Как проверить финансовое состояние бизнеса
Когда предприниматель говорит «нас убила конкуренция» или «кризис подкосил», он обычно прав лишь отчасти. Компании закрываются не из-за ситуации на рынке, а потому что вовремя не замечают финансовые проблемы, которые копятся месяцами или годами. Обычно бизнес проходит несколько стадий от первых незаметных сигналов до ситуации, когда денег уже не хватает на выполнение обязательств. Чем раньше обнаружить проблему, тем проще и дешевле её решить.
Чтобы понять, насколько устойчив бизнес, не нужно проводить большой аудит. Для начала достаточно простой финансовой диагностики. Она поможет вовремя заметить проблемы и принять меры, пока ситуация не стала критической.
Шаг 1. Разделите деньги бизнеса и личные деньги
Одна из самых частых ошибок собственников — смешивать личные и корпоративные финансы. Например, оплачивать семейные расходы со счёта бизнеса или регулярно закрывать кассовые разрывы собственными деньгами. Чтобы понять, сколько на самом деле зарабатывает компания, разделите финансы.
Что делать ИП:
- принимайте все платежи от клиентов на отдельный расчётный счёт;
- оплачивайте личные расходы только с личной карты, даже несмотря на то, что по закону можете тратить деньги с бизнес-счёта на личные нужды;
- сохраняйте чеки и документы, которые подтверждают расходы, если снимаете наличные на бизнес-траты.
Что делать ООО:
- оплачивайте со счёта компании только расходы бизнеса, использовать его для личных трат запрещено законом;
- выводите деньги с расчётного счёта только легальными способами: в виде зарплаты или дивидендов;
- подтверждайте документами все расходы компании и фиксируйте их в учёте, особенно если снимаете наличные.
Как оценить результаты
| Всё под контролем | Есть проблемы, но можно справиться самостоятельно | Нужна помощь финансового директора или консультанта |
|---|---|---|
| — Все деньги бизнеса проходят через расчётные счета — Личные расходы оплачиваются только с личной карты — Собственник выводит деньги законными способами: зарплатой или дивидендами — В расходах по бизнес-картам нет личных покупок — В отчёте о движении денежных средств (ДДС) нет статьи «Прочее» с непонятными операциями | — Есть личные траты с бизнес-счёта, но их можно найти и посчитать — Общая сумма таких расходов меньше 10% месячной прибыли | — Личные и бизнес расходы по счетам перемешаны так, что даже приблизительно сложно сказать, сколько заработал бизнес в прошлом месяце — Вы регулярно вкладываете свои деньги в бизнес, чтобы закрывать кассовые разрывы — Есть несколько ООО, ИП и банковских карт, между которыми постоянно переводятся деньги |
Шаг 2. Назначьте себе зарплату собственника
Даже если бизнес не приносит прибыль, зарплату всё равно нужно назначить и зафиксировать в расходах, иначе финансовый отчёт покажет прибыль, которой на самом деле нет. Получится, что компания выглядит успешной только потому, что собственник бесплатно выполняет свою работу.
Как оценить результаты
| Всё под контролем | Есть проблемы, но можно справиться самостоятельно | Нужна помощь финансового директора или консультанта |
|---|---|---|
| — В расходах бизнеса каждый месяц есть зарплата собственника — Размер зарплаты соответствует рыночной — После выплаты зарплаты бизнес остаётся прибыльным | — Зарплата назначена, но после неё бизнес выходит в ноль или в небольшой минус (до 5−10% выручки) | — После учёта зарплаты собственника бизнес убыточен три месяца подряд — Вы постоянно выводите деньги из оборота и не понимаете, забираете прибыль или чужие средства, например, предоплаты клиентов или отсрочки поставщиков |
Что можно сделать. Чтобы справиться самостоятельно:
- пересмотрите цены на товары или услуги;
- найдите 2−3 самые раздутые статьи расходов и сократите;
- временно платите себе часть рыночной ставки, но фиксированную сумму.
