Бизнес карта — это банковская карта, которая привязана к расчётному счёту ИП или ООО. С помощью неё можно оплачивать рабочие расходы, например, закупку товаров и материалов, рекламу, онлайн-подписки, траты в командировках. Не нужно снимать наличные, оформлять выдачу денег под отчёт или переводить их сотрудникам. Все операции сразу отражаются по расчётному счёту, поэтому их проще учитывать в бухгалтерии.
Зачем нужна бизнес-карта
Оплачивать крупные покупки для бизнеса. Если расплачиваетесь наличными, нельзя превышать лимит в 100 тысяч рублей по одному договору по указанию Банка России № 5348-У. При оплате бизнес-картой такого ограничения нет.
Контролировать, куда сотрудники тратят деньги. С картой вы можете настраивать лимиты по тратам и смотреть, что именно сотрудники покупают на корпоративные деньги. Например, это удобно, если они постоянно бывают в командировках. Не нужно выдавать наличные, а ограничения можно поставить на разные категории трат: билеты, проживание, Это расходы на проведение конференций, совещаний, деловых обедов, культурно-развлекательных мероприятий для партнёров по бизнесу.представительские расходы.
Оплачивать товары и услуги, которые нельзя купить за наличные. Есть ситуации, когда расплатиться можно только картой или переводом. Например, купить лицензию компьютерной программы для офиса или заплатить за рекламу в интернете.
Платить за регулярные мелкие покупки. Карта пригодится, если нужно быстро купить что-то для бизнеса. Например, когда в кафе закончилось молоко, его можно тут же докупить в соседнем магазине без снятия наличных или выдачи денег под отчёт.
| Плюсы бизнес-карты | Минусы |
|---|---|
| Можно оплачивать расходы с бизнес-счёта без снятия наличных и ограничений по суммам | Нужно следить, чтобы траты были связаны только с бизнесом. Для ООО это обязательное правило, а для ИП — рекомендация, которая упрощает учёт |
| Можно выдавать карты сотрудникам и ставить для них лимиты | Придётся потратить время, чтобы настроить лимиты и категории трат |
| Чеки и выписки для отчётности сохраняются автоматически |
Какие есть виды бизнес-карт
Пластиковая карта. Классический вариант карты. Подойдёт, если вы привыкли к пластику, работаете с наличными и часто пользуетесь банкоматами, а также регулярно даёте карту сотрудникам для покупок.
Виртуальная карта. Существует только в приложении без физического носителя. Удобно использовать, если вы часто оплачиваете покупки онлайн: подписки, рекламу, сервисы, товары с маркетплейсов и из интернет-магазинов.
Платёжный стикер. Мини-наклейка с функцией бесконтактной оплаты. Её можно приклеить к телефону, чехлу или другому носителю и оплачивать покупки одним касанием как картой.
Платёжное кольцо. Устройство в виде обычного кольца. Работает как карта, чтобы сделать покупку, нужно просто поднести руку к терминалу. Удобно, если не хочется носить с собой карту или телефон.
Как оформить бизнес-карту
Чтобы получить бизнес-карту, сначала нужно открыть расчётный счёт в банке. Набор документов зависит от формы бизнеса, но обычно он небольшой. Ниже собрали, что понадобится для ИП и ООО.
Документы для открытия расчётного счёта
| Для ИП | Для ООО |
|---|---|
| Паспорт предпринимателя Заявление, заполненное по форме банка | Паспорт руководителя Заявление, заполненное по форме банка Протокол или решение об избрании руководителя или продлении его полномочий Устав, если отличается от типового |
Перед оформлением карты сравните условия разных банков. Вот на что стоит обратить внимание:
- Стоимость выпуска и обслуживания. В одних банках карту выпускают бесплатно, в других берут плату за выпуск или ежемесячное обслуживание. Это влияет на регулярные расходы бизнеса.
- Лимиты на снятие наличных и переводы. Если часто работаете с наличными или переводите деньги контрагентам, заранее проверьте, есть ли у банка ограничения по суммам.
