Как управленческий учёт помогает избежать проблем в бизнесе

Управленческий учёт — это система сбора и анализа финансовой информации, которую используют руководители бизнеса, чтобы принимать управленческие решения.

Управленческий учёт нужен не государству в виде контролирующих инстанций, а владельцам бизнеса, чтобы анализировать деятельность, строить планы и понимать, откуда берутся проблемы. Соответственно, и правила здесь устанавливает не государство, а сам предприниматель.

Представим, что у предпринимателя есть несколько магазинов с разными товарами. Бухгалтер как положено зафиксирует все операции на основе первичных документов, выведет итоговые цифры, сформирует отчёты и сдаст их в налоговую инспекцию. Но из этих цифр и отчётов предприниматель не сможет понять, какой магазин или товар приносит больше прибыли, а какой эту прибыль «съедает», почему при больших продажах мало прибыли, когда грозит кассовый разрыв и как его избежать, какой канал рекламы эффективнее.

Здесь на помощь придёт управленческий учёт Отчёт о прибылях и убытках: показывает финансовый результат компании за конкретный период.ОПиУ, который даст нужную информацию, чтобы проанализировать любой аспект деятельности компании.

Практически любую задачу бизнеса можно проанализировать и решить с помощью инструментов управленческого учёта.

Некоторые руководители по привычке поручают управленческий учёт бухгалтеру, но это компетенция руководителя. В зависимости от задач и масштабов компании исполнителями могут быть финансовый директор или целый департамент под его руководством, экономисты, аналитики или аутсорсинговые фирмы. Для малого бизнеса также подойдут онлайн-сервисы, которые помогут автоматизировать учёт, например, Планфакт, Финтабло, Финансист или Финолог. Но сервис не сделает всю работу за вас, и в любом случае нужен специалист.

Вот чем отличаются бухгалтерский и управленческий виды учёта.

Обязанность вести. Бухучёт обязаны вести все юридические лица, а если этого не делать, организацию оштрафуют на сумму до 20 000 рублей.

По поводу управленческого учёта руководители решают сами, вести его или не вести. Отсутствие такого учёта может негативно отразиться на бизнесе, но контролирующие инстанции за это наказывать не будут.

Правила ведения. Бухгалтерский учёт строго регламентирован и для него имеют значение только документально подтверждённые операции. Правила прописаны в законе и положениях по бухгалтерскому учёту. Отступать от правил нельзя, а ошибки ведут к искажению отчётности и штрафам.

Управленческий учёт извне никто не регламентирует — всё решает руководство.

Отчётность. Состав и форма бухгалтерской отчётности всегда одинаковые, и составляют её строго по правилам отдельно для каждого юрлица. Отчётность формируют раз в год и сдают в налоговую инспекцию до 31 марта следующего после отчётного года. Для внутренних пользователей при необходимости формируют квартальную или месячную отчётность.

Формы управленческого учёта не регламентированы. Их составляют в том виде и с той периодичностью, которые нужны руководителям для решения задачи, и ни в какие контролирующие инстанции не сдают. Управленческую отчётность можно составить не только по одной организации, а по группе компаний.

Потребители отчётности. У бухгалтерской отчётности есть внутренние и внешние потребители. Внутренние — это руководство компании, внешние — налоговая инспекция, органы статистики, инвесторы, банки и контрагенты.

Потребители управленческой отчётности — это только руководство компании.

Предприниматель, основатель консалтингового бюро Orlov.Finance Александр Орлов рассказывает, как настроить управленческий учёт без бухгалтера или с ним: «Самый простой уровень финансового учёта в бизнесе — это учёт движения денежных средств. Вы фиксируете все траты со всех счетов и из личных средств, которые связаны с вашим бизнесом, и видите расходы по статьям за каждый период. Это базовый учёт, необходимый каждому предпринимателю, и его можно вести даже без бухгалтера. На рынке много сервисов для малого бизнеса, которые с этим справляются.

Но во многих сферах этого недостаточно, потому что дата оплаты расхода часто не совпадает с моментом, когда этот расход реально возник. Например, компания закупила большую партию товара, полгода её распродавала, а потом сделала новую закупку. Если смотреть только на отчёты по движению денег, получится, что два месяца в году суперубыточные, а остальные десять суперприбыльные. Сколько реально заработал бизнес, понять сложно, тем более что часть товаров осталась на складе. Поэтому если в бизнесе есть складские остатки, большие суммы дебиторской или кредиторской задолженности, я советую сразу использовать системы для управленческого учёта, которые работают с данными бухучёта».

