Заполните 3-НДФЛ по порядку:
- Приложение 3 — укажите доходы от бизнеса и сумму профессиональных вычетов.
- Раздел 2 — рассчитайте налоговую базу и НДФЛ.
- Раздел 1 — укажите итоговые суммы налога к уменьшению или уплате.
Остальные приложения и расчёты заполняйте, только если у вас есть для них данные.
Кому нужно сдавать 3-НДФЛ
ИП на ОСНО. По статье 227 НК предприниматели на общем режиме сами считают и платят НДФЛ с доходов от бизнеса. Сдавайте декларацию, даже если не было поступлений и нет налога к уплате, в этом случае декларация называется нулевой.
ИП на патенте. Отчётности на патентной системе нет. Но если вы применяете её только по отдельным видам деятельности, а по остальным не переходили на упрощёнку, безопаснее сдавать нулевую декларацию 3-НДФЛ. Так вы подтвердите, что у вас нет доходов от бизнеса, не переведённых на патент, и избежите лишних вопросов от налоговой.
Пример. Николай указал в заявлении на регистрацию ИП несколько видов деятельности по ремонту:
- мебели и предметов домашнего обихода — ОКВЭД 95.24;
- бытовой техники — ОКВЭД 95.22.1;
- бытовых приборов, домашнего и садового инвентаря — ОКВЭД 95.22.
У Николая есть патент только по ремонту мебели и предметов домашнего обихода. По остальным направлениям он не подавал уведомление о применении упрощёнки, и за 2025 год доходов по ним не было. В этом случае Николаю лучше сдать нулевую 3-НДФЛ по видам деятельности, которые он не перевёл на спецрежим: по ремонту бытовой техники, приборов, домашнего и садового инвентаря.
ИП на УСН. На упрощёнке есть своя декларация, чтобы отчитываться о доходах. 3-НДФЛ придётся подать, только если ИП в течение года потерял право на УСН и перешёл на ОСНО.
ИП на АУСН. На автоупрощёнке нет деклараций о доходах. 3-НДФЛ нужно будет сдать, если предприниматель нарушит условия спецрежима и его переведут на ОСНО.
ИП на любом режиме, если есть доходы, не связанные с бизнесом. Декларация 3-НДФЛ предназначена ещё и для доходов, с которых не платит налог работодатель, например, от продажи квартиры, автомобиля или другого личного имущества. Независимо от налогового режима, ИП нужно сдать 3-НДФЛ, если он должен заплатить с доходов налог в качестве физлица или хочет получить налоговый вычет, например, имущественный при покупке жилья.
Сроки сдачи 3-НДФЛ и уплаты налога для ИП
Годовую декларацию 3-НДФЛ сдайте до 30 апреля 2026 года включительно, а рассчитанный по ней итоговый налог оплатите до 15 июля.
В течение года перечисляйте авансовые платежи:
- за первый квартал — до 28 апреля;
- за полгода — до 28 июля;
- за 9 месяцев — до 28 октября.
Уведомления об исчисленных суммах авансов подавайте до 25 апреля, 25 июля и 25 октября. По годовому платежу это не нужно — налоговая возьмёт сумму из декларации.
Если крайний срок сдачи отчёта, уведомления или оплаты выпадает на выходной или праздник, он переносится на следующий за ним рабочий день.
Как ИП сдавать 3-НДФЛ
По статье 80 НК сдавать все налоговые декларации и расчёты в электронном виде через оператора ЭДО должны те, у кого средняя численность сотрудников за прошлый год превысила 100 человек.
Если работников меньше, сдать 3-НДФЛ можно любым удобным способом.
В электронном виде. Если у вас нет сервиса для сдачи отчётности, можно заполнить 3-НДФЛ в бесплатных программах от налоговой, например, «Налогоплательщик ЮЛ» или «Декларация». Чтобы её сдать:
- Проверьте информацию в 3-НДФЛ.
- Сформируйте файл в формате xml и сохраните себе на компьютер.
- В разделе «Жизненные ситуации» нажмите «Показать все».
- Выберите вкладку «НБО».
