Зачем помогать сотрудникам с адаптацией
Адаптация — погружение нового сотрудника в процессы компании, чтобы он понял свои задачи, освоился в коллективе и смог уверенно выполнять работу.
Иногда работодатели недооценивают важность адаптации и считают, что со временем человек освоится сам. Однако именно первые недели в компании во многом определяют, останется ли новичок, как быстро включится в работу и насколько хорошо будет справляться с задачами. Рассказываем, как адаптация помогает сотрудникам и компаниям.
Сохранить ценные кадры. По данным опроса HeadHunter, 40% сотрудников задумывались об увольнении в первые месяцы работы, а 11% уходили до конца испытательного срока. При этом каждый ушедший человек обходится бизнесу дорого — нужно тратить деньги и время на поиск, найм и обучение кандидата. Вот какие проблемы возникают у сотрудников в первые недели работы.
Грамотная адаптация помогает сотрудникам справиться с этим проблемами и формирует у них приятное впечатление от компании.
Повысить продуктивность сотрудников. Без инструкций и наставника новичку сложнее начать работу и привыкнуть к задачам. Почти 67% работодателей из исследования HeadHunter подтверждают, что новые сотрудники делают меньше грубых ошибок, если проходят адаптацию. В итоге команда и бизнес экономят время, так как человек быстро начинает показывать хороший результат.
Снять лишнюю нагрузку с руководителя и команды. Когда у нового сотрудника есть понятный план адаптации, чек-листы и простые гайды, он может сам разобраться в основных процессах. Коллегам не нужно отвлекаться на каждую мелочь, а человек чувствует себя увереннее с первых дней.
«Когда в компании есть адаптация, это даёт базовое чувство безопасности, что тебе понятно всё объяснят и помогут влиться в коллектив. На старте это очень важно, даже если потом выяснится, что не все процессы идеально налажены. Период смены работы — стрессовый, а понятный онбординг помогает быстрее привыкнуть к новым обязанностям. Когда я работала в компаниях без адаптации, очень не хватало этого безопасного и мягкого вхождения. Плюс приходилось постоянно дёргать руководителя и коллег даже по незначительным вопросам. Это даётся тяжело, особенно если ты человек, склонный к интроверсии», — Полина Скворцова, работала SMM-специалистом в крупной технологической компании.
Из каких этапов состоит адаптация
Обычно адаптация длится от 1 до 3 месяцев. Её можно разделить на пять этапов: до начала работы, первый день, первая неделя, первый и второй месяц, третий месяц.
«В компании в среднем мы ориентируемся на три месяца адаптации. Первый месяц — знакомство с процессами и командой, второй — активное погружение в работу, третий — оценка промежуточных результатов и корректировка плана адаптации, если нужно. Многое зависит от направления: например, в рознице сотрудники могут пройти этот путь за месяц, а ключевым руководителям иногда нужно до полугода, чтобы глубоко разобраться в бизнес-процессах и показать первые результаты», — Александр Журило, руководитель отдела обучения группа компаний Redmond.
До начала работы
Подготовьтесь к выходу новичка на работу — так он почувствует, что его ждали, и будет знать, что делать в первый день. Это сэкономит время и избавит человека от лишнего стресса.
Организуйте рабочее место. Убедитесь, что всё готово: стол, стул, техника, гарнитура, пропуск. Сделайте доступы, например в корпоративную систему или чаты.
Назначьте наставника. Закрепите за сотрудником человека, к которому он сможет обратиться с любым вопросом — от базы знаний до отпуска. Лучше, если наставник общительный и умеет объяснять просто.
Предупредите команду. Заранее скажите, как зовут нового сотрудника, чем будет заниматься, кто его наставник и когда первый рабочий день. Так коллеги будут готовы к знакомству.
Составьте план адаптации. Создайте документ или таблицу с задачами и контактами: что нужно сделать работнику и до какого срока, кому писать, если нужна помощь. Такой план даёт уверенность на старте. Подробнее о том, как его составить, расскажем дальше в статье.
Напишите сотруднику. За пару дней до выхода отправьте письмо: куда прийти, кто встретит, что будет в первый день.
