Как ИП или директору компании уйти в отпуск: какие документы оформить на время отдыха

Если вы индивидуальный предприниматель. Уйти в отпуск в привычном смысле не получится. ИП — это статус человека, который ведёт бизнес от своего имени. В качестве ИП можно стать работодателем, но нельзя принять себя на работу, получать зарплату, оформлять отпуск и выплачивать себе отпускные. Трудовой кодекс распространяется только на ваших штатных сотрудников, если они есть.

Если хотите отдохнуть в качестве ИП, можете на время приостановить работу или передать по доверенности полномочия другому человеку. Для этого не нужно подавать заявление в налоговую или куда-то ещё. Отпускных нет, но деньги с расчётного счёта ИП можно использовать по своему усмотрению, в том числе переводить на личный счёт.

За время отдыха, даже если бизнес на паузе, вам по-прежнему нужно:

Если вы руководите компанией. Право на ежегодный отпуск прописано в статье 273 ТК. Правила такие же, как у остальных штатных сотрудников. То есть вас должны включить в график отпусков, минимум за 2 недели предупредить о начале отпуска и не позднее чем за 3 дня вам должны выплатить отпускные. Вам тоже положен ежегодный оплачиваемый отпуск не менее 28 календарных дней, а если у вас, например, ненормированный рабочий день, то ещё и дополнительный отпуск.

Директор считается одновременно работником и руководителем организации, поэтому оформление отпуска у него немного отличается от обычных сотрудников. Если в уставе компании написано, что вопрос об отпуске решают учредители или совет директоров, нужно заранее их уведомить, созвать собрание или организовать заседание. Если же по уставу директор сам принимает такое решение или этот вопрос вообще не прописан, согласовывать отпуск не нужно.

До ухода оформите доверенность, чтобы передать полномочия директора другому человеку. Тогда заместитель сможет подписывать документы для контрагентов, отправлять отчёты в налоговую, работать с банком и выполнять другие задачи компании, пока вы отдыхаете.

Если вы единственный учредитель и одновременно директор. Тут мнения разных ведомств расходятся. Минтруд в письме № 14−6/ООГ-4038 считает, что единственному учредителю не нужен трудовой договор, а значит, не будет зарплаты и отпуска. Но налоговая иногда штрафует компании за неоформленного директора по статье 5.27 КоАП на сумму от 50 000 до 100 000 рублей. Чтобы избежать штрафов и разбирательств, безопаснее заключить трудовой договор с самим собой. В нём можно прописать график работы, зарплату, отпуск и другие условия.

С трудовым договором уйти в ежегодный отпуск можно как обычному работнику. Для этого не обязательно оформлять решение единственного учредителя. Если есть другие работники, порядок действий стандартный: вас включают в график отпусков, заранее уведомляют о начале отпуска, вы подписываете приказ и получаете отпускные. Если работаете в одиночку, за две недели до начала отпуска составьте приказ, рассчитайте и выдайте себе отпускные.

Перед уходом можно назначить человека, который будет временно исполнять обязанности руководителя.

Вашим представителем может выступать организация, ИП или другой человек, например бухгалтер или юрист, причём не обязательно ваш сотрудник. Чтобы он мог заниматься вашими делами, нужны доверенность и приказ на право подписи. Что именно оформить, зависит от полномочий, которые вы передаёте.

МЧД — это электронный аналог бумажной доверенности, который подтверждает полномочия представителя организации или ИП. Подойдёт для работы с налоговой, Социальным фондом и контрагентами, с которыми у вас электронный документооборот.

МЧД можно сформировать в вашей учётной программе, а если её нет, то:

Готовую доверенность подпишите усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Ваш представитель будет подписывать отчёты и другие документы личной электронной подписью физлица и указывать номер МЧД.

Нужна, если вы ИП и поручаете представителю сдавать отчётность и подписывать любые документы, но не используете МЧД. Подготовьте текст доверенности и обратитесь к нотариусу, он оформит её на специальном бланке.

Нужна, чтобы представитель компании мог заключать и расторгать трудовые договоры, решать другие кадровые вопросы, обращаться в банк, подписывать счета-фактуры и первичные документы, например товарные накладные от поставщика. Типовой формы нет, составьте её в произвольном виде, можно на фирменном бланке. Такую доверенность не нужно заверять у нотариуса.

Нужен для работы внутри вашей организации. Такой приказ оформлять не обязательно, но с ним удобнее передать сотрудникам право подписи конкретных документов. Например, менеджеру по персоналу — текущих кадровых распоряжений, а бухгалтеру — платёжных ведомостей. Составьте приказ в свободной форме. Укажите в нём, кому передаёте право подписи, на какой срок и какие документы сотрудник сможет подписывать.

