Какие документы нужны экспедитору в 2026 году и что поменяется из-за ЭПД

Чтобы правильно оформить документы, нужно понимать, какую роль вы выполняете в каждой сделке: экспедитора, перевозчика или обе.

Перевозчик доставляет груз из точки, А в точку Б: предоставляет машину и отвечает за сохранность груза. Он не нанимает для перевозки другой бизнес, а использует свой транспорт. Перевозчик заключает с клиентом договор перевозки груза, а их отношения подробно описаны в главе 40 ГК.

Экспедитор организует перевозку: контролирует доставку, оформляет страховку и документы (например, таможенные). При этом экспедитор может:

Для каждого из трёх вариантов нужны свои документы. Экспедитор и клиент заключают договор транспортной экспедиции, а их отношения описывает глава 41 ГК.

И экспедиторы, и перевозчики обязаны зарегистрироваться на платформе «ГосЛог». Действующие экспедиторы должны были это сделать до 30 апреля 2026 года, а новый бизнес — до начала работы. У перевозчиков появится такая обязанность с 1 марта 2027 года, и только если они используют машины грузоподъёмностью больше 3,5 тонны.

Рассмотрим на примере автомобильных грузоперевозок, что и кому вы как экспедитор должны отправить в трёх сценариях работы. Подробности о каждом документе и шаблоны — дальше в статье.

В первом варианте вы организуете перевозку, но не работаете с грузом. То есть вы находите перевозчика, а он напрямую заключает договор с вашим клиентом.

Алгоритм работы с документами такой:

Остальными документами (например, транспортной накладной) обмениваются между собой клиент и перевозчик.

В этой схеме клиент передаёт груз вам, а вы заключаете договор со сторонним перевозчиком. Получается, что перед клиентом за груз отвечаете вы, а перед вами — перевозчик.

Обмен документами происходит так:

Если вы доставляете груз клиента на своих машинах, то вы становитесь не только экспедитором, но и перевозчиком. Обмен документами выглядит так:

С 1 сентября 2026 года экспедиторы должны перейти на электронные перевозочные документы (ЭПД). Изменения прописаны в 140-ФЗ. Использовать бумажные формы будет можно только в исключительных ситуациях: если ваш клиент заказал доставку для личных целей, а не для бизнеса; во время чрезвычайного или военного положения; для иностранных клиентов. Полный список исключений есть в приказе Минтранса № 115.

ЭПД нужно отправлять через посредников — операторов ИС ЭПД. Они передают документы не только клиентам и перевозчикам, но и на специальную государственную платформу — Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

В ЭПД переходят следующие документы:

Электронные документы не могут быть сканами бумажных, они должны быть в специальном формате xml, который система ГИС ЭПД сможет автоматически считать. Заполнить документы в этом формате можно в 1С или с помощью операторов ИС ЭПД.

Чтобы перейти на ЭПД до 1 сентября 2026 года, нужно:

«Мы начали переходить на ЭПД ещё в 2023 году, а в 2024-м — использовать электронные транспортные накладные при перевозках между собственными складами. С тех пор мы изменили бизнес-процессы, наладили интеграцию между учётными системами и завершаем автоматизацию. Это помогло нам быстрее оформлять документы, меньше тратиться на их обработку и хранение и легче находить нужное по запросу госорганов.

Участникам перевозок стоит заранее подготовиться к переходу: заключить договор с оператором ИС ЭПД, оформить электронные подписи и машиночитаемые доверенности сотрудникам, обновить учётные системы, настроить интеграции, протестировать весь процесс оформления ЭПД в реальных перевозках», — Артём Городецкий, генеральный директор транспортной компании «Салаир».

Экспедиторские документы — это три обязательных документа, которые подтверждают заключение договора транспортной экспедиции и считаются его частью. Их список есть в постановлении правительства № 554, а правила оформления и шаблоны устанавливает приказ Минтранса № 23.

Поручение экспедитору — это документ с деталями услуги: что, куда и на чём везти. Например, тут пишут, что груз хрупкий, негабаритный или для него нужен рефрижератор. Поручение составляет ваш клиент.

В поручении должна быть следующая информация:

Ниже пример и бланк для скачивания.

