Обособленное подразделение — это часть компании, которая находится вне головного офиса. В нём должен работать хотя бы один сотрудник дольше месяца.
Есть три вида обособленных подразделений:
- Филиал. Он выполняет все или часть функций головной компании.
- Простое обособленное подразделение. Это может быть склад, офис, пункт выдачи заказов, магазин или цех, которые выполняют только часть хозяйственных функций.
- Представительство. Оно продвигает и защищает интересы компании, налаживает связи с клиентами и партнёрами.
Для оформления филиала и представительства нужно внести изменения в ЕГРЮЛ. Если компания открывает филиал и работает на УСН, ей придётся перейти на ОСНО. А вот регистрация простого обособленного подразделения проще: достаточно сообщить налоговой о его создании.
Что такое обособленное подразделение
Обособленное подразделение — это часть компании, где работают сотрудники и которая находится отдельно от главного офиса. Это может быть магазин, склад, сервисный центр или офис. Создать его могут только юридические лица, индивидуальные предприниматели такого права не имеют.
Место считается обособленным подразделением, если:
- расположено не по юридическому адресу компании;
- там работает минимум один сотрудник дольше месяца.
Само по себе обособленное подразделение не является отдельным юридическим лицом. Оно работает от имени головной компании, но государству вы должны сообщить о его открытии.
Например, если компания откроет магазин в соседнем городе, это будет обособленным подразделением. Но если компания оборудует дополнительный офис по своему юридическому адресу или арендует склад в другом городе всего на три недели, это не считается обособленным подразделением.
Какие бывают обособленные подразделения
Обособленные подразделения делят на три вида: филиал, представительство и простое обособленное подразделение.
Филиал
У филиала больше полномочий, чем у представительства или простого обособленного подразделения. Он может полностью или частично дублировать функции головной компании: производить и продавать товары, оказывать услуги и представлять её интересы на месте.
Какие есть полномочия у филиала
| Может | Не может |
| — Вести коммерческую деятельность — Подписывать договоры с сотрудниками и контрагентами, открывать банковские счета от имени компании — Представлять интересы компании — Получать прибыль | — Быть самостоятельным юридическим лицом — Работать, если компания на УСН |
Филиал открывают, чтобы масштабировать бизнес и привлечь новых клиентов. В этом случае бюрократии меньше, чем при регистрации новой компании. Филиал всегда подотчётен материнской компании, которая отвечает за стратегическое развитие всего бизнеса и принимает ключевые решения.
Филиал подойдёт, если вы собираетесь:
- выйти на новые рынки, будь то другой город, регион или страна;
- снизить затраты на логистику, если доставка продукции в другой регион обходится дорого;
- эффективнее управлять бизнесом на местах — вы можете полностью или частично делегировать полномочия руководству филиала;
- тесно работать с местными контрагентами и партнёрами.
Компания, открывшая филиал, не может оставаться на УСН и должна перейти на ОСНО согласно пункту 3 статьи 346.12 НК.
Пример. В Москве работает сеть кофеен «Арома». Компания хочет расширить бизнес и выбирает Санкт-Петербург. Чтобы не создавать новое юридическое лицо, она оформляет филиал.
Компания открывает кофейню в Санкт-Петербурге, нанимает управляющего и бариста. Филиал, как и головная организация, готовит кофе, обслуживает гостей, подбирает и обучает персонал.
От имени компании филиал может заключать трудовые договоры с работниками, брать в аренду помещения, открывать банковские счета и работать с поставщиками. Если филиалу предстоит судебное разбирательство, его руководитель может представлять интересы компании только на основании доверенности, так как у него нет статуса самостоятельного юридического лица.
Представительство
В отличие от филиала, представительство не имеет права продавать товары или оказывать услуги. Его основная задача — представлять и защищать интересы материнской компании в конкретном месте.
Какие есть полномочия у представительства
| Может | Не может |
| — Вести переговоры с контрагентами — Изучать рынок, проводить рекламные кампании и искать новых клиентов — Защищать интересы компании в суде от её имени — Продвигать бренд | — Вести коммерческую деятельность — Быть самостоятельным юридическим лицом |
Представительство действует скорее как посредник. Оно не заключает коммерческие сделки и напрямую не приносит компании прибыль. Как и в филиале, руководитель представительства может выступать в суде от имени компании и защищать её интересы, если есть доверенность.