Чтобы подписывать договоры, счета-фактуры и другие документы не для внутреннего использования, одного приказа обычно недостаточно, нужна доверенность.

Шаг 1. Проверьте в уставе, кто принимает решение об отпуске руководителя. Переходите к следующему шагу, если решаете сами, порядок не прописан или вы единственный учредитель.

Если отпуск нужно согласовать с участниками компании или советом директоров, направьте им заявление об отпуске в свободной форме. Напишите, с какого числа планируете отдыхать и сколько всего дней. В законе не сказано, когда подать такое заявление, поэтому ориентируйтесь на общее правило для всех работников — не позднее чем за 2 недели до начала отпуска.

Дальше общее собрание участников или совет директоров принимает решение об отпуске или его переносе и оформляет протокол.

Шаг 2. Получите уведомление об отпуске. Если в компании нет других сотрудников, пропустите этот шаг.

По статье 123 ТК отпуск директора, как и других сотрудников, нужно включать в график отпусков — внутренний документ, в котором указаны плановые и фактические даты ежегодного отдыха работников.

Не позднее чем за 2 недели до начала отпуска кадровик или другой сотрудник должен направить вам письменное уведомление. Установленной формы нет, её можно разработать самостоятельно. В уведомлении надо указать, за какой период этот отпуск, дату начала и окончания, общую продолжительность.

Шаг 3. Издайте и подпишите приказ об отпуске. Обязательной формы нет, можно взять свою или № Т-6, разработанную Госкомстатом.

В приказе укажите:

Если отпуск выпадает на нерабочие праздничные дни, их не включают в общее количество дней и не оплачивают. Это касается федеральных и региональных праздников. Обычные выходные включайте в дни отпуска и оплачивайте.

Если используете форму № Т-6, в ней есть место только для подписи руководителя организации. Она подойдёт, когда вы сами решаете вопрос о своём отдыхе. Если приказ на отпуск директора будет подписывать участник общества или председатель совета директоров, лучше разработать свою форму. За основу можете взять бланк № Т-6 и добавить строку для подписи уполномоченного человека. Свою форму утвердите в учётной политике.

Шаг 4. Издайте приказ о временном замещении. Он нужен, даже если в обязанностях сотрудника уже прописано, что он замещает руководителя во время его отпуска. Составьте приказ в свободной форме. Укажите в нём:

Если сотрудника не переводили на другую должность и не заключали с ним новый трудовой договор, запись о замещении директора не вносите в трудовую книжку и личную карточку, не подавайте сведения в СФР.

Шаг 5. Рассчитайте и получите отпускные. Сумма рассчитывается из количества календарных дней отпуска и среднего дневного заработка. Срок выплаты — не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Например, если уходите в отпуск с понедельника, получить отпускные нужно в четверг предыдущей недели.

Шаг 6. Заплатите НДФЛ и страховые взносы. НДФЛ с отпускных удержите при перечислении денег. Срок уплаты в ИФНС зависит от даты выплаты:

Например, если получили отпускные 30 июля, НДФЛ с них нужно перечислить не позднее 5 августа 2026 года.

Страховые взносы начисляйте в месяце, когда выплатили отпускные. Причём неважно, что отпуск начинается в следующем месяце. Например, если уходите в отпуск с августа, а получили отпускные в июле, страховые взносы рассчитайте в июле.

Сроки уплаты страховых взносов:

Если вы директор и единственный учредитель, а за месяц отпуска у вас сумма выплат получилась ниже федерального МРОТ или её вообще нет, по статье 421 НК нужно заплатить страховые взносы с МРОТ. Это касается только страховых взносов по единому тарифу, а на травматизм платите как обычно: только с фактических начислений.

Нет, потому что ИП не может быть работником у самого себя. Но ИП может поставить бизнес на паузу или временно передать полномочия другому человеку. При этом страховые взносы за себя нужно платить, даже когда нет доходов. Исключение — ИП на АУСН или НПД.

Да, если в уставе сказано, что решение об отпуске принимает директор, или такой пункт вообще не прописан. Если этот вопрос относится к компетенции участников общества или совета директоров, нужно получить их согласие.

Нет, если директор идёт в отпуск по графику и в уставе не прописан другой порядок. Если решение об отпуске принимает общее собрание участников или совет директоров, нужно заявление на имя уполномоченного лица.

Нет, если с директором заключён трудовой договор. Как и другим штатным сотрудникам, по статье 124 ТК нельзя не предоставлять отпуск два года подряд. Правило действует и для директора — единственного учредителя, даже если в компании нет других работников. За нарушение могут назначить штраф по статье 5.27 КоАП:

При повторном нарушении наказание строже: для директора штраф до 20 000 рублей или дисквалификация до трёх лет, для компании штраф до 70 000 рублей.