Подпишитесь на нашу рассылку
Шаг 3. Подготовьте отчёт о прибыли и убытках за последние три месяца
Составляйте его не по банковской выписке, а по фактическим доходам и расходам бизнеса. Банковская выписка показывает только движение денег, но не отражает, к какому периоду они относятся. Например, клиент оплатил заказ сегодня, хотя работу выполнили месяц назад. В отчёте этот доход нужно отнести к месяцу, когда работа была сделана, а не когда деньги поступили на счёт. Так вы увидите реальную прибыль бизнеса.
Какие расходы включить в отчёт:
- зарплаты сотрудников — оклады, премии, отпускные и другие выплаты;
- зарплату собственника — стоимость работы, даже если вы фактически не переводите себе деньги;
- амортизацию — постепенный износ долгосрочных покупок для бизнеса, например, оборудования, техники и мебели;
- себестоимость товаров или услуг — не все закупки за период, а только стоимость того, что фактически продано;
- налоги и обязательные платежи — все налоги и взносы, которые относятся к работе бизнеса;
- проценты по кредитам и займам — плату за использование заёмных денег отдельно от погашения тела долга;
- дебиторская заложенность — возможные потери, если есть сомнения, что клиент оплатит долг.
Как оценить результаты
| Всё под контролем | Есть проблемы, но можно справиться самостоятельно | Нужна помощь финансового директора или консультанта |
|---|---|---|
| — ОПиУ ведётся по методу начисления, а не только по движению денег на счёте — Отчёт закрывается регулярно, например, до 10-го числа следующего месяца — Есть история отчётов как минимум за 3 месяца — Вы можете в любой момент назвать маржинальность и чистую прибыль за любой из последних месяцев, не открывая отчёт | — Отчёт есть, но он построен только по банковским выпискам — Прибыль сильно меняется от месяца к месяцу без видимых причин | — В отчёте есть прибыль, но денег на счёте нет либо, наоборот, деньги есть, а по отчёту бизнес убыточен — Особенно критично, если при этом у вас оборот от 2−3 миллионов рублей в месяц, есть производство и склады |
Что можно сделать. Чтобы справиться самостоятельно:
- отделите движение денег от реальной прибыли (отчёт ДДС от ПиУ);
- учитывайте выручку по факту выполненной работы — по отгрузке товара, подписанию акта;
- распределите разовые или годовые платежи на те месяцы, к которым они относятся, например, аренду за квартал, оплату годовой подписки.
Шаг 4. Посчитайте прибыль по каждому направлению
Общая прибыль компании может скрывать убыточные направления. Пока одно приносит основной доход, другое незаметно тянет бизнес вниз. Для анализа разделите бизнес, например:
- по товарам и услугам;
- по каналам продаж;
- по группам клиентов;
- по регионам.
Для начала достаточно рассчитать маржинальную прибыль каждого направления. Она показывает, сколько денег остаётся после оплаты всех прямых расходов.
Маржинальная прибыль = выручка — прямые расходы направления.
Если показатель отрицательный, направление работает в убыток. Чем показатель выше, тем больше денег направление приносит бизнесу.
Пример. Компания продала товары на 1 000 000 рублей. На их закупку потратили 500 000 рублей и ещё 100 000 рублей на доставку. Прямые расходы составили: 500 000 + 100 000 = 600 000 рублей. Маржинальная прибыль: 1 000 000 — 600 000 = 400 000 рублей.
Эти деньги пойдут на оплату аренды, зарплат сотрудников, маркетинга и других общих расходов. Если после этих трат остаётся какая-то часть, направление приносит прибыль. Если хватает только на их покрытие, направление работает в ноль, а если нет — в убыток.
Как оценить результаты
| Всё под контролем | Есть проблемы, но можно справиться самостоятельно | Нужна помощь финансового директора или консультанта |
|---|---|---|
| — Вы знаете маржинальную прибыль каждого направления, и она положительная — Общие расходы распределены, а правило распределения расходов зафиксировано и не меняется каждый месяц | — Одно направление работает в минус, но причина и способ решения вам понятны: давно не поднимали цену — поднять стоимость, сделали слишком много скидок — урезать скидки | — Больше 20% выручки приносит направление, которое работает в минус, то есть заметная часть бизнеса убыточна — У направлений общие расходы (люди, склад, оборудование), но вы не понимаете, как их правильно разделить — Вы хотите закрыть убыточное направление, но не уверены, станет ли бизнесу от этого лучше |
Шаг 5. Посчитайте кассовый разрыв
Составьте прогноз поступлений и платежей минимум на четыре недели вперёд. В поступления включите:
- оплаты от клиентов по каждому договору;
- ожидаемые авансы;
- возвраты от поставщиков.