Чаще всего представительство открывают, чтобы:
- изучить целевую аудиторию, конкурентов и потенциальный спрос на новом рынке перед полноценным запуском бизнеса;
- наладить связи с крупными местными клиентами или партнёрами;
- построить позитивный имидж.
Пример. Компания «Прогресс» из Подмосковья производит насосное оборудование для заводов и строительных объектов. Она решила расширить своё присутствие на Урале, но пока не планирует открывать филиал, поэтому создала представительство в Екатеринбурге.
Сотрудники будут изучать спрос на насосное оборудование у местных предприятий, вести переговоры с потенциальными клиентами и подрядчиками, участвовать в профильных выставках. Представительство не продаёт оборудование напрямую и не заключает сделки без согласования с головной компанией, оно служит только связующим звеном.
Другие обособленные подразделения
Это любая часть компании, расположенная вне головного офиса, с рабочими местами, но без статуса филиала или представительства. Обычно их называют простые обособленные подразделения, которые созданы под конкретные задачи. Это могут быть цех, склад, строительный участок, пункт выдачи заказов, магазин, сервисный центр и другие объекты.
Какие есть полномочия у простого обособленного подразделения
| Может | Не может |
| — Выполнять часть функций головной компании: производство, логистику, продажи и обслуживание | — Быть юридическим лицом — Вести самостоятельную коммерческую деятельность — Представлять интересы компании |
В отличие от филиала и представительства, простое обособленное подразделение не указывают в ЕГРЮЛ.
Выбирайте простое обособленное подразделение, если вам нужно:
- Открыть временную или сезонную точку на срок больше месяца, например, строительную площадку, склад или офис под временный проект.
- Оформить работников, если подразделение не предполагает больших полномочий. Формат места не важен. Любая точка, где трудится хотя бы один работник дольше месяца, всё равно будет считаться обособленным подразделением.
- Оптимизировать логистику. Компания может разместить склад ближе к клиентам и партнёрам, чтобы ускорить доставку и снизить транспортные расходы.
- Выполнять конкретные задачи, например, запустить небольшой цех, чтобы разгрузить основное производство.
Пример. Компания «Самоделкин» планирует открыть склад для хранения строительных материалов в другом городе. На складе будут работать кладовщики и водители, чтобы принимать товары от поставщиков, хранить их и выдавать по заявкам головного офиса.
Склад не будет самостоятельно продавать материалы или заключать крупные сделки, все решения принимает головной офис. Поэтому он считается простым обособленным подразделением.
Чем отличаются обособленные подразделения
| Простое обособленное подразделение | Представительство | Филиал | |
|---|---|---|---|
| Может ли вести коммерческую деятельность | Может, если головная компания поручила | Нет. Представляет интересы головной компании | Может |
| Включение в ЕГРЮЛ | Не включается | Включается | Включается |
| Отдельный расчётный счёт | Может иметь | Может иметь | Часто имеет |
| Работа на УСН | Разрешена | Запрещена | Запрещена |
| Нужно ли менять устав | Не нужно | Может потребоваться | Может потребоваться |
| Есть ли руководитель | Может отсутствовать | Обязателен | Обязателен |
| Право на заключение сделок | Если компания дала полномочия | Нет | Только от имени головной компании |
| Юридический статус | Часть головной компании | Часть головной компании | Часть головной компании |
А если вы не уверены, какой тип подразделения подходит именно вашей компании, следуйте этой схеме.
Как открыть обособленное подразделение
Шаг 1. Примите решение и издайте приказ об открытии
Филиал и представительство. Если компанией управляют несколько человек, соберите общее собрание и оформите протокол. Для открытия нужно согласие не менее 2/3 участников. Если вы единственный учредитель, достаточно решения от своего имени. На основе этого решения или протокола издаётся приказ о создании подразделения.
Простое обособленное подразделение. Для него созывать собрание и оформлять протокол необязательно, если это не прописано в уставе. Руководитель единолично принимает решение и издаёт приказ.
В приказе укажите:
- Основание, например, протокол собрания или решение учредителя.
- Вид и название подразделения.
- Полный юридический адрес.
- Дату, с которой подразделение начнёт работу.
- ФИО и должность руководителя подразделения.
- Другие распоряжения. Можно назначить сотрудника, который будет контролировать процесс открытия подразделения, и описать его задачи.