- Прикрепите файл декларации, подпишите его Квалифицированная электронная подпись.КЭП и отправьте.
В бумажном виде. Декларацию можно подать в налоговую инспекцию по месту регистрации ИП, отправить по почте ценным письмом с описью вложения или принести в МФЦ, если в нём есть услуга по приёму отчётов. Если сдаёте 3-НДФЛ лично, с собой нужен паспорт. Если через представителя, то нужна нотариальная доверенность.
Как заполнить декларацию 3-НДФЛ для ИП
Актуальная форма
С 2026 года действует новая форма декларации 3-НДФЛ. Впервые отчитаться на этом бланке нужно за 2025 год.
Что изменилось:
- В форме учтены многоступенчатая система ставок по НДФЛ и новый вычет за сдачу норм ГТО.
- В заявлении на возврат налога можно указать номер платёжной карты.
- В разделе для расчёта профессиональных вычетов появилась отдельная строка для страховых взносов ИП за себя.
- Из приложения о доходах из-за рубежа убрали пункт, который освобождал от налога имущество, полученное от контролируемых иностранных компаний.
В отчёте два раздела, к ним идут приложения и расчёты. Обязательно нужно сдавать титульный лист, разделы 1 и 2. Остальное — только если у вас есть подходящие показатели.
Бланк декларации по налогу на доходы физлиц 3-НДФЛ
Общие правила оформления
Если не пользуетесь сервисами и бухгалтерскими программами, можно скачать файл с декларацией и заполнить вручную:
- на компьютере;
- на бумаге ручкой синего или чёрного цвета.
Декларация, заполненная вручную, немного отличается от сформированной в сервисах и программах. Собрали различия в таблицу.
Особенности 3-НДФЛ в зависимости от варианта заполнения
| Вручную | В программах и сервисах | |
|---|---|---|
| Числовые поля | Печатные символы надо вписывать в ячейки слева направо | Показатели автоматически выравниваются по правому краю |
| Отсутствие показателя | Прочерки во всех ячейках | Можно без прочерков |
| Количество знаков в показателе меньше, чем ячеек | Прочерки в свободных ячейках справа | Можно без прочерков |
| Шрифт | Печатные буквы | Courier New высотой 16−18 пунктов |
| Штрих-код | Обычный, показывает вид декларации и номер листа | Двухмерный, в нём закодирована вся информация из вашего отчёта |
При любом способе заполнения соблюдайте общие правила:
- Доходы, расходы и другие показатели стоимости пишите в рублях с копейками. Налог — только в полных рублях: суммы до 50 копеек отбрасывайте, а от 50 округляйте до полного рубля.
- В заявлении о возврате из приложения к разделу 1 сумму налога можно указать в рублях и копейках.
- Доходы и расходы в иностранной валюте пересчитывайте в рубли по курсу Центробанка на дату, когда их получили.
- Нумерацию начинайте с титульного листа: в поле «Стр.» напишите «001».
- Распечатывайте декларацию на отдельных листах, двусторонние распечатки налоговая не примет.
- Подпись и дату ставьте внизу каждой страницы.
- Не исправляйте распечатанную декларацию.
Как заполнить титульный лист
Подробные правила приведены в приложении № 2 к приказу ФНС № ЕД-7−11/913. Разберём основные моменты.
Заполнение титульного листа
| Поле | Как заполнить |
|---|---|
| ИНН | Укажите его на каждой странице отчёта |
| Номер корректировки | «0-», если сдаёте первый отчёт 3-НДФЛ за этот год.«1-», «2-» и так далее, если надо исправить уже принятый отчёт |
| Налоговый период | Код «34», если сдаёте годовую декларацию.Код «86», если закрываете ИП и сдаёте декларацию в течение 5 рабочих дней после снятия с учёта |
| Отчётный год | Год, за который отчитываетесь |
| Код налогового органа | Код вашей налоговой по месту регистрации, найти его можно в сервисе «Определение реквизитов ИФНС» |
| Код страны | 643 |
| Код категории | 720 |
| ФИО | Полностью, заглавными буквами. На остальных страницах укажите вверху фамилию и инициалы |
| Паспортные и другие данные | Между серией и номером паспорта — пробел. Знак № не пишите. |
| Подтверждение достоверности | Код «1» — подписываете вы сами.Код «2» — подписывает представитель с доверенностью |
| Количество страниц | Не считайте страницы декларации, которые вам не надо сдавать. Если отчёт подписал представитель, приложите копию доверенности и укажите количество её листов |
Как заполнить разделы и приложения
Сначала заполните приложение 3, затем раздел 2, а итоговые суммы впишите в раздел 1.