«Самое главное, чтобы кандидат понимал, что будет ждать его в первый день. Например, встреча с руководителем, техническая настройка или чтение инструкций. Новый сотрудник в любом случае стрессует, и понятный план на день поможет немного снизить эту тревожность. Для этого рекрутеры обычно заранее готовят типовое письмо, которое корректируют под должность и конкретного человека, а затем ему отправляют», — Ксения Иконникова, менеджер по адаптации в Точке.
Первый день
В этот день у человека формируется первое впечатление о компании и команде. Помогите ему освоиться и понять, как всё устроено.
Встретьте сотрудника. Проведите экскурсию по офису: покажите рабочее место, кухню, туалет, переговорные. Если работа удалённая, сделайте короткий видеозвонок — расскажите, как проходят встречи, где искать информацию.
Представьте наставника. Организуйте знакомство сотрудника с наставником, передайте его контакты и объясните, по каким вопросам можно обращаться.
Добавьте новичка в чаты и встречи. Включите человека в рабочие и неформальные чаты, объясните, где обсуждать задачи, а где — мемы и новости. Также добавьте во все встречи команды и расскажите, для чего они нужны.
«Самая большая проблема первого дня — когда на человека падает сразу много всего: новая информация, общение с рекрутером, встреча с руководителем, инструкции, первые задачи. Чтобы этого избежать, заранее определите, чем новичок будет заниматься в первый день, и держите на этом фокус. Лучше, если это будут простые вещи: настроить технику, познакомиться с командой. Причём знакомство должно быть лёгким, приветственным, а не с разговорами о задачах», — Ксения Иконникова.
Первая неделя
Постарайтесь не только обучить, но и поддержать нового сотрудника, не оставляйте его один на один с десятком вопросов.
Проведите установочную встречу. Расскажите человеку про компанию, ценности, ключевые процессы. Вместе пройдитесь по плану адаптации: этапы, ожидания, как оценивать прогресс.
«Если человек не пишет, это не значит, что у него нет проблем. Часто люди стесняются отвлекать наставника или руководителя, особенно на удалёнке. С этим можно и нужно работать. На первой встрече скажите, что сотрудник может писать вам в любое время, дайте свой номер телефона. И сами в первые дни проявляйте инициативу, спрашивайте, всё ли в порядке, нужна ли помощь. Отсутствие вопросов в первую неделю — тревожный сигнал, особенно для младших грейдов. А вот если человек активно задаёт вопросы в чатах и на встречах — всё хорошо: он включён и осваивается», — Ксения Иконникова.
Организуйте встречи-знакомства. Поставьте в календарь новичка короткие созвоны или личные встречи с теми, с кем ему предстоит работать. Пусть каждый расскажет пару слов о себе и своих задачах.
Помогите разобраться в рабочих инструментах. Покажите, как работать с таск-трекерами, где искать задачи и как задавать вопросы. Подготовьте краткий гайд или видеоинструкцию.
- изучение продукта и документации;
- прохождение внутренних курсов;
- пробные задачи с понятным результатом.
«Первая неделя — самая насыщенная: много новой информации и встреч. Чтобы снизить нагрузку на новичка, перенесите на другие недели то, что сможете, и сосредоточьтесь на главном. Например, обязательно организуйте встречу с руководителем и наставником, чтобы обсудить ожидания от адаптации и критерии её успешного завершения.
Конечно, хочется сразу загрузить человека задачами, особенно если его долго ждали. Однако помните, что ему нужно время ещё и на знакомство с командой, культурой и процессами. Даже при высокой нагрузке постарайтесь оставить место для адаптации. Сотрудник должен чувствовать, что в его адаптацию вложились, — так он быстрее освоится и сможет показывать лучший результат в долгосрочной перспективе», — Ксения Иконникова.
Первый и второй месяц
Помогите сотруднику закрепиться в новой роли и не потерять мотивацию. Поддерживайте его и давайте обратную связь, чтобы он не ощущал себя брошенным.
- как он себя чувствует;
- с какими сложностями сталкивается;
- что у него получается хорошо;
- где нужна поддержка.
«После того как первое интенсивное погружение состоялось и человек начинает разбираться не только в процессах компании, но и в задачах, проводите регулярные встречи для синхронизации. В начале адаптации они могут быть каждый день, затем — раз в неделю, потом ещё реже, чтобы человек не чувствовал, что его слишком контролируют. Поговорите с сотрудником, как часто ему комфортно встречаться. Обычно такие встречи проводят руководитель и наставник. С первым встречи реже, со вторым — чаще, так как он помогает новичку на каждом шагу», — Ксения Иконникова.
