Как выставить и получить электронный счёт-фактуру:
- Подключитесь к системе ЭДО и получите КЭП.
- Создайте счёт-фактуру в системе. Заполните реквизиты, данные о сделке и сумму НДС.
- Подпишите документ КЭП и отправьте контрагенту. Это нужно сделать в течение 5 дней после отгрузки товара, выполнения работ или предоплаты.
- Исправьте ошибки, если придёт уведомление об уточнении, и дождитесь подтверждения от партнёра. То же самое касается документов, которые прислали вам.
- Зарегистрируйте счёт-фактуру в книге покупок или продаж и храните его не менее 5 лет.
.xls
Бланк счёта-фактуры
Что такое ЭСФ и зачем он нужен
Электронный счёт-фактура (ЭСФ) — это цифровой документ, который подтверждает сделку. Продавцу он нужен, чтобы подтвердить и начислить НДС, а покупателю — принять НДС к вычету, то есть уменьшить свой налог к уплате.
Вам нужен счёт-фактура, если вы:
- работаете с Импортные товары, движение которых отслеживают от ввоза до продажи или утилизации. Так государство борется с серым импортом.прослеживаемыми товарами. Например, с импортными холодильниками, стиральными машинами, автопогрузчиками, детскими креслами безопасности, бульдозерами, детскими колясками. Полный список товаров смотрите на сайте ФНС.
- заранее договорились с партнёром обмениваться документами в электронном виде.
В остальных случаях можно использовать бумажный документ.
ЭСФ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный аналог. Он подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) и передаётся через оператора электронного документооборота (ЭДО). По содержанию документы идентичны, но отличаются форматом и способом передачи.
Чем отличаются электронный и бумажный счета-фактуры
| Критерий | Бумажный счёт-фактура | Электронный счёт-фактура |
|---|---|---|
| Как выглядит | Бумажная форма | Файл в формате .xml |
| Как подписывают | Руководитель и главный бухгалтер или уполномоченные сотрудники подписывают от руки | КЭП руководителя или других уполномоченных сотрудников |
| Как передают | Лично, курьером или по почте | Через оператора ЭДО |
| Сколько хранят | Не менее 5 лет | Не менее 5 лет |
| Сколько экземпляров | В двух бумажных экземплярах: один для продавца, другой для покупателя | Один электронный экземпляр |
Плюсы и минусы электронных счетов-фактур
Почему ЭСФ удобны:
- Экономия времени. ЭСФ доходят до контрагента быстрее: не нужно ждать почту или курьера, а также тратиться на расходники вроде бумаги.
- Меньше ошибок. Система сама проверяет документы на технические ошибки, например, правильно ли указаны реквизиты и даты.
- Безопасность данных. ЭСФ хранятся на защищённых серверах, поэтому их невозможно потерять, случайно удалить или изменить задним числом.
- Удобное хранение. Не нужно выделять место под бумажный архив. Найти документ и сверить расчёты с партнёрами гораздо проще и быстрее.
Из неудобств: нужно время на подключение системы ЭДО, получение КЭП и обучение персонала. А ещё требуется согласие контрагента: оба партнёра должны быть подключены к ЭДО, и не все к этому готовы.
Как перейти на электронные счета-фактуры
Подготовьте техническую базу. Если ваша компания ещё не перешла на электронный документооборот, подключитесь к системе ЭДО через аккредитованного посредника и настройте программу — инструкция есть в нашей статье. Для подписания документов вам понадобится КЭП. Её можно получить в налоговой.
Договоритесь с контрагентами. Сообщите своим поставщикам и покупателям, что собираетесь перейти на электронные счета-фактуры. Это ключевой шаг: обменяться документами можно, только если обе стороны подключены к ЭДО.
При этом необязательно быть у одного и того же оператора: если у вашего партнёра другой, вы всё равно можете отправлять и получать счета-фактуры. Это называется роуминг.
Обучите сотрудников. Покажите бухгалтерам и менеджерам, как выставлять, принимать и подписывать счета-фактуры в новой системе. Если кто-то помимо руководителя будет подписывать документы, ему понадобятся КЭП физического лица и машиночитаемая доверенность. Подробнее о том, как оформить такую доверенность, разобрали в материале.
Как правильно выставить электронный счёт-фактуру в ЭДО
Шаг 1. Создайте и заполните счёт-фактуру в ЭДО. Он должен соответствовать правилам, установленным постановлением правительства
Электронные счета-фактуры принимаются только в xml-формате версии 5.03. Системы ЭДО сами формируют такие файлы. Документы в форматах .doc, .pdf и других налоговая не примет, даже если они заполнены без ошибок.
