Споры с поставщиками: что должно насторожить и как выходить из сложных ситуаций

Какие шаги поставщика должны насторожить

Тянет с ответами

Если контрагент долго и односложно отвечает, значит, его не заинтересовали условия работы. У продавца уже сложилась база клиентов, которые выбирают определённые объёмы товара, и с новым покупателем он не спешит заключать контракт.

Если всё же с таким поставщиком удастся договориться, в дальнейшем могут быть проблемы с согласованием новых условий работы, внесением изменений в технические характеристики товара или решением спорных вопросов.

Кстати, долгие ответы могут говорить о том, что продавец не знает о продукте нюансы и, возможно, это перекуп. А вот если ответы прилетают быстро и по делу, значит, на связи настоящий профи, который в товаре разбирается и заинтересован в продажах.

Что делать. Искать заинтересованного поставщика.

Предлагает перевести деньги на счёт в банке другой страны

Проверяйте реквизиты счёта, на который поставщик предлагает сделать предоплату. Бывает, что недобросовестные продавцы дают счёт не в той стране, где зарегистрирована компания, или открытый на другое юрлицо.

«Никогда не переводите деньги на личный счёт поставщика, даже если он предлагает большую скидку или гарантирует бронь на партию» — Елена Рендаревская, финансовый директор компании «Нескучные финансы».

Если работаете с китайским поставщиком, смотрите, чтобы счёт был открыт в материковом Китае. Потому что Гонконг и Макао — отдельные административные районы, в которых действуют свои законы вне юрисдикции Китая. И при спорах с поставщиком будет сложно решить проблему.

Не даёт информацию о товаре, весе и габаритах

Данные о весе и габаритах посылки нужны для точного расчёта таможенных платежей и расходов на доставку. Заранее определяйте дополнительные затраты (на таможню, логистику, сертификацию, маркировку, хранение), чтобы правильно рассчитать себестоимость товара. Иначе можно сработать в убыток и быть неконкурентным на рынке.

Продавец по закону должен предоставлять покупателю информацию о товаре и поставить продукцию по договору. Если поставщик не даёт подробности о товаре, весе и габаритах, есть риск получить не то, о чём договаривались.

Что делать. Работать с поставщиком, который даёт все подробности о товаре и подтверждает техническими документами.

Не пускает на производство

Если поставщик не пускает на завод, значит, это перекуп или дистрибьютор. У перекупщика нет цехов, а у дистрибьютора могут быть крупные склады, на которые тоже можно приехать и посмотреть продукцию. Уточняйте этот момент у контрагента.

«Дистрибьютор — это неплохо, потому что они выбирают большие объёмы и реализуют по такой цене, по которой и завод не предложит работать. Порой с дистрибьютором работать легче и комфортнее, чем с фабрикой — они умеют законно работать и знают, как правильно оформить документы» — Сергей Григорьев, эксперт ВЭД компании Greatload.ru.

С перекупщиками можно работать, если сразу нет возможности выбрать тот объём, который предлагает производитель или дистрибьютор. Но важно понимать, что посредник не знает технические нюансы о товаре, часто завышает цену и не сможет внести изменения в товар.

Что делать. Необязательно ехать в страну поставщика и лично всё проверять. Если устраивают цена и объёмы товара, вариант оплаты, общение, можете начать работать онлайн даже с перекупщиком. Но не останавливайтесь на одном поставщике, ищите продавца с более выгодными условиями.

Соглашается на любую скидку

Обычно недобросовестные поставщики легко занижают цену — им главное продать и не важно что. В этом случае есть риск получить товар плохого качества или совсем не тот, на который заключали сделку.

Что делать. Делайте фото и видео товара до и во время погрузки, осматривайте продукцию на складе поставки зарубежной страны. После прохождения российской таможни будет сложно вернуть товар.

Пишет с разных сервисов и аккаунтов

Продавец, который ведёт переписку с разных аккаунтов, может быть мошенником. С таким поставщиком лучше сразу прекратить переговоры.

Что делать. Не работать с таким поставщиком.

Какие документы запросить и что в них проверить

Перед заключением контракта проверьте надёжность поставщика. Это нужно, чтобы не наткнуться на мошенников и не было проблем с налоговой. ФНС России строго отслеживает иностранные сделки, и если поставщик окажется недобросовестным, будет предъявлять претензии российскому покупателю, потому что импортёр должен проявить должную осмотрительность при выборе контрагента.

Проявить должную осмотрительность — значит проверить перед подписание договора:

• есть ли у партнёра сотрудники и ресурсы для исполнения договора;
• действующие ли компания и директор;
• какая у поставщика платёжеспособность.