Продолжайте обучать сотрудника. Дайте ему полезные материалы: статьи, видео или курсы, чтобы человек лучше понял продукт и задачи. Удобный формат — короткие обучающие блоки по 10−15 минут.
- будьте рядом, если нужна помощь;
- объясняйте не только что делать, но и зачем;
- давайте обратную связь во время работы, чтобы человек учился на ходу.
Приглашайте на неформальные встречи. Важно, чтобы человек не только работал, но и чувствовал себя частью команды. Зовите его на обеды, кофе-брейки и обсуждения с коллегами.
- что удалось за месяц;
- где была нужна помощь;
- как он оценивает свой прогресс;
- что планируете в следующем месяце.
«В начале адаптации мы проводим поддерживающие встречи с новичком: в первый месяц — каждую неделю, потом — раз в две недели. За состоянием сотрудника следит не только руководитель, а ещё и нанимающий HR. Иногда человеку проще поделиться переживаниями с ним, чем с лидером команды. Так мы лучше понимаем, как идёт адаптация.
Первый месяц особенно важен — в это время у человека формируется отношение к компании. Новый сотрудник проходит welcome-тренинги, ездит на экскурсии, знакомится с нашим продуктом, процессами, традициями, корпоративными обычаями, принципами и ценностями. Мы аккуратно вовлекаем его в корпоративную культуру, чтобы это не мешало работе. А ещё у нас есть клубы по интересам, где новички находят поддержку и быстрее становятся частью команды», — Александр Журило.
Третий месяц
Оцените, как прошла адаптация, и решите, что делать дальше: завершить адаптацию и поставить новые цели либо продлить испытательный срок.
Соберите обратную связь от команды. Попросите коллег, с которыми сотрудник работает, рассказать, что им нравится в работе с ним, в чём он силён и что можно улучшить.
- что в работе получилось хорошо;
- c какими трудностями он столкнулся;
- где чувствует себя уверенно, а где ещё не разобрался.
- расскажите, что человек успешно прошёл адаптацию;
- обсудите новые цели и задачи;
- предложите подумать о развитии — какие навыки подтянуть и как можно расти.
Если есть сомнения, дайте обратную связь и договоритесь о следующих шагах, например дополнительном сроке адаптации.
«Здесь самое главное — подвести итоги адаптации, потому что новичкам не всегда понятно, когда этот процесс заканчивается. Им важно услышать, что адаптация завершена, даже если всё хорошо и вы полностью довольны их работой. В конце адаптации нужно чётко обозначить точку, чтобы человек понимал, что получилось хорошо, что можно улучшить и какие ожидания есть на следующие полгода», — Ксения Иконникова.
Как составить план адаптации
План адаптации — не просто таблица с задачами, а пошаговая программа, которая помогает новому сотруднику быстрее влиться в работу и команду, а руководителю — видеть прогресс и не тратить время на объяснение одних и тех же вещей.
«Мы составляем план адаптации для каждого новичка, иногда это целая траектория с учебными курсами, заданиями и промежуточными контрольными точками. Такой план помогает избежать ситуации, когда у сотрудника к концу испытательного срока копится снежный ком из дел. Мы следим за равномерностью выполнения и, если человек отстаёт, сразу сообщаем об этом ему и его руководителю», — Александр Журило.
Обычно такой план составляет HR-специалист, но, если его нет, справится и сам руководитель. Вот что должно быть в плане, чтобы он действительно работал.
Цель адаптации. Подумайте, что новый сотрудник должен знать и уметь к концу адаптации. Например, пройти обучение и начать работать с клиентами. Зафиксируйте ожидания письменно в плане и покажите их ему. Так человеку будет понятно, куда двигаться и на что обратить внимание.
«Для одних успешная адаптация — просто погружение в задачи и процессы плюс сбор идей, что улучшить в будущем. Для других — конкретный результат, например готовый прототип продукта или выполнение плана продаж. Всё зависит от роли и направления, поэтому заранее определите, что будет считаться у вас успешной адаптацией. Продумайте это ещё до выхода сотрудника, обсудите с ним на старте и убедитесь, что он всё правильно понял», — Ксения Иконникова.