Верхняя часть счёта-фактуры: информация о контрагентах и сделке
| Номер | Описание |
|---|---|
| 1 | Порядковый номер и дата составления |
| 1а | Номер и дата исправления. Заполняйте, если вы вносите изменения в уже выставленный счёт-фактуру |
| 2 | Наименование продавца |
| 2а | Адрес продавца |
| 2б | ИНН и КПП продавца. Если он ИП, указывают только ИНН |
| 3 | Наименование и грузоотправителя и его адрес. Заполняется только при продаже товаров. Если продавец и грузоотправитель — одно лицо, можно указать «он же» |
| 4 | Наименование грузополучателя и его адрес. Заполняется только при продаже товаров. Если покупатель и грузополучатель — одно лицо, можно указать «он же» |
| 5 | Номер и дата платёжного документа, по которому получен аванс. Заполняется, если контрагенты работают по предоплате |
| 5а | Номер и дата документа, подтверждающего сделку. Это может быть УПД, товарная накладная или акт выполненных работ |
| 5б | Номер и дата счёта-фактуры, если вы выставляете его при получении аванса |
| 6 | Наименование покупателя |
| 6а | Адрес покупателя |
| 6б | ИНН и КПП покупателя. Если он ИП, указывают только ИНН |
| 7 | Название валюты и её код по ОКВ. Например, если вы рассчитываетесь в рублях, укажите «российский рубль, 643» |
| 8 | Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения). Если вы работаете по обычному коммерческому договору, эту строку не заполняйте |
Нижняя часть счёта-фактуры: описание товара, услуги или работ, их стоимость и сумма НДС
| Номер | Описание |
|---|---|
| 1 | Порядковый номер |
| 1а | Наименование товара, работ, услуг или переданных имущественных прав |
| 1б | Код товара по ТН ВЭД ЕАЭС. Заполняется только при экспорте в страны ЕАЭС. В остальных случаях графу пропускают |
| 2 и 2а | Код и обозначение единицы измерения по ОКЕИ. Например, для «штуки» используется код 796, а условное обозначение — «шт». Если единицы измерения нет, как при оказании услуг или работ, графу пропускают |
| 3 и 4 | Количество (объём) и цена (тариф) за единицу измерения. Указывайте, если были заполнены графы 2 и 2а |
| 5 | Стоимость всех товаров, работ, услуг или переданных имущественных прав без налога |
| 6 | Сумма акциза, если товар подакцизный. В остальных случаях указывают «без акциза» |
| 7 | Размер налоговой ставки. Если НДС не взимается, указывают «без НДС» |
| 8 | Сумма налога. Если НДС не взимается, указывают «без НДС» |
| 9 | Стоимость всех товаров, работ, услуг или прав с учётом налога |
| 10 и 10а | Код и страна происхождения товара. Заполняется только для импортных товаров. Для товаров из стран ЕАЭС графы можно не заполнять, если в счёте-фактуре поставщика нет этих данных |
| 11 | Если вы ввозите обычный товар в Россию, укажите номер таможенной декларации. Если же товар подлежит прослеживанию, пропишите регистрационный номер партии товара |
| 12 и 12а | Код и условное обозначение единицы измерения для прослеживаемых товаров. Они измеряются в штуках (код 796), кроме холодильников и морозильников, произведённых в Беларуси |
| 13 | Количество прослеживаемых товаров |
| 14 | Стоимость прослеживаемых товаров без учёта налога |
Шаг 2. Подпишите и отправьте документ. Проверьте документ и убедитесь, что все поля заполнены правильно. После отправки исправить уже не получится, придётся создавать корректировочный или исправленный счёт-фактуру.
Подпишите счёт-фактуру КЭП и отправьте контрагенту. Перед отправкой система также проверит документ на технические ошибки (например, формат реквизитов) и сообщит вам о доставке.
Шаг 3. Дождитесь ответа контрагента. Отслеживайте статус счёта-фактуры в вашей системе ЭДО. Если всё в порядке, контрагент отправит вам извещение о получении. Если потребуется внести изменения в документ, то вы получите уведомление об уточнении.
С 1 апреля 2026 года извещения и уведомления в ЭДО планируют заменить универсальными сообщениями в формате .xml, чтобы ускорить обмен документами. Для их отправки электронная подпись не потребуется. Сам счёт-фактура по-прежнему должен быть подписан КЭП руководителя или сотрудника с доверенностью.
Шаг 4. Занесите данные счёта-фактуры в книгу продаж. Храните документ не менее 5 лет.
.xls
Книга продаж
Когда нужно выставить счёт-фактуру в ЭДО
Выставьте счёт-фактуру в течение 5 календарных дней после:
- отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг;
- получения предоплаты за будущие поставки.