.doc
Бланк приказа о создании обособленного подразделения, филиала или представительства
Назначьте приказом руководителя подразделения и оформите на него доверенность, чтобы он мог представлять компанию в рамках своих полномочий.
Шаг 2. Подготовьте документы
Составьте и утвердите положение об обособленном подразделении. Это внутренний документ, который подробно описывает цели, структуру, полномочия и порядок работы. Он составляется в свободной форме.
Внесите изменения в устав, если он запрещает открытие филиалов или представительств либо уже содержит информацию о них и нужно указать новое подразделение. Также компания может включить данные о подразделениях в устав по своему усмотрению.
Для простого обособленного подразделения эти документы необязательны, а вот при открытии филиала или представительства могут потребоваться.
Шаг 3. Уведомите налоговую
Если вы открываете простое обособленное подразделение, в течение месяца со дня его создания подайте в налоговую инспекцию по месту нахождения головной компании сообщение по форме № С-09−3−1. Если вы регистрируете несколько подразделений, их можно внести в один документ.
Документы можно подать:
- лично или через представителя в инспекцию, где регистрировали компанию;
- заказным письмом с описью вложения по почте;
- через нотариуса;
- в МФЦ;
- через Госуслуги или сайт ФНС, если у вас есть усиленная квалифицированная электронная подпись.
.xls
Бланк формы № С-09−3−1
При подаче формы № С-09−3−1 госпошлину платить не нужно. В течение 5 рабочих дней после получения документов налоговая инспекция поставит подразделение на учёт и присвоит ему отдельный КПП, при этом ИНН останется тем же, что и у головной организации.
Если вы открываете филиал или представительство, нужно внести изменения в ЕГРЮЛ. В течение 7 рабочих дней после принятия решения об открытии направьте в налоговую инспекцию по месту нахождения основной организации пакет документов.
В него входят:
- Заявление по форме № Р13014. Заполните титульный лист, лист «П» (сведения о заявителе) и лист «Л» (сведения о филиалах и представительствах).
- Решение учредителя или протокол общего собрания.
- Положение о филиале или представительстве.
- Устав в новой редакции, если в него вносились изменения.
Бланк формы № Р13014
Создание филиала лишает компанию права на упрощённую систему налогообложения (УСН) и ей придётся перейти на общий режим налогообложения (ОСНО). В этом случае необходимо уведомить налоговую не позднее 15 календарных дней после окончания квартала, в котором утрачено право на УСН. При этом организация на УСН всё ещё может открыть обособленное подразделение, но только если оно не будет иметь признаков филиала.
Если вы меняете устав, то при подаче формы Р13014 в бумажном виде нужно оплатить госпошлину в размере 800 рублей. Также если вы подаёте документ лично или по почте, заверьте подпись руководителя у нотариуса.
Срок регистрации филиала или представительства составляет 5 рабочих дней, после чего ФНС внесёт изменения в ЕГРЮЛ и направит вам лист записи. Если были изменения в уставе, они также будут отражены в документе.
Если не сообщить налоговой о создании обособленного подразделения, компанию могут оштрафовать на 200 рублей по статье 126 НК. Руководителю или другому ответственному лицу грозит штраф от 300 до 500 рублей по статье 15.6 КоАП. Если подразделение продолжит работать без уведомления, последствия будут серьёзнее: налоговая может доначислить налоги и оштрафовать за незаконную деятельность.
Шаг 4. Организуйте дальнейшую работу
У обособленных подразделений может быть свой расчётный счёт и отдельный баланс. Так чаще всего делают крупные филиалы. Но это необязательно: подразделение может находиться на балансе головной компании, а зарплату сотрудникам перечислять с её счёта.
Если подразделение самостоятельно начисляет зарплату сотрудникам, в течение месяца после получения таких полномочий направьте в налоговую заявление по форме КНД 1112536. После этого ФНС автоматически передаст сведения в СФР.
Как закрыть обособленное подразделение
Шаг 1. Примите решение и издайте приказ о закрытии
Если в компании несколько владельцев, решение о закрытии принимают на общем собрании и закрепляют его в протоколе. Когда учредитель один, он делает это самостоятельно. Если в уставе указаны сведения о филиале или представительстве, их необходимо обновить. После этого издайте приказ о закрытии подразделения.