- как вы поймёте, что задача выполнена;
- сколько времени выделяете на выполнение.
«Сначала распишите по дням первую неделю, затем первый месяц, но уже по неделям, не так подробно. Детально планируйте следующие этапы, когда новичок до них доберётся. Составить план адаптации сразу на всё время будет сложно, особенно если у вас нет опыта. Со временем, когда много сотрудников пройдут этот путь, план обрастёт конкретикой и улучшениями, в том числе благодаря их обратной связи», — Ксения Иконникова.
Пример плана на первую неделю для маркетолога
| Задача | Когда сделать | Какой результат |
|---|---|---|
| Пройти вводный курс по продукту и компании | 2-й день | Понимает продукт, его особенности и целевую аудиторию |
| Познакомиться с маркетинговыми кампаниями | 3-й день | Знает все активные кампании и их цели |
| Настроить рабочие инструменты (CRM, email-рассылки и другие системы) | 3-й день | Есть доступ ко всем рабочим аккаунтам и инструментам |
| Познакомиться с задачами и рабочими процессами команды | 4-й день | Понимает, как будет устроен его рабочий день и какие у него задачи |
| Пройти обучение по внутренним инструментам (таск-трекеры, календарь задач) | 4-й день | Умеет ставить задачи в трекере, добавлять их в календарь, смотреть расписание коллег |
| Принять участие в командной встрече | 5-й день | Понимает, какие задачи стоят перед командой, за что отвечают его коллеги и какие приоритеты есть в работе |
| Выполнить первую тестовую задачу — анализ рекламных кампаний конкурентов | 5-й день | Выполнил задание и отправил руководителю |
| Получить обратную связь по заданию | 5-й день | Понимает, что было сделано правильно, а что можно улучшить |
Список контактов. Рядом с каждой задачей укажите тех, кто может помочь, и их контакты. Например, наставник будет отвечать за обучение и поддержку, руководитель отдела — за обратную связь, а коллеги из команды — за инструктаж по конкретному процессу.
«Можете поставить в план сотруднику — познакомиться с кем-то из коллег. Это подтолкнёт его к самостоятельности в общении. Важно, чтобы он сам проявлял инициативу, а не ждал, что его каждый раз будут водить за руку и знакомить с людьми», — Ксения Иконникова.
Как оценить результат адаптации
Поговорите с сотрудником. Узнайте, как человек освоился в своей роли и в команде, что было полезно в адаптации, а что — не очень.
«Обычно итоги адаптации подводит руководитель. Конечно, HR может организовать встречу, но именно лидер лучше всего сможет оценить, как новичок справляется с задачами и вписывается в команду», — Ксения Иконникова.
Пример вопросов для финальной встречи
| О чём | Вопросы |
|---|---|
| Команда и коммуникации | — Как тебе работать с коллегами? Есть ли кто-то, с кем особенно легко или, наоборот, сложно? — Были случаи, когда было непонятно, к кому обратиться за помощью? |
| Обучение и поддержка | — Хватало тебе информации и обучения в первые недели? Что было особенно полезным? — Какая помощь от наставника или руководителя пригодилась больше всего? |
| Самооценка и развитие | — Как ты думаешь, что у тебя получилось особенно хорошо, а что было сложно? — В чём бы хотелось развиваться дальше? |
Можете отправить эти вопросы сотруднику гугл-формой, а потом обсудить ответы на финальной встрече.
«Обратная связь от новичка очень важна. Даже если все ваши ожидания оправдались, может оказаться, что ожидания человека — нет. Например, его что-то не устраивает в задачах или процессах. Адаптация прошла успешно, если довольны обе стороны — и руководитель, и сотрудник», — Ксения Иконникова.
Возьмите обратную связь от коллег. Так вы лучше поймёте, как прошла адаптация, и увидите скрытые проблемы, если они есть.
«Спрашивайте мнение только тех, кто уже успел поработать с новичком. В Точке мы для этого используем опрос "360 градусов" — когда сотрудник получает обратную связь от разных людей, с которыми взаимодействует, включая лидера, участников своей команды, а иногда — коллег из других подразделений», — Ксения Иконникова.
- Как человек справляется с задачами?