Экспедиторская расписка — это документ, который доказывает, что вы приняли груз для доставки и отвечаете за его состояние.

Она не нужна, если вы только находите перевозчика, но он сам забирает груз и заключает договор напрямую с клиентом. А если вы принимаете груз во владение и несёте за него ответственность, то должны экспедиторскую расписку сделать в двух экземплярах: для себя и клиента или другого грузоотправителя.

Большая часть полей дублирует информацию из поручения экспедитору. В строке «Условия» запишите, на каких условиях вы принимаете груз в доставку и что обязаны сделать.

Ниже пример и бланк для скачивания.

Складская расписка — это документ, который доказывает, что вы приняли груз на склад. Если вы будете хранить, а не только доставлять товар, составьте два экземпляра: для себя и клиента.

Выглядит похожей на экспедиторскую расписку, только с адресом склада и информацией о страховке. Ниже пример и бланк для скачивания.

Перевозочные документы описывают процесс перевозки. Они зависят от вида транспорта, которым вы доставляете груз.

Документы для автомобильных перевозок описаны в Уставе автотранспорта в 259-ФЗ и в Правилах перевозок грузов автотранспортом в постановлении правительства № 2200.

Заказ-заявка на перевозку груза автотранспортом — это документ с деталями услуги, маршрута и реквизитами сторон сделки. Вы должны её заполнить и отправить перевозчикам, которых привлекаете для доставки.

Полный список того, что обязательно писать в заказе-заявке, есть в приложении № 5 постановления правительства № 2200. Вы заполняете документ со стороны грузоотправителя:

После этого вы отдаёте заявку перевозчику, а он вносит свою часть информации.

Транспортная накладная — это документ, который доказывает, что договор перевозки груза заключён. Он нужен, чтобы учесть в бухгалтерском и налоговом учёте оплату перевозчику.

Как заполнять транспортную накладную, описывает постановление правительства № 2200.

Если вы не принимаете груз во владение, то ничего не заполняете в транспортной накладной: ей обмениваются ваш клиент и перевозчик. При этом в электронном обмене документами вы можете быть наблюдателем, чтобы контролировать доставку.

Если вы привлекаете для доставки перевозчика, то становитесь грузоотправителем. Составьте документ в трёх экземплярах (для себя, перевозчика и грузополучателя) и заполните в них разделы грузоотправителя:

Если вы перевозите груз самостоятельно, заполните разделы перевозчика:

Путевой лист — это документ, который описывает работу ваших машин и водителя. Этот документ не нужно отдавать клиенту, но он помогает учитывать расходы на зарплату водителей и ГСМ, а ещё его могут запросить госорганы при проверке. Заполняйте его, если перевозите груз сами, а не с помощью перевозчиков.

В путевом листе есть информация о медосмотрах, состоянии автомобиля, показаниях одометра, дате и времени выхода на линию и возвращения.

Путевой лист выглядит так (ниже бланк для скачивания).

Товарно-транспортная накладная подтверждает перевозку и передачу груза. Она обязательна, только если вы перевозите спиртосодержащие товары, это прописано в информации Росалкогольрегулирования от 10.08.2021 и письме Минфина № 27−05−16/72440. В остальных случаях её можно не оформлять.

Ниже пример заполненной товарно-транспортной накладной и бланк для скачивания.

Сопроводительная ведомость нужна при контейнерных перевозках, если вы снимаете контейнер с автомобиля при погрузке и выгрузке. Составляйте её, если доставляете товар своим транспортом, без перевозчика.

Как заполнять этот документ, описывают правила перевозки грузов автотранспортом. Укажите информацию во всех разделах, кроме части «Указания грузоотправителя».

Пример сопроводительной ведомости и бланк для скачивания — ниже.

Для железнодорожных перевозок нужна транспортная железнодорожная накладная. В ней есть информация о станциях отправления и назначения, информация о грузе, тарифах, вагонах и контейнерах.

Как заполнить железнодорожную накладную, описывает приказ Минтранса № 256, а бланк устанавливает приказ Минтранса № 191.

Первый лист железнодорожной накладной выглядит так.

В авиаперевозках нужна грузовая накладная. Для внутренних рейсов она станет электронной с 1 сентября 2026 года. Какие данные нужно указать в документе, описывает приказ Минтранса № 300.