В управленческом учёте руководители обращают внимание на конкретные фокусы: производство, денежные потоки, реальный бюджет. От этого зависит, какие данные нужны руководителю и будет ли он привлекать дополнительную информацию, например, о конкурентах и ситуации на рынке.

Условно можно выделить несколько основных видов управленческого учёта.

Финансовый. Ведётся для контроля за денежными потоками, финансовым состоянием и платёжеспособностью бизнеса. Такой учёт опирается на данные о финансовых результатах, движении денег в компании, обязательствах перед банками и заёмщиками, дебиторской и кредиторской задолженности.

Например, сезонному бизнесу финансовый учёт помогает спланировать денежные потоки, чтобы работать без кассовых разрывов, а в сезон высокого спроса накопить резервы, которые покроют расходы в период низких продаж.

Маржинальный. Строится на анализе маржи, то есть разницы между себестоимостью товаров или изделий и выручкой. Такой подход помогает понять прибыльность разных направлений бизнеса, групп товаров или услуг, чтобы развивать прибыльные направления и закрывать убыточные.

Допустим, торговая компания через анализ маржинальности может увидеть, что некоторые товары почти не приносят прибыли. Тогда встанет вопрос, надо ли продолжать работу с этими товарами, и если да, то как влиять на маржинальность: через повышение цены, поиск более выгодных поставок или другие инструменты.

Производственный. Анализирует выручку и затраты при производстве товаров и услуг. Важен для производственных предприятий, чтобы правильно назначать цены и понимать рентабельность бизнеса.

Например, пекарня может вести производственный учёт, чтобы видеть самые затратные этапы производства и оптимизировать именно эти участки — искать более выгодные поставки, выбирать оборудование, которое повысит эффективность труда.

Бюджетный. Нужен для контроля бюджета компании и отдельных проектов. Помогает распределять и эффективно использовать ресурсы — деньги, материалы, оборудование, человеческий труд.

Когда компания планирует бюджет на квартал или год, она анализирует опыт прошлых периодов, учитывает ситуацию на рынке, возможности своих работников. Это помогает понять, какие надо заложить денежные резервы на период, нужны ли новые сотрудники, дополнительное оборудование, вложения в рекламу или исследования.

Стратегический. Применяют при долгосрочном планировании в бизнесе. Здесь руководитель не только анализирует данные о выручке, расходах, денежных потоках. Ещё он собирает информацию о перспективах своей рыночной ниши, о конкурентах, целевой аудитории, законодательстве, развитии технологий.

Скажем, бизнес может работать с контролируемым убытком, если есть предпосылки роста в будущем. Но эти предпосылки должны опираться на анализ деятельности, ситуацию на рынке, прогнозы по спросу и другие условия.

Есть много методов сбора и анализа данных для управленческого учёта. Компании выбирают методы и инструменты исходя из потребностей бизнеса, отрасли, масштаба. Эффективность управленческого учёта зависит не от количества инструментов, а от умения собрать с их помощью информацию, которая поможет принять обоснованные бизнес-решения.

Вот некоторые инструменты и методы учёта.

Финансовое моделирование. Это «оцифровка» бизнеса, составление математической модели — специальной таблицы. Вы вносите в неё данные о бизнесе и видите, как ситуация будет развиваться в будущем. Финмодель помогает строить прогнозы и тестировать разные сценарии развития событий, оценивать, как влияют на прибыль изменения цен и объёмов производства, рекламные кампании.

Например, с помощью табличной финмодели вы можете посчитать рентабельность компании с учётом сезонности, увидеть будущие периоды с высоким риском кассовых разрывов, рассчитать необходимость кредитов и займов. Такую таблицу можно разработать самим с помощью финансовых консультантов или скачать в сети и адаптировать под особенности вашего бизнеса.

Определение точки безубыточности и других показателей. Точка безубыточности — это уровень продаж, при котором все доходы компании покрывают её расходы. При повышении такого уровня продаж бизнес получит прибыль, при понижении — убыток. Этот инструмент помогает определить минимальный объём продаж, минимальные цены на товары или продукцию.

Для расчёта точки безубыточности нужно знать размер постоянных и переменных затрат бизнеса, прогнозы по выручке, стоимость единицы товара или услуги. С помощью этого показателя рассчитывают и другие маркеры развития бизнеса, например, запас финансовой прочности. Для вычисления таких маркеров тоже можно пользоваться шаблонами таблиц из сети, например, один из них есть в нашей статье о расчётах стабильности бизнеса.