Приложение 3. Здесь отражаются доходы от вашей деятельности в качестве ИП, а также расчёт профессиональных налоговых вычетов из статьи 221 НК.
В строке 010 укажите код из приложения № 5, например:
- 01 — предпринимательская деятельность;
- 10 — майнинг цифровой валюты;
- 11 — покупка и продажа цифровой валюты;
- 12 — деятельность при добровольном отказе от дробления бизнеса.
Вы можете уменьшить доходы на вычеты одним из двух способов:
- На фактические расходы. Укажите сумму реально произведённых и подтверждённых документами затрат, которые напрямую связаны с вашим бизнесом. Например, на материалы, оборудование, аренду, зарплату, страховые взносы ИП за себя.
- На 20% от дохода, если вы не сможете подтвердить расходы документами.
Выбирайте вариант, который вам выгоднее. Если расходы и налоговые вычеты окажутся больше доходов, налоговая база в строке 060 будет равна нулю.
Например, ИП Емельянов Николай работает на ОСНО. За 2025 год у него получились такие показатели:
| Период | Доходы, рублей | Расходы, рублей |
|---|---|---|
| 1 квартал | 200 000 | 80 000 |
| 2 квартал | 500 000 | 100 000 |
| 3 квартал | 600 000 | 150 000 |
| 4 квартал | 700 000 | 170 000 |
| Итого за год | 2 000 000 | 500 000 |
Доходы не превысили 2,4 миллиона рублей, поэтому облагаются по ставке 13%. Вот как Николай заполнит приложение 3:
Раздел 2. Здесь вы показываете, как рассчитали налоговую базу и НДФЛ к уплате или возврату.
Для строки 001 выберите код группы доходов из приложения № 4. Если они были разные, для каждой группы заполните отдельную страницу раздела 2.
В пункте 1 покажите расчёт налоговой базы в строках 010−060. Суммы вычетов и расходов не могут превышать налогооблагаемый доход из строки 030.
В пункте 2 укажите сумму налога к доплате или возврату.
Раздел 1. Здесь вы указываете итоговую сумму налога: сколько нужно доплатить в бюджет или на сколько уменьшить следующий платёж.
В строках 060−170 укажите коды КБК и ОКТМО, суммы к доплате или уменьшению за первый квартал, полугодие, 9 месяцев и год. Проверить ОКТМО можно в сервисе ФНС:
- Выберите пункт «административно-территориальное деление».
- Введите свой адрес.
- Нажмите «Найти».
Под поиском в столбце «Детальная информация» вы увидите действующий код в строке «ОКТМО бюджетополучателя».
При этом, если у вас были разные коды ОКТМО или КБК, можно заполнить несколько блоков со строками 060−170. КБК зависят от суммы доходов, а несколько ОКТМО бывает, например, если вы переезжали в течение года из одного региона в другой.
КБК для зачисления НДФЛ с доходов 2025 года
| Сумма дохода, млн рублей | Ставка, % | КБК |
|---|---|---|
| До 2,4 | 13 | 18210102020011000110 |
| От 2,4 до 5 | 15 | 18210102021011000110 |
| От 5 до 20 | 18 | 18210102022011000110 |
| От 20 до 50 | 20 | 18210102023011000110 |
| От 50 | 22 | 18210102024011000110 |
Приложение к разделу 1. Это заявление на возврат. Заполняйте его, только если хотите вернуть переплату по налогу.
Приложения 1 и 2. Заполняются по доходам, полученным в России и за её пределами, кроме доходов от предпринимательской деятельности.
