Как оформлять справки для работников

Раньше это была форма 2-НДФЛ, многие до сих пор её так называют. Обычно она нужна, чтобы получить кредит в банке, заполнить декларацию о доходах, подтвердить право на льготы в соцзащите или предоставить следующему работодателю.

Справки о доходах по каждому физлицу есть в приложении к годовому отчёту 6-НДФЛ, который работодатели сдают в ИФНС до 25 февраля следующего года. Рассказали о нём в статье «Как заполнять новую форму 6‑НДФЛ». Но для работников нужен отдельный бланк КНД 1175018. Начиная с доходов за 2024 год такую справку надо заполнять по новой форме. За 2023 год и ранее — по старой.

Информация о доходах и НДФЛ приводится с 1 января по 31 декабря, но работник может запросить справку и за текущий год, который ещё не закончился. Тогда в ней будут сведения с начала года по истекший месяц.

Пример. Михаилу нужны сведения о доходах за 2024 год для банка. 21 июня он написал своему работодателю заявление на выдачу справки. Работодатель оформил справку с 1 января по 31 мая 2024 года, она выглядит так:

Рассмотрим подробнее, как её заполнять.

В форме 6 разделов. Все суммы указывайте с копейками, кроме самого налога. НДФЛ всегда округляйте до полных рублей. Если показателей нет, ставьте «0».

Раздел 1. Это информация о работодателе. Укажите код ОКТМО — код муниципального образования, на территории которого находится организация или проживает ИП-работодатель. Если работник занят в патентной деятельности, ставьте код ОКТМО по месту учёта в качестве плательщика ПСН. Подробнее в статье «Код ОКТМО: что это такое и для чего нужен».

В строке «Налоговый агент» укажите сокращённое название вашей организации или полностью ФИО предпринимателя. Заполните телефон и ИНН. Для организации укажите КПП.

Раздел 2. Заполните сведения о работнике: ИНН, ФИО, дату рождения, гражданство, паспортные данные. Код паспорта гражданина РФ — «21», обозначения других документов смотрите в приложении № 6. Статус налогоплательщика — «1» для налоговых резидентов РФГражданин РФ или иностранец, которые в текущем году находятся на территории России не менее 183 дней, «8» для удалёнщиков-нерезидентов, остальные коды берите из приложения № 5.

Раздел 3. Укажите ставку налога, по которой облагались доходы сотрудника. Если ставки разные, например 13 и 15%, заполните ещё раздел 3.

Распишите доходы до вычета НДФЛ за каждый месяц под его порядковым номером: за январь «01», за февраль «02» и так далее. Разные виды доходов вносите отдельными суммами и под своими кодами из приказа ФНС.

Например, Михаилу начислили в мае 85 000 рублей, из них 55 000 рублей это зарплата и 30 000 рублей отпускные. Зарплату за первую половину месяца он получил в мае, остальное — в начале июня. При выплатах работодатель удерживал НДФЛ 13%. В разделе 3 справки под порядковым номером месяца «05» будет две строки с кодами: «2000» — зарплата 55 000 рублей и «2012» — отпускные 30 000 рублей.

Раздел 4. Укажите стандартные, социальные и имущественные вычеты, если они были — на них уменьшаются доходы работника перед расчётом НДФЛ. Остальные виды вычетов укажите в разделе 3. Коды берите из приказа ФНС. Если ничего не было, вместо суммы поставьте «0», а ячейку с кодом оставьте пустой. Когда и как применять налоговые вычеты, рассказали в статье «Как платить НДФЛ за сотрудников: инструкция и главные изменения».

Фиксированный авансовый платёж заполняйте только по иностранным работникам, которые платили НДФЛ при покупке трудового патента. Налог на прибыль организаций, подлежащий зачёту — только для НДФЛ с дивидендов.

Излишне удержанный налог заполняйте по итогам календарного года. Такое бывает, если пересчитывали зарплату за прошлые периоды, например, в январе за декабрь.

Раздел 6 заполняйте, если забыли или не смогли удержать НДФЛ до конца календарного года. Если такого не было, поставьте в ячейках нули.

Внизу напишите полностью ФИО предпринимателя или руководителя организации либо уполномоченного сотрудника. Печать на справке о доходах не нужна.

В ней содержится информация о работодателе и о том, что сотрудник работает у него в настоящее время или работал в конкретный период. Такая справка иногда нужна для суда, Социального фонда, отдела соцзащиты, трудовой инспекции, другого работодателя.

Справку нужно подписать, указать должность, фамилию и инициалы того, кто подписывал. У ИП должности нет, вместо неё можно написать «индивидуальный предприниматель». Печать на справке ставится, если она есть.

В ней содержится информация о среднем заработке за последние три месяца работы. Такая справка нужна бывшему работнику, чтобы встать на учёт в качестве безработного и получать пособие. Чаще всего средний заработок рассчитывает сама служба занятости, но иногда эту информацию запрашивают у работодателей.

У справки есть типовая форма от Минтруда, но в разных регионах может быть свой бланк, тогда его принесёт вам работник.

Справка Елены выглядит так:

В них отражаются периоды работы у конкретного работодателя. При увольнении эту справку надо выдать тем, кто полностью перешёл на электронные трудовые книжки. Остальным — по письменному заявлению. Что ещё нужно выдавать по умолчанию и по запросу, смотрите в статье «Какие документы оформлять при увольнении работника».

Форма СТД-Р обычно нужна, чтобы передать новому работодателю сведения о предыдущей работе. Также работник может сам запросить выписку из электронной трудовой книжки по форме СТД-ПФР на Госуслугах. Такую справку он может передать новому работодателю, если нет СТД-Р.

По желанию сотрудника СТД-Р можно оформить в электронном виде, тогда нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Подробную инструкцию смотрите в статье «Как заполнить справку СТД‑Р — сведения о трудовой деятельности».

Просто копию с отчётов снять нельзя, если в них есть информация по другим людям. Предоставляйте только сведения по конкретному работнику.