Шаг 2. Уведомите налоговую
В течение 3 рабочих дней после принятия решения подайте в налоговую по месту регистрации головной компании сообщение по форме С-09−3−2.
Если закрывается филиал или представительство, дополнительно подготовьте:
- заявление по форме Р13014;
- решение учредителя или протокол общего собрания;
- новую редакцию устава, если он менялся.
Форму Р13014 нужно подать в течение 7 рабочих дней с даты принятия решения. Если подаёте документы в бумажном виде и вносите изменения в устав, оплатите госпошлину в размере 800 рублей. После регистрации изменений в ЕГРЮЛ вы получите новую выписку из реестра.
После подачи документов налоговая в течение 10 рабочих дней пришлёт уведомление о снятии подразделения с учёта.
Шаг 3. Решите кадровые вопросы
Предупредите сотрудников о закрытии подразделения минимум за 2 месяца. По возможности переведите их в другие подразделения или в головную компанию. Если перевод невозможен или сотрудники отказываются, можно предложить увольнение по соглашению сторон с выплатой компенсации.
Если договориться не удаётся, есть два варианта. Когда подразделение находится в той же местности, что и головная компания, увольнение оформляется в связи с сокращением. Если в другом месте, то в связи с ликвидацией организации. В обоих случаях работникам полагается выходное пособие.
Шаг 4. Закройте расчётный счёт и сдайте отчётность
При закрытии обособленного подразделения нужно сдать всю отчётность в ФНС и СФР, которую оно вело самостоятельно. Также снимите подразделение с учёта в СФР, если оно было зарегистрировано как место начисления зарплаты.
Если у подразделения был отдельный расчётный счёт, что бывает при выделенном балансе, сверьте и закройте все платежи, связанные с ним. После этого закройте его.
Как вести бухгалтерский и налоговый учёт в обособленных подразделениях
Бухгалтерский учёт в подразделении зависит от того, выделено ли оно на отдельный баланс.
Если нет отдельного баланса, учёт ведётся централизованно бухгалтерией головной компании. Подразделение только передаёт ей первичные учётные документы. Этот вариант подходит большинству подразделений.
Если есть отдельный баланс, у подразделения могут быть собственный бухгалтер, расчётный счёт и касса. Учёт ведётся на месте, но подразделение не сдаёт отчётность самостоятельно, а передаёт её головной компании. Обычно это встречается у крупных подразделений, через которые проходит много операций, или когда важно оценить их рентабельность.
В обоих случаях сводная отчётность сдаётся головной компанией.
Налоги могут платить как головная компания, так и само подразделение.
Кто оплачивает налоги и сдаёт отчётность
| Налог | Кто платит |
|---|---|
| НДС | Головная компания платит налог и сдаёт отчётность |
| Налог на прибыль | Федеральную часть налога платит головная компания, региональную — компания и подразделения по месту их расположения. Если несколько подразделений в одном субъекте, выбирают одно ответственное |
| НДФЛ | Подразделения платят налог и подают отчётность за своих сотрудников по месту своего нахождения. Если подразделений несколько в одном субъекте, можно выбрать одно ответственное |
| Страховые взносы | Если у подразделения есть расчётный счёт и оно начисляет зарплату, оно же платит взносы. Если нет, то платит головная компания |
| Налог на имущество | Если подразделение находится на отдельном балансе, оно само оплачивает налог. Если нет, то его оплачивает головная компания |
| Налог на транспорт | Если транспортные средства зарегистрированы на подразделении, оно само оплачивает налог. Если нет, то это делает головная компания |
Частые вопросы об обособленных подразделениях
Для чего открывают филиал?
Филиал открывают, когда бизнес хочет расшириться и привлечь новых клиентов. Например, головной офис находится в Москве, а филиал — в Екатеринбурге. При этом филиал может частично или полностью дублировать функции головной компании.
Что относится к обособленным подразделениям?
К обособленным подразделениям относятся филиалы, представительства и другие подразделения, которые находятся не по юридическому адресу компании. Главное, чтобы там было оборудовано хотя бы одно рабочее место на срок более месяца.
Как понять, обособленное подразделение или нет?
Если место находится отдельно от головной компании и в нём работает хотя бы один сотрудник на срок от месяца, это обособленное подразделение. Если эти условия не выполняются, например, вы арендуете склад с временными работниками на пару недель, это не считается обособленным подразделением.
