50 тысяч рублей или дисквалификация на срок до трёх лет;
- для юридических лиц — от 100 до 200 тысяч рублей.
Если же дело квалифицируют как уголовное, то виновнику может грозить штраф до 1 миллиона рублей или реальной срок.
Коротко
- Вы можете защитить от разглашения любую информацию, которая помогает вам зарабатывать деньги, если это не запрещено законом.
- Чтобы ввести режим коммерческой тайны, составьте приказ с типами защищённой информации и ознакомьте с ним сотрудников.
- Нарушителя режима коммерческой тайны вы можете уволить или подать на него в суд, чтобы привлечь к материальной ответственности или оштрафовать.
- Сотрудник, ответственный за соблюдение режима коммерческой тайны, поможет вовремя выявить утечку информации и сократить ущерб от неё.