- Карты для сотрудников. Узнайте, можно ли выпустить дополнительные карты и сколько это стоит. Они пригодятся, если сотрудники часто ездят в командировки, оплачивают закупки или другие рабочие расходы.
- Бонусы и кешбэк. Некоторые банки возвращают часть расходов по отдельным категориям покупок, например, за топливо, рекламу или канцтовары. Это помогает немного сократить расходы бизнеса.
Как правильно рассчитываться бизнес-картой
Правила расчётов бизнес-картой зависят от формы бизнеса. Для ИП главное — сохранять документы, которые подтверждают расходы, а для ООО — не тратить деньги с карты на личные нужды и соблюдать правила учёта.
Подробнее о том, как правильно пользоваться бизнес-картой, чтобы избежать проблем и штрафов, читайте в статье «Расходы по бизнес-карте: за что отчитываться и как подтвердить». А ниже делимся основными правилами, которые помогут не допустить ошибок.
Для ИП
Не смешивайте личные и рабочие расходы. Предприниматели могут использовать деньги с бизнес-счёта на личные нужды, но для удобства старайтесь разделять личные и рабочие траты. Так будет проще вести учёт и подтверждать расходы.
Сохраняйте чеки и другие документы. Если вы работаете на УСН «Доходы минус расходы» или ОСНО и учитываете траты при расчёте налога, храните документы, которые их подтверждают. Без них расходы могут не засчитать.
Проверяйте назначение платежа. По выписке должно быть понятно, на что ушли деньги, особенно если речь идёт о подписках, рекламе и других онлайн-сервисах. Это поможет подтвердить расходы и избежать лишних вопросов со стороны налоговой.
Для ООО
Не тратьте деньги на личные нужды. Бизнес-карта ООО предназначена только для расходов компании. Оплачивать ею личные покупки нельзя. Например, если проверяющие установят, что в прошлом году вы оплатили бизнес-картой путёвку на двоих с женой в Таиланд, то исключат эти расходы из налоговой базы, доначислят налог и пени. Также могут выписать штраф по статье 122 НК:
- 20% от неуплаченной суммы налога, если нарушение произошло по ошибке;
- 40% от неуплаченной суммы налога, если посчитают, что компания занизила налог умышленно.
Если открываете бизнес-карты для сотрудников, установите лимиты и заранее договоритесь, какие покупки можно оплачивать.
Отчитывайтесь за траты, если снимаете наличные. Если предприниматель часто снимает наличные с карты и не отчитывается в бухгалтерию, налоговики могут посчитать это выплатой серой зарплаты и доначислить НДФЛ и страховые взносы. Снимайте наличные с карты как можно реже, а если сняли — отчитайтесь в бухгалтерию, на что потратили деньги. Для этого передайте бухгалтеру подтверждающий документ — чек или УПД.
Передавайте чеки в бухгалтерию. Руководители и сотрудники компании должны отдавать чеки в бухгалтерию после оплаты бизнес-картой. Если их нет, уменьшить налог на сумму расходов не получится, и организация заплатит налоговой больше, чем могла бы.
Фотографируйте верный QR-код. Вместо бумажного чека можно передать бухгалтеру его фото с QR-кодом. В нём зашита вся информация о покупке: что именно купили, где и на какую сумму. Если отправляете бухгалтеру фотографию, перепроверьте, что это нужный вам чек, и сохраните его. Например, бывают ситуации, когда после делового обеда в ресторане предприниматель в спешке фотографирует код для оплаты чаевых, а иногда QR может не срабатывать. Если бухгалтер не сможет перейти по коду, воспользуется информацией из чека для отчётности.
Как отражать расходы в бухгалтерии
Организации выгоднее оплачивать бизнес-картой расходы, которые можно включить в налоговый учёт. Это уменьшает налоговую базу и налоги к уплате компаниям на ОСНО и УСН «Доходы минус расходы».
Чек — это главный документ, подтверждающий расходы, но могут быть и другие закрывающие документы, например, накладные или акты оказания услуг. Бухгалтерия принимает к учёту только оригиналы бумажных или электронных чеков, также можно передать фотографию с QR-кодом. Если используете электронные, главное, чтобы их можно было найти в сервисе «Проверка чеков ФНС России».