Главная ошибка — считать, что все клиенты заплатят точно в срок. Если дебиторская задолженность уже просрочена больше чем на 30 дней, лучше не включать её в ближайший прогноз.
В платежах предусмотрите:
- налоги и страховые взносы;
- погашение основной суммы кредита и процентов;
- зарплаты, отпускные и премии;
- сезонные и разовые расходы.
Как оценить результаты
| Всё под контролем | Есть проблемы, но можно справиться самостоятельно | Нужна помощь финансового директора или консультанта |
|---|---|---|
| — Есть платёжный календарь на 4−6 недель вперёд, он обновляется минимум раз в неделю — Прогноз по остатку денег не уходит в минус — Дебиторка с просрочкой больше 30 дней не учитывается в прогнозе поступлений — Есть денежная подушка на 2−4 недели обязательных расходов (зарплата, аренда, налоги, кредиты) | — Календарь показывает разовый кассовый разрыв через 3−4 недели, и причина его понятна, например, крупная закупка, сезонные расходы, большой платёж поставщику | — Кассовые разрывы стали регулярными — каждый месяц или чаще — Вы постоянно закрываете их кредитами, овердрафтами, личными деньгами — Займы идут на обязательные расходы, например, на зарплату и налоги — Просроченная дебиторка постоянно растёт — Вы закрываете старые платежи за счёт новых предоплат клиентов |
Что можно сделать. Чтобы справиться самостоятельно:
- договоритесь с поставщиками о переносе оплаты;
- ускорьте получение денег от клиентов, например, предложите скидку за раннюю оплату;
- перенесите необязательные расходы.
Учитывайте, что разрыв, который виден за месяц, можно закрыть переговорами, а разрыв, который виден за три дня, только кредитом.
Шаг 6. Автоматизируйте управленческий учёт
Вести учёт вручную можно, но это отнимает много времени и приводит к ошибкам, поэтому я рекомендую подключать программу управленческого учёта. Перед выбором сервиса определите, какие проблемы есть сейчас. Обычно они примерно одинаковые у всех:
- данные заносятся вручную и с задержкой;
- нет одного источника информации — у бухгалтера одни цифры, у менеджеров другие;
- отчёты появляются только в конце месяца.
Первым делом подключите автоматическую загрузку банковских выписок. Так вы будете видеть актуальные остатки на счетах каждый день. Затем настройте категории доходов и расходов, а уже после автоматизируйте отчёты. Если бизнес небольшой, достаточно системы, которая умеет формировать три основных отчёта:
- движение денежных средств (ДДС);
- отчёт о прибылях и убытках (ПиУ);
- баланс.
Не стоит внедрять полноценную Это программа, которая помогает компании управлять всеми процессами в одном месте, например, вести учёт товаров, контролировать закупки, управлять финансами.ERP-систему на старте. Это дорого, требует много времени на настройку и часто заканчивается тем, что системой никто не пользуется.
Как оценить результаты
| Всё под контролем | Есть проблемы, но можно справиться самостоятельно | Нужна помощь финансового директора или консультанта |
|---|---|---|
| — Есть система учёта — Банковские выписки автоматически загружаются в систему — Больше 90% операций распределяется по статьям без ручной работы — Месячные отчёты собираются за пару часов, а не дней — На ведение учёта уходит 2−4 часа в неделю — Справочник расходов простой и понятный — около 20−30 статей | — Есть система учёта, но часть работы по-прежнему ведётся в Excel — Подготовка отчёта занимает 1−2 дня — В отчётах регулярно появляются ошибки | — Разные источники (банк, Excel, 1С) показывают разные цифры прибыли, и никто не понимает, что из этого правда — Система учёта куплена, но внедряется месяцами, а сотрудники продолжают работать в старых таблицах — Учёт есть, но вы не можете ответить на вопросы, какая маржа и где деньги |