Это инструкция, как устранить хаос в телеграм-чатах. Перешлите её коллегам

На цифровое общение сотрудники тратят в среднем 20 часов в неделю. В чатах обсуждают рабочие задачи и договариваются о встречах, отправляют голосовые и видеосообщения. Темп общения ускорился, и мы не видим живой реакции собеседника, поэтому легко допустить неловкость, задеть чувства другого человека и испортить деловые отношения.

К счастью, существует цифровой этикет — набор правил, который экономит время и делает общение в сети комфортным.

Беспорядок в рабочих чатах приводит к тому, что сообщения теряются, люди не понимают, что от них хотят, личные сообщения мешаются с рабочими, а постоянные уведомления отвлекают. Отражается он и на психологическом состоянии коллектива. Из-за постоянного общения с коллегами в сети у 60% работников происходит выгорание, у 50% снижается продуктивность, 42% испытывают стресс, когда пытаются сформулировать текст сообщения.

Цифровой этикет — это не только правила вежливости, но и принципы организации рабочего пространства в мессенджерах.

Если кто-то из ваших собеседников не заполнил профиль, можете сами поменять его имя и фото. Чтобы изменить фото, нажмите на аватарку, а затем «Выбрать фотографию». Чтобы переименовать контакт, нажмите на три точки в правом верхнем углу его профиля и впишите нужное имя. Изменённые данные будете видеть только вы.

Создайте отдельные папки для личной и деловой переписки, например, «Работа», «Друзья», «Семья». Или разделите чаты по темам и проектам, над которыми сейчас работаете.

Вот как создать новую папку.

Если у вас Телеграм Premium, пометьте названия чатов с помощью тегов-эмодзи. Например, огоньком — переписки с горящими дедлайнами, а звёздочкой — обсуждения новых проектов.

Закрепите важные чаты в верхней части списка, чтобы не тратить время на их поиск.

Архивируйте неактуальные переписки — нажмите правой кнопкой мыши на чат, а затем «Архивировать». Они останутся доступны в боковом меню, но не будут загромождать основной экран.

Из-за постоянных уведомлений трудно сосредоточиться на текущих задачах. Отключите уведомления в несрочных чатах, чтобы не отвлекаться на каждое сообщение.

Чтобы ничего не забыть, пишите себе отложенные сообщения в чате «Избранное». То же самое делайте и в других чатах: не тревожьте коллег в нерабочие дни, делайте отложку.

Если не хотите получать голосовые сообщения, звонки или видео, установите ограничения в настройках конфиденциальности. Выберите, кто их может вам отправлять, например, только друзья и родственники. Если кто-то другой захочет записать для вас голосовое сообщение, пусть сначала спросит разрешения.

Пишите конкретно. Постарайтесь в сообщении изложить всю важную информацию так, чтобы коллега сразу понял задачу.

Не пишите в нерабочее время. Если вам срочно нужно что-то обсудить, но на часах уже глубокая ночь или выходной, не беспокойте коллег. Даже беззвучное сообщение в нерабочее время — нарушение личных границ. Используйте функцию отложенных сообщений: вы пишете месседж вечером, но приходит он, например, утром в будний день. И ещё: если «срочное» сообщение не требует звонка — оно не срочное.

Не отправляйте видео и голосовые сообщения без разрешения. Не все готовы их слушать и смотреть — человек может находиться в кафе или ехать в транспорте. Сначала спросите разрешение на отправку и напишите короткую подводку текстом. Например: «Если вы не против, сейчас запишу голосовое с объяснением задачи». Собеседник заранее будет знать, о чём речь, и в будущем быстрее найдёт сообщение через поиск. Того же требуйте от коллег, которые любят сообщать информацию голосом или по видео.

Не разбивайте сообщение на множество отдельных фраз. Постарайтесь выразить мысль в одном, максимум двух-трёх сообщениях. Но и писать длинные сообщения-простыни без абзацев тоже не лучший вариант. Здесь важно соблюдать баланс: структурируйте текст так, чтобы его было удобно читать.

Используйте форматирование. Если сообщение длинное, оформите его так, чтобы было легко читать. Важные моменты выделяйте жирным. В качестве буллетов используйте эмодзи и списки, например, чтобы выделить пункты в чек-листах, инструкциях, списках задач. Но смайликов должно быть не слишком много, чтобы сообщение лучше читалось.

Фиксируйте договорённости. Обсуждение в чатах часто превращается в хаос: люди спорят, предлагают идеи, перескакивают с темы на тему. В итоге куча сообщений, но никто не помнит, о чём договорились. Чтобы потом не перечитывать километры переписки в поисках главного, завершайте обсуждение одним чётким сообщением: «Итог: мы решили делать так-то, дедлайн — пятница, ответственный — Анна».

Используйте закрепы для важных сообщений. Если в чате обсуждаются регулярные вопросы или есть важные инструкции, закрепите их вверху чата. Это избавит вас от необходимости постоянно пересылать одно и то же или искать его в истории переписки. Хорошая практика — оформлять закреп так, чтобы по первой строчке было понятно, о чём речь, для этого используйте эмодзи или жирный шрифт.

Отмечайте нужных людей в общем чате. Если в рабочем чате 30 человек, а ваш вопрос касается только одного из них, не стоит беспокоить всех. Если вам нужно, чтобы кто-то точно увидел сообщение, отметьте пользователя с помощью @.

Сделайте отдельное обсуждение для нерабочих вопросов. Если нужно поговорить о чём-то, что не касается работы, создайте отдельный чат. Например, если нужно обсудить корпоратив, создайте для этого отдельную ветку или временный чат.

Будьте вежливы, благодарите и реагируйте на сообщения. Если вам помогли, ответили на вопрос, выполнили просьбу, поставьте реакцию или напишите: «Спасибо!» Это занимает секунду, но делает общение дружелюбнее.

Здоровайтесь в рабочем чате, если это первое ваше сообщение сегодня. Простое «Доброе утро!» или «Привет, коллеги!» устанавливает дружелюбный тон и даёт понять, что вы готовы к общению.