Грузовая накладная для международных авиаперевозок называется Air waybill, или AWB. Форму установила международная ассоциация воздушного транспорта ИАТА в резолюции 600а, и чтобы заполнить этот документ, вам нужно получить аккредитацию ИАТА. Заполнить авианакладную нужно на английском языке, а как именно, описывает письмо ФНС № ШС-22−3/660@.

Авианакладная выглядит так, а ниже — бланк для скачивания.

Оформление морских перевозок описывает Кодекс торгового мореплавания.

Коносамент (Bill of Lading) подтверждает, что вы приняли груз, устанавливает условия доставки и позволяет грузополучателю забрать груз в порту. Документ используют и для внутренних, и для международных перевозок.

Что записать в коносаменте, указано в статье 144 Кодекса торгового мореплавания.

У коносамента нет единой установленной формы. Ниже есть пример того, как он может выглядеть.

Морская накладная (Sea Waybill). По статье 143 Кодекса торгового мореплавания ваш клиент может попросить морскую накладную вместо коносамента. Для вас разница небольшая: в накладной должны быть те же данные, и она тоже доказывает, что вы приняли груз. А для владельца груза отличие есть: коносамент можно продать вместе с грузом, который в нём указан, а морскую накладную — нет.

CMR — это товарно-транспортная накладная для международных автомобильных перевозок груза. Её создаёт и частично заполняет отправитель груза, а вы указываете свои реквизиты, информацию о состоянии груза, данные путевого листа, ФИО водителя и данные об автомобиле, а также стоимость ваших услуг.

Инвойс — это документ с информацией о товаре и его стоимости в международных сделках. Он выполняет роль счёта, который может заменить договор. Инвойс оформляет продавец для покупателя, но экспедитору он нужен, чтобы пройти таможню.

Упаковочный лист — это документ с информацией о содержимом коробки или контейнера. Его клеят на упаковку, чтобы пройти таможню.

Карнет TIR (Carnet TIR), или книжка МДП. Документ нужен, если вы перевозите на автомобиле груз через границу. Он необязателен, но с ним быстрее проходить таможню.

Книжку МДП выдают представители Международного союза автомобильного транспорта (IRU) в стране отправителя (в России это АСМАП), они же вносят часть данных. Как заполнить Карнет TIR, описывает приказ таможенного комитета № 206.

Экспедиторские документы ФИАТА (FIATA). ФИАТА — это Международная федерация экспедиторских ассоциаций. Она разработала целый список экспедиторских документов для перевозок между странами, которые можно скачать на сайте их российского представительства — АРЭ. В том числе там есть аналоги внутренних российских экспедиторских документов. Эти документы необязательны и нужны не всегда, обычно их запрашивают крупные логистические компании.

Сертификаты и декларации о соответствии. Их оформляют производители или импортёры и передают вам, чтобы груз прошёл таможню. Нужны не для всех грузов, а для таких, например, как одежда, еда, химические или нефтепродукты, оборудование, металл или древесина.

Экспедиторская расписка — это документ, который доказывает, что экспедитор принял груз для доставки и отвечает за его состояние. Экспедитор делает её в двух экземплярах: для себя и клиента или другого грузоотправителя.

Экспедитор работает с экспедиторскими документами. Они доказывают заключение договора и оказание услуг. К ним относятся:

Кроме этого списка, экспедитор должен оформлять и другие документы, например, транспортную накладную и путевой лист. Часть из них нужна, если он привлекает перевозчика, а не доставляет груз сам, а некоторые зависят от вида перевозки.

Поручение экспедитору — это документ с деталями услуги: что, куда и на чём везти. Например, тут пишут, что груз хрупкий, негабаритный или для него нужен рефрижератор. Поручение составляет и передаёт экспедитору клиент.

Экспедитор отвечает за груз клиента по статье 7 федерального закона № 87, даже если его потерял или повредил перевозчик, которого он привлёк. Если в пути что-то случится, экспедитор должен оплатить ущерб клиенту, доказать вину перевозчика и потребовать с него деньги. Поэтому на случай споров:

Суд взыскивает не реальную стоимость товара, а объявленную, поэтому вы можете попробовать доказать, что она завышена (например, с помощью инвойса).