Расчёт и анализ себестоимости. Этот метод помогает определить реальную стоимость услуг, производства или товаров, так что он тоже необходим при назначении цен и анализе рентабельности бизнеса и его направлений. Способ расчёта себестоимости выбирают в зависимости от масштабов бизнеса, отрасли и потребностей руководителя, а иногда применяют одновременно несколько способов.

Вести такие расчёты удобнее всего в специализированных сервисах по финансовому анализу или в специально настроенных таблицах.

Бюджетирование. Компании составляют бюджеты — финансовые планы с точными денежными показателями, чтобы планировать доходы и расходы на конкретный период. Как правило, бюджет составляют на год с делением по кварталам и месяцам. Это делают по компании в целом и для отдельных подразделений, продуктов или проектов.

Например, селлеры рассчитывают Анализ финансовых показателей на уровне отдельных единиц бизнеса (юнитов). Юнитом может быть клиент, заказ, товар или услуга.юнит-экономику, чтобы спланировать продажи на маркетплейсах, установить адекватные цены и не прогореть. Это пример бюджетирования.

Управленческий учёт внедряют поэтапно. На старте обычно есть только желание собственника следить за финансовой картиной бизнеса. После этого нужно выполнить серию шагов.

Шаг 1. Назначьте ответственных лиц. В небольшом бизнесе это может быть сам предприниматель, в крупном — руководители направлений. На определённом этапе в компании появляется отдельный специалист по управленческому учёту или финансовый директор. Такие ответственные лица разрабатывают и внедряют учёт, а ещё доносят до сотрудников его полезность.

Шаг 2. Уточните цели и задачи учёта. От ответа на вопрос «зачем?» будет зависеть выбор инструментов и документов учёта, периодичность их составления. Например, компания хочет вести управленческий учёт, чтобы работать без кассовых разрывов или определить прибыльные направления и развивать их. Цели, как правило, связаны с типом бизнеса: для розницы важно следить за товарооборотом и маржинальностью по группам товаров, а для производства — контролировать себестоимость и эффективную эксплуатацию оборудования.

Шаг 3. Пропишите источники данных. Определите, как и с чьей помощью будете получать важные для учёта сведения о продажах, поступлении и расходовании денег, закупке имущества.

Шаг 4. Выберите систему учёта. Изучите разные сервисы, в которых можно вести управленческий учёт — от таблиц Excel до специализированных систем вроде ПланФакт или МойСклад. Если вы определили цели учёта, вам будет проще сориентироваться. Изучите документы управленческого учёта в вашей системе, которые будете регулярно анализировать, например, отчёты о движении денег, о прибылях и убытках, об остатках на складах.

Шаг 5. Обучите сотрудников. Определите, от каких сотрудников нужно получать данные для учёта. Обучите их передавать данные в выбранную систему.

Шаг 6. Регулярно анализируйте данные. После того как вы настроили систему учёта и поступление данных в неё, контролируйте процесс. Анализируйте управленческие документы, чтобы вовремя реагировать на изменения.

Предприниматель, основатель маркетингового агентства Oganov Digital Максим Оганов делится опытом по внедрению управленческого учёта издержек: «Когда мы только начинали, вынуждены были строить систему учёта самостоятельно. Сначала просто фиксировали все траты — не только денежные, но и временные. Для этого использовали Trello и Google Таблицы, где создали категории: проектные издержки, административные, маркетинг, зарплаты, налоги. Со временем перешли на более серьёзные инструменты. Сейчас активно используем 1С:Бизнес и Битрикс, их функционал оптимально подходит для агентского бизнеса.

Важно было не просто записывать, но и регулярно сверяться с цифрами хотя бы раз в две недели. Мы поняли, что даже простой учёт позволяет увидеть закономерности. Например, внезапно выяснилось, что часть инструментов для работы мы оплатили, но почти не используем. Такие моменты и становятся первым шагом к оптимизации».

После внедрения учёта регулярно анализируйте отчёты и следите, чтобы цели учёта оставались актуальными. Например, компании удалось достичь первой цели и устранить кассовые разрывы. После этого можно ввести цель по увеличению прибыли, продолжая контролировать риски разрывов по кассе.

Периодически оценивайте детализацию ваших управленческих отчётов. Возможно, практика покажет, что вам нужно больше данных и подробностей или, наоборот, какие-то сведения лучше укрупнить. Тогда нужно перестроить управленческие документы и обучить сотрудников добавлять необходимые данные.

