Магия бизнес-карты: безопасно, выгодно и удобно

Магия бизнес-карты: безопасно, выгодно и удобно

Бизнес-карта напрямую привязана к расчётному счёту. По ней можно расплачиваться за товары и услуги, оплачивать командировочные сотрудникам, получать наличные и пополнять счёт. Такая карта — мультитул для предпринимателя.

Елена Булганина, генеральный директор ООО «Формула»:

«До появления таких карт схема корпоративных закупок тащила за собой кучу бумаг. Сотрудник писал заявление на имя руководителя: прошу выдать под отчёт 5000 рублей. Бухгалтерия делала платёжное поручение и выдавала сотруднику деньги. Сотрудник покупал товары, готовил авансовый отчёт и сдавал первичные документы в бухгалтерию».

С картой стало проще: из всех шагов остались только покупка и отчётность в виде кассового и товарного чеков. Вместо товарного чека подойдёт акт передачи, товарная или расходная накладная — любой передаточный документ.

ИП может тратить деньги с такой карты как угодно: купить продукты в магазине, шубу жене или путёвку в Таиланд. Для ООО условия другие. Рассказываем, как карта может быть полезна организациям и что нужно знать, чтобы не нарушать бухгалтерский учёт.

Как нельзя тратить

Неограниченно снимать наличные. Предположим, вы сняли наличные, потратили их и не предоставили в бухгалтерию подтверждающие документы (передаточные документы, чеки). Такие траты налоговая может переквалифицировать в выдачу серой зарплаты и доначислить НДФЛ и страховые взносы — ещё 50% налоговой нагрузки. Лучше обойтись без наличности: карта — инструмент для безнала.

Бесконтрольно покупать товары и оплачивать услуги. Статьи расходов ограничены НК: на бизнес-карту можно купить новый монитор для менеджера, но нельзя — хлеба и молока себе домой. Продукты к предпринимательской деятельности не относятся — это нарушение кассовой дисциплины и эти деньги придётся вернуть.

Или ФНС может посчитать, что вы неправомерно уменьшили налоговую базу. При проверке такие расходы уберут из расчёта и доначислят на них налог + пени + штраф. Пени — 1/300 от ключевой ставки за первые 2 месяца и 1/150 свыше 2 месяцев. Штраф — 20% от неуплаченного налога.

Как можно тратить

Если расплачиваетесь наличными, есть лимит — 100 000 рублей в пределах одной сделки. Картой компании можно расплачиваться сколько угодно. Одно условие — траты организации должны быть связаны с родом вашей деятельности.

Например, ваша дизайн-студия начала получать крупные заказы. Вы решили покупать официальные версии Photoshop, InDesign и Corel Draw.

Наличкой с расчётного счёта такие лицензии никак не оплатить. С картой можно всё: оплачивайте в интернете любой софт.

Если ваш сотрудник постоянно бывает в командировках — покупайте билеты, оплачивайте гостиницу и настраивайте лимиты на проживание и представительские расходы. Ограничить доступ тоже можно. А ещё картой удобно оплачивать бутилированную воду, аренду офиса и канцтовары. Подключите карту к телефону и оплачивайте покупки в одно касание.


Точка сделает столько карт, сколько понадобится. Выпуск и обслуживание — бесплатно. Навсегда. Вы сможете задать индивидуальные лимиты сотрудникам и отслеживать все операции даже со своего смартфона.

А если новогодний корпоратив?

Это представительские расходы: продукты и алкоголь оплатить бизнес-картой можно, но не всем. ООО на ОСН могут, УСН — нет. Чтобы представительские расходы принять к расходу, бухгалтер должен их правильно оформить. Руководитель готовит приказ о проведении мероприятия с числом, расходами и ответственным.

По итогам закупки сотрудник сдаёт в бухгалтерию подтверждающие документы и краткий финансовый отчёт по мероприятию. В случае проверки налоговая их попросит. Если с помощью карты закупаете услуги — контрагент должен выдать бланк строгой отчётности.


Как проводить по бухгалтерии

После того, как вы оформили карту, посоветуйтесь со своим бухгалтером. Вы узнаете, как пользоваться картой и какие документы сдавать для налоговой.

Елена Булганина, генеральный директор ООО «Формула»:

«Карта, привязанная к расчётному счёту, — это такой банк в кармане. Чтобы не было нарушений по бухучёту, есть несколько несложных правил. Руководитель или доверенное лицо покупает, скажем, канцтовары. В магазине необходимо попросить слип-, кассовый и товарный чеки. Этого хватит, чтобы принять траты в расходы».

Слип-чек подтверждает, что операция прошла по банковской карте через терминал. Он не является фискальным документом.

Покупку ПО, например лицензии Photoshop, можно проводить как расходы, связанные с производством (пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если программа куплена через интернет, в качестве первичных документов будут выступать электронное письмо поставщика и платёжный документ.

Если картой пользуется только директор — учёт подотчётных денег по сотрудникам не нужен. Только первичные документы от контрагента для бухгалтерии. Чтобы тратить на личные нужды заработанные деньги, директор должен выплачивать сам себе зарплату с выплатой страховых взносов и НДФЛ.

Карта защитит ваши деньги

Если за границей нужна валюта — открывать специальный счёт не обязательно. Когда будете расплачиваться картой или снимать деньги, валюта сконвертируется автоматически. Если кассир или банкомат выберут курс за вас, и спишется 116 евро вместо 100 — банк опротестует эту разницу.

Настройте карту так, чтобы одни сотрудники могли только тратить, а другие только пополнять. Например, вносить через банкомат сможете только вы или главбух, а расходовать — только секретарь или снабженец.

Даже если наличку с такой карты вы потратили на нужды компании — вернуть деньги при необходимости будет намного труднее.

Вот почему оплата по карте лучше:

  • Банк поможет получить деньги обратно, если магазин доставил сломанный принтер.
  • Если подрядчик провёл техобслуживание автопарка некачественно или не полностью — вы сможете вернуть деньги.
  • Партнёр получил предоплату за новое оборудование для вашего шиномонтажа, но не прислал его. Расчёт по бизнес-карте — гарантия возврата денег.
  • Клининговая компания получила аванс за полгода вперёд, но перестала отвечать на звонки — банк не останется в стороне.

Коротко:

  1. Карта привязана к расчётному счёту и позволяет удобно расплачиваться за покупки.
  2. ИП может оплачивать любые покупки бизнес-картой, а ООО — только связанные с деятельностью компании.
  3. Если снимаете наличные — подтвердите расходы документами (акты, чеки).
  4. Картой удобно оплачивать любой софт в интернете, хозяйственные нужды офиса, командировки сотрудников и другие корпоративные траты.
  5. С картой ваши деньги в безопасности.

Полезная рассылка для бизнеса

Рассказываем про налоги, законы, чужой опыт и полезные инструменты для бизнеса. Оставьте свою почту и получите в подарок книгу «Сила эмоционального интеллекта».

Пора подключаться

Просто оставьте ваш телефон, чтобы оформить счёт для бизнеса или зарегистрировать ИП или ООО.

Откроем счёт онлайн.

Контактный телефон
Отправить заявку
Оставляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и с условиями бронирования счёта