Инструкция к себе помогает:
- Руководителю — построить доверительные отношения с командой и получать нужный результат, потому что сотрудники понимают, чего от них ждут.
- Сотрудникам — работать вместе без конфликтов и стресса, потому что они понимают особенности друг друга.
Составьте инструкцию по шаблону или в свободной форме. Расскажите о вашей должности, графике, способах общения, предпочтениях к работе и обратной связи, хобби.
Что такое инструкция к себе
Это памятка для руководителей и сотрудников о том, как они привыкли работать, общаться и отдыхать. Она помогает быстрее найти общий язык и улучшить продуктивность в команде.
Обычно в ней описывают:
- как удобнее ставить задачи и давать обратную связь;
- где лучше обсуждать рабочие вопросы;
- какие есть рабочие привычки;
- что мотивирует человека и чем он увлекается.
Идею придумала Клэр Джонсон, топ-менеджер Google и Stripe. Она заметила, что в быстрорастущих командах сотрудники долго привыкают к стилю работы друг друга. Кто-то отвечает на сообщения сразу, другие — в конце дня; одному проще созвониться, а другой предпочитает чаты.
Из-за этого возникали ошибки и конфликты: сроки по задачам сдвигались, сообщения терялись, а обсуждения затягивались и превращались в бесконечные споры. Чтобы это исправить, Клэр начала с себя и написала Working with Claire — гайд о том, как привыкла работать. Документ быстро разлетелся по разным отделам. Многие