- Просит ли помощи, когда нужно?
- Легко ли с ним работать?
- Как реагирует на обратную связь?
- Участвует ли в общих обсуждениях?
Подведите итоги. Если все условия и ожидания выполнены, завершите адаптацию, обсудите дальнейшие планы и зоны роста. Если понимаете, что сотрудник не справляется, дайте честную обратную связь и время на устранение ошибок, а если ничего не меняется — завершите сотрудничество. Обязательно поговорите с человеком перед уходом, скажите, что получалось в работе хорошо, а что — не очень. Это будет уважительно по отношению к человеку, он поймёт, где может развиваться, а вы сохраните репутацию надёжного и честного работодателя.
Какие ошибки допускают компании в адаптации
Специалисты по адаптации в Точке рассказали, какие ошибки совершают компании в онбординге и как их избегать, чтобы не терять ценных сотрудников.
Ошибки работодателей в адаптации сотрудников
| Ошибка | Как выглядит | Как избежать |
|---|---|---|
| Не выстраивают понятные коммуникации | Новичок ничего не спрашивает, боится отвлекать коллег | Проговорите, что задавать вопросы — нормально, дайте список контактов и напишите, к кому и по каким вопросам обращаться |
| Перегружают информацией с первого дня | Дают сразу много информации о компании и задачах, человек не успевает её усвоить и нервничает | Разделите информацию на этапы, начните с самого нужного и постепенно давайте остальное по мере вхождения в работу |
| Не назначают наставника | Сотрудник остаётся один на один с вопросами и переживаниями | Назначьте наставника ещё до выхода человека на работу, это может быть любой член команды, главное — чтобы был открыт для вопросов и мог поддержать новичка |
| Не вовлекают команду в адаптацию | Сотрудник остаётся без поддержки, особенно когда наставник и руководитель заняты | Вовлекайте команду с самого начала, расскажите всем о выходе нового сотрудника и как они могут помочь |
| Дают только позитивную или неясную обратную связь | Новичок тревожится и не понимает, что нужно улучшить, либо, наоборот, слишком расслабляется | Давайте конкретную и честную обратную связь, опираясь на факты; если всё в порядке, не выдумывайте недостатки — помогите определить зоны роста |
| Не налаживают связь между руководителем и наставником | Сотрудник может пропустить задачу или сделать одно задание дважды | Договоритесь с самого начала, кто за что отвечает, регулярно обменивайтесь информацией, чтобы ничего не упустить |
| Не ставят цели на испытательный срок | Сложно понять, успешна ли адаптация, это может привести к разочарованию с обеих сторон | Договоритесь с новичком, чего вы ожидаете от него в первые три месяца, и письменно зафиксируйте цели |
| Не проводят промежуточные встречи | Непонятно, всё ли идёт по плану, или у сотрудника есть трудности | Планируйте встречи один на один с человеком на всё время адаптации, это поможет скорректировать цели и укрепит доверие |
| Не объясняют, как работа сотрудника связана с целями компании | Новичок не видит смысла в своей работе и теряет мотивацию | Обсудите, как его работа влияет на общие цели компании, чтобы он чувствовал свою значимость и понимал, зачем он здесь |
Частые вопросы об адаптации сотрудника
Что такое адаптация персонала?
Адаптация — погружение нового сотрудника в процессы компании, чтобы он понял свои задачи, освоился в новом коллективе и смог уверенно выполнять работу.
Как сделать адаптацию нового сотрудника эффективной?
Продумайте всё заранее и действуйте поэтапно. Назначьте наставника, подготовьте рабочее место и доступы, составьте план адаптации. В первые недели важно не перегружать информацией, давать понятные задачи и регулярно встречаться — хотя бы раз в неделю. Поддержка команды и чёткая обратная связь помогут новичку быстрее освоиться, почувствовать себя нужным и начать приносить результат. А ещё обязательно покажите, зачем он здесь: как его работа связана с целями команды и компании.
Кто проводит адаптацию нового сотрудника?
Как правило, адаптацией занимаются несколько человек, у каждого своя роль. Например, HR-специалист составляет план адаптации, руководитель определяет цели и ожидаемые результаты, наставник помогает решать рабочие и личные вопросы, а команда — погружаться в процессы и вливаться в коллектив.