Приложения 4−8, расчёты к приложениям 1 и 5. Заполняют физлица, которые хотят получить налоговый вычет или отчитаться о доходах, по которым самостоятельно уплачивают НДФЛ.
Ошибки при заполнении 3-НДФЛ
Собрали в таблицу распространённые ошибки, которые иногда допускают ИП. Проверьте, всё ли у вас верно.
| Ошибка | Как правильно |
|---|---|
| Неверный код ОКТМО | Нужен ОКТМО по месту учёта на момент, когда возникла обязанность уплатить аванс или налог |
| Неверный код КБК | Нужен КБК для ИП в зависимости от суммы доходов |
| Расходы больше доходов, из-за чего рассчитан налог к возврату | Суммы вычетов и расходов не могут быть больше налогооблагаемых доходов |
| В доходах и расходах учтён НДС | Отражайте суммы без НДС |
| В расходах указаны авансы по НДФЛ | Авансы по НДФЛ указывают отдельно и вычитают их из суммы налога к уплате |
| В профессиональные вычеты включены расходы от бизнеса на патенте | Расходы по патентной деятельности не отражаются в декларации 3-НДФЛ |
Какие штрафы за несдачу 3-НДФЛ
Если ИП на ОСНО опоздает со сдачей декларации и не уплатит НДФЛ, который в ней отразил, будет штраф по статье 119 НК: 5% от налога, не уплаченного вовремя. Начисляют его за каждый месяц просрочки, включая неполный. При этом сумма штрафа не превысит 30% от неуплаченного налога.
Минимальный штраф в 1 000 рублей при опоздании с отчётом будет, если:
- в просроченной декларации нет налога к уплате;
- на едином налоговом счёте ИП нет отрицательного сальдо, то есть нет задолженности по налогам;
- максимальный штраф в размере 30% от неуплаченной суммы оказался меньше 1 000 рублей.
Частые вопросы о 3-НДФЛ
В каком случае ИП сдаёт 3-НДФЛ?
Декларацию нужно сдавать, если ИП:
- работает на ОСНО, в том числе если не было доходов;
- получил облагаемые НДФЛ доходы, не связанные с бизнесом;
- хочет заявить налоговый вычет как физлицо, например, на обучение или лечение;
- совмещает патент с общим режимом, даже если не получает доходов от бизнеса на ОСНО.
Как подать декларацию 3-НДФЛ индивидуальному предпринимателю?
Проще всего — через личный кабинет ИП на сайте ФНС. Для этого нужна электронная подпись. Есть и другие способы подачи:
- в налоговую по месту учёта;
- почтой;
- через программы и сервисы операторов ЭДО;
- через МФЦ.
При личной подаче декларации нужен паспорт, а для представителя — нотариальная доверенность.
Что такое нулевая декларация 3-НДФЛ для ИП?
Это декларация, где в разделах 1 и 2 вместо показателей по доходам, расходам и налогам только нули. Её подают ИП на ОСНО, если в отчётном году не вели бизнес. Сдать нулевую декларацию надо в обычный срок — до 30 апреля, иначе будет штраф.
Что такое профессиональный налоговый вычет в декларации 3-НДФЛ для ИП?
Это вычет по статье 221 НК, благодаря которому ИП может уменьшить налогооблагаемую базу по одному из двух вариантов:
- Фактическими расходами — сумма обоснованных и документально подтверждённых затрат, непосредственно связанных с бизнесом.
- Расчётным путём — 20% от дохода, если у ИП нет документов, которыми можно подтвердить расходы.
Нужно ли подавать декларацию 3-НДФЛ ИП на УСН?
Нет, вместо НДФЛ от предпринимательской деятельности ИП на упрощёнке платят единый налог по УСН и сдают по нему свою декларацию. Сдать 3-НДФЛ нужно в отдельных случаях, например, если предприниматель:
- потерял право на упрощёнку и перешёл на ОСНО в середине года;
- продал личное имущество и теперь надо заплатить НДФЛ;
- хочет получить налоговый вычет как физлицо.