Если последний день этого срока приходится на выходной или праздничный день, он переносится на следующий рабочий день. Документ считается выставленным, как только система ЭДО зафиксировала его поступление.
В Налоговом кодексе нет отдельного штрафа за просрочку, но если регулярно задерживать или не выставлять счета-фактуры, это могут признать грубым нарушением правил учёта. За такое нарушение грозит штраф 10 000 рублей по статье 120 НК. Если вы занизили налоговую базу, штраф будет 20% от недоимки, но не меньше 40 000 рублей.
Как получить электронный счёт-фактуру в ЭДО
Дождитесь отправки документа. Продавец оформляет счёт-фактуру и отправляет его через своего оператора ЭДО. Документ поступает в ваш личный кабинет.
Проверьте реквизиты и данные о сделке. Если ошибок нет, отправьте продавцу извещение о получении. Это подтверждает факт получения документа и согласие с ним. Ваша подпись не нужна.
Если нашли неточности, отправьте продавцу уведомление об уточнении. Когда ошибка мешает принять НДС к вычету, продавец выставляет исправленный счёт-фактуру. Если же меняются условия сделки (например, количество товара), то составляют корректировочный.
Внесите данные счёта-фактуры в книгу покупок. Без этого вы не получите налоговый вычет. Если в документе есть пометка «без НДС», регистрировать его в книге покупок не нужно. Срок хранения документа — не менее 5 лет.
.xls
Книга покупок
Как исправить электронный счёт-фактуру
Если в документе есть ошибка
Ошибки бывают существенные и несущественные. Исправлять нужно только существенные.
Существенной считается ошибка, которая мешает определить продавца и покупателя, стоимость товаров и услуг или сумму налога. В такой ситуации покупатель теряет право на вычет по НДС, а у налоговой могут возникнуть претензии к продавцу.
Примеры существенных ошибок:
- в реквизитах продавца или покупателя;
- описании товаров, работ или услуг;
- в налоговой ставке и сумме НДС;
- в реквизитах при импорте и работе с прослеживаемыми товарами;
- в данных документа на аванс;
- в дате составления счёта-фактуры;
- в названии и коде валюты.
Несущественные ошибки — это мелкие неточности или опечатки, которые не мешают установить стороны и предмет сделки. Они не влияют на право вычета по НДС, и их можно не исправлять.
Это могут быть:
- лишние пробелы и знаки пунктуации;
- прописные буквы вместо строчных и наоборот;
- сокращения там, где это некритично, например, «ул.» вместо «улица»;
- неправильный порядок слов в адресе;
- прочерк вместо «без акциза».
Как делать исправленный счёт-фактуру:
- Создайте новый документ на основе старого, но с верными данными. В строке 1 оставьте прежний номер и дату, а в строке 1а укажите номер и дату исправления. Отправьте его покупателю.
- Внесите исправленный документ в дополнительный лист книги продаж или покупок за налоговый период, где была ошибка.
- Подайте уточнённую декларацию, если ошибка привела к недоплате налога.
Если изменились условия сделки
Корректировочный счёт-фактуру выставляют, если изменились стоимость или количество товаров, услуг или работ. Обычно это делают при частичном возврате, скидках или недостаче.
Как выставить такой счёт:
- Договоритесь с партнёром и подпишите документ об изменении условий сделки.
- Выставьте счёт-фактуру в течение 5 календарных дней после изменения условий сделки, если вы продавец.
- Занесите данные. Если стоимость уменьшилась, продавец делает запись в книге покупок, а если выросла — в книге продаж. Покупатель делает наоборот: при снижении использует книгу продаж, а при росте — книгу покупок.
Подавать уточнённую декларацию не нужно.
Частые вопросы об электронных счетах-фактурах
Что такое электронный счёт-фактура?
Это документ, которым подтверждают продажу товаров, выполнение работ или оказание услуг и сумму НДС.
ИП на упрощёнке обязан ли выписывать ЭСФ?
Сейчас ИП на УСН освобождены от уплаты НДС, если их годовой доход не превышает 20 миллионов рублей. В 2027 году порог снизят до 15 миллионов, а с 2028 года — до 10 миллионов рублей.
Чем отличаются электронный и бумажный счета-фактуры?
Бумажный счёт-фактура оформляется на бумаге, подписывается вручную руководителем и бухгалтером и передаётся лично, курьером или по почте в двух экземплярах.
Электронный — это файл в формате .xml, подписанный КЭП и отправленный через оператора ЭДО; экземпляр при этом один, в электронном виде.
Срок хранения у обоих вариантов одинаковый — не менее 5 лет.