В отчёты можно включать не только документально подтверждённые факты, но и прогнозы или предположения — никто этого не запрещает. Кроме базовых, составляют и другие отчёты — не только в целом по компании, но и отдельно по структурным подразделениям или направлениям деятельности. Это могут быть, например, отчёты по дебиторской и кредиторской задолженности, закупкам, продажам, запасам, себестоимости, кредитам и займам.

Документ (отчёт) управленческого учёта — это наглядная форма, в которую регулярно собирают нужную информацию, например, данные о поступлении и списании денег в отчёте о движении денежных средств. Руководитель или менеджеры изучают такие документы, чтобы контролировать изменения в бизнесе.

Единых форм нет, но есть рекомендованные документы, которые можно найти в сети или в сервисах автоматизированного управленческого учёта. Любой такой документ компания может адаптировать под свои особенности.

Как часто формируются. Кроме выбора форм учёта компания решает, с какой периодичностью их нужно составлять и изучать. Например, в стандартной ситуации это можно делать раз в месяц, а в кризисный период — раз в неделю или даже каждый день.

Где закрепляются. Свои рабочие формы управленческого учёта и периодичность их составления зафиксируйте в учётной политике управленческого учёта. Это внутренний регламент компании. В отличие от учётной политики по бухгалтерскому и налоговому учёту, он необязателен, но такой регламент помогает организовать управленческий учёт и поддерживать его, даже когда сменяются топ-менеджеры или собственники.

Единых правил для управленческой учётной политики нет, но вы можете опираться на образцы в сети или в сервисах автоматизированного учёта и адаптировать их под особенности своего бизнеса.

Начинающие предприниматели часто ведут управленческий учёт в таблицах Excel. Но растущий бизнес легче и точнее анализировать с помощью специальных сервисов. Это экономит время: данные в отчёты подтягиваются из учётного сервиса, интернет-банка, товароучётной системы, так что руководителю и менеджерам не нужно вручную вносить и сверять данные.

Ещё один плюс автоматизации — удобные и наглядные отчёты и таблицы, возможности бюджетирования, отслеживания долгов, себестоимости, рентабельности, прогноз кассовых разрывов. Это помогает быстрее проводить анализ и принимать решения на основе точных данных, а не интуитивно.

Выбирайте программное обеспечение исходя из масштабов бизнеса и целей управленческого учёта. Задайте вопросы менеджерам, продающим ПО, и техподдержке, воспользуйтесь демодоступом, чтобы оценить возможности сервиса. Убедитесь, что в таком интерфейсе будет удобно работать тем, кто в компании связан с управленческим учётом.

Для управленческого учёта нет универсальных правил, ошибки тоже индивидуальны и зависят от особенностей бизнеса. Вот несколько распространённых недочётов.

Управленческий учёт заключается в сборе и анализе финансовой информации, на основе которой руководитель бизнеса контролирует ресурсы, видит рискованные ситуации и принимает обоснованные решения. В отличие от бухучёта, который регламентируется государством, управленческий учёт целиком зависит от предпринимателя, ведётся по желанию и только для повышения эффективности бизнеса.

Управленческий учёт помогает предпринимателю собирать точные данные о состоянии бизнеса, регулярно анализировать ситуацию, обнаруживать риски и принимать решения, чтобы избежать этих рисков. Например, управленческий учёт помогает устранять кассовые разрывы, следить за рентабельностью бизнеса или его направлений, контролировать долги, остатки на складах, себестоимость товаров или продукции.

Управленческий учёт помогает решать проблемы кассовых разрывов, убыточности, кредиторской и дебиторской задолженности. Он предоставляет руководителям бизнеса сведения для принятия обоснованных решений. Компания сама определяет цели такого учёта: одни организации с его помощью следят за денежными потоками и управляют долгами, а другие рассчитывают себестоимость изделий.

Эти виды учёта отличаются по целям, пользователям, методам и периодичности составления отчётов. Финансовый учёт ведётся по строгим стандартам для внешних пользователей — инвесторов и кредиторов, отчёты составляются ежеквартально или ежегодно. Управленческий учёт не регламентирован государством и ведётся для внутренних пользователей, а отчёты составляют так часто, как это нужно руководителю.

Отдел управленческого учёта занимается сбором и анализом информации, которая помогает руководителям бизнеса контролировать ситуацию и принимать обоснованные решения. Например, такой отдел уточняет текущее состояние компании и отдельных направлений бизнеса, разрабатывает стратегию развития, планирует бюджет и следит за его исполнением, улучшает процессы производства, продажи, ценообразования, логистики.