Если фирма работает с НДС, кроме чека сотрудники должны отдать в бухгалтерию счёт-фактуру или универсальный передаточный документ. Без этих документов нельзя принять НДС к вычету.
Операции по бизнес-карте отражаются в бухгалтерии с применением счетов 55 «Специальные счета в банках», 71 «Расчёты с подотчётными лицами», а также 51 «Расчётный счёт», если карта привязана к счёту организации.
Бухгалтерские проводки для типовых операций
| Операция | Дебет | Кредит | Примечание |
|---|---|---|---|
| Оплата товаров, работ, услуг по безналичному расчёту или снятие наличных | 71 | 55 | На усмотрение руководителя или бухгалтера |
| Авансовый отчёт сотрудника по израсходованным суммам | 10, 20, 25, 26, 41, 44, 60, 76 | 71 | Проводка делается на дату принятия отчёта |
| Пополнение бизнес-карты | 55 | 51 | Пополнение с расчётного счёта организации |
| Деньги с бизнес-карты возвращены на расчётный счёт организации | 51 | 55 | При необходимости возврата денег с бизнес-карты |
| Оплата услуг или комиссии банка | 91 | 55 | - |
| Использование кредитных средств банка | 55 | 66 | Для кредитной карты и овердрафта |
Как работает бизнес-карта в Точка Банке
В Точка Банке вы можете выпустить именную карту либо универсальную неименную, которую будете использовать вы сами или сотрудники. Все траты по карте вы увидите в интернет-банке и сможете в любой момент поменять лимиты на покупку и снятие наличных и ограничить категории трат, например, чтобы сотрудники могли оплачивать картой только канцелярию или топливо.
Вы можете выбрать удобный формат карты:
- пластиковая — для покупок в магазинах;
- виртуальная — для покупок в интернете.
Вносить и снимать наличные через банкомат вы сможете как с помощью пластиковой бизнес-карты, так и с помощью виртуальной — для этого её достаточно привязать к смартфону.
Частые вопросы о бизнес-карте
Чем бизнес-карта отличается от обычной дебетовой карты?
Бизнес-карта отличается от дебетовой тем, что привязана не к личному счёту физлица, а к расчётному счёту ИП или ООО. Её используют для оплаты рабочих расходов: закупок, рекламы, командировок и других нужд бизнеса.
Можно ли снимать наличные с бизнес-карты?
Да, можно, но у банков могут быть свои лимиты и комиссии. Если сняли деньги с бизнес-карты и потратили на нужды бизнеса, сохраните чеки. Они помогут подтвердить траты и избежать вопросов со стороны налоговой.
Что можно оплачивать бизнес-картой?
Бизнес-картой можно оплачивать любые расходы, которые связаны с работой ИП или компании. Например, закупку товаров и материалов, рекламу, услуги подрядчиков, командировки, доставку, канцтовары, программы и онлайн-сервисы.
ИП может тратить деньги с бизнес-карты и на личные нужды, но такие покупки нельзя учитывать как расходы бизнеса. Бизнес-карта ООО предназначена только для расходов компании. Оплачивать ею личные покупки запрещено.
Если бизнес-карта утеряна, при её блокировке счёт тоже заблокируют?
Нет, при блокировке бизнес-карты расчётный счёт продолжает работать. Банк блокирует только карту, чтобы ей не могли воспользоваться посторонние. Деньги на счёте остаются доступны, вы можете пользоваться ими через интернет-банк, переводы или другую привязанную карту.
Можно ли получать переводы от физических лиц на бизнес-карту?
Да, можно. Учитывайте, что деньги сразу поступают на расчётный счёт, к которому привязана карта. Важно следить за такими переводами и использовать онлайн-кассу, если она нужна по закону. Иначе у ФНС могут возникнуть вопросы.
Могут ли приставы наложить арест на бизнес-карту юрлица по долгам учредителя?
Как правило, нет. Бизнес-карта привязана к расчётному счёту компании, поэтому личные долги учредителя не могут на неё повлиять. Если же долги есть у ООО, приставы могут наложить арест на расчётный счёт.