Понятия должной осмотрительности в законе нет, но на практике ФНС его использует, когда доказывает незаконные способы уменьшения налогов. Это происходит, потому что некоторые компании и ИП ведут нечестный бизнес, пытаются экономить на налогах и отмывают деньги. У налоговой есть письмо, где расписаны критерии, по которым инспекторы оценивают, как покупатель удостоверился в надёжности поставщика.

Вот основные документы, которые рекомендуем запросить у поставщика:

• Бизнес-лицензия на ведение деятельности. В лицензии посмотрите дату регистрации компании, уполномоченное лицо и разрешённые виды деятельности — у изготовителей должно быть производство.
• Сертификат об открытии банковского счёта. По нему удостоверитесь, что счёт открыт на ту компанию, с которой заключаете договор, и проверите банковские реквизиты партнёра, когда будете переводить средства.
• Сертификат о регистрации участника ВЭД. Документ говорит о том, что контрагенту разрешено работать с другими странами.
• Сертификат качества ISO9001. Эта бумага подтверждает, что в компании налажена система менеджмента качества, то есть фирма поддерживает стандарты продукции, следит за квалификацией сотрудников, разработана стратегия развития.
• Счёт на оплату или инвойс. Если инвойс заменяет договор, в нём должны быть все существенные условия: кто и что сделал, в какие сроки, за какую стоимость, описание товара и условия поставки.

Чтобы проверить китайского поставщика, дополнительно запросите:

• свидетельство о регистрации поставщика в таможенной службе КНР;
• лицензию КНР на экспорт товара.

Лицензии и сертификаты можете перевести на русский через google объектив, наведя камеру смартфона на документ. Если поставщик предоставил все документы, значит, это надёжный поставщик и в работе с ним не будет сюрпризов.

Какие могут быть трудности в работе с иностранным поставщиком и как из них выходить

Общение с иностранным поставщиком в основном происходит онлайн, работа частично строится на доверии — сложно проверить поставщика и товар, если не удостовериться лично. Поэтому в процессе работы в зависимости от специфики бизнеса могут возникать разные проблемы. Самые типичные — это когда поставщик пропал, не торопится исправлять ошибку, прислал не тот или бракованный товар.

Подробнее о том, как можно выйти из таких ситуаций.

Поставщик пропал или тянет время

Это трудно решаемая проблема, потому что взыскивать убытки не с кого. Если поставщик получил предоплату и пропал, придётся вносить свои деньги. Российский импортёр обязан вернуть предоплату в Россию, иначе по статье 15.25 КоАП получит штраф до 30% от невозвращённой суммы.

Если же поставщик отвечает, но медлит и придумывает разные причины, пытайтесь найти нестандартное решение.

Например, в практике Сергея была спорная ситуация по недогрузу товара. В период пандемии клиент Сергея покупал нержавеющую сталь, а из-за ограничений компания Сергея не смогла проверить товар при отгрузке. Когда товар приехал в Россию, обнаружили, что вес посылки на 6 тонн меньше, чем договаривались. Сергей связался с поставщиком и продавец согласился с ошибкой, но решать её не торопился и тянул время. Из-за этого возникла переплата, а по валютному законодательству деньги нужно вернуть в Россию или закрыть переплату товаром, иначе штраф. Чтобы повлиять на поставщика, Сергей написал в местное китайское самоуправление письмо, в котором описал ситуацию и попросил посодействовать в решении проблемы. Через несколько дней поставщик вернул долг на китайскую компанию, а переплату в России закрыли схожим товаром по другому контракту.

Пришёл не тот или бракованный товар

В этом случае ведите переговоры, настаивайте на замене товара и исправлении брака. Чтобы обосновать поставщику ошибку, фиксируйте в договоре важные условия и сохраняйте все документы, переписку, договорённости.

Уделяйте внимание содержанию договора, прописывайте детально условия, потому что договор — это документ, на основании которого контрагенты исполняют обязательства. Елена Рендаревская не рекомендует брать типовой договор, лучше на его основе составлять свой, исходя из особенностей бизнеса и договорённостей с поставщиком. Вот такие важные разделы должны быть в договоре:

• предмет договора;
• технические характеристики товара;
• цена и общая стоимость;
• условия поставки;
• условия оплаты;
• ответственность сторон и порядок разрешения споров.

Подробнее почитайте о внешнеторговом договоре в статье «Как составить внешнеторговый договор». Здесь же можете скачать образец.

Сергей Григорьев рекомендует не торопиться идти в суд, потому что международные суды — это сложно, дорого и долго. И часто судьи принимают решение в пользу иностранных контрагентов. В споре ведите диалог с поставщиком, обосновывайте требования, показывайте, в чём продавец не прав, подтверждайте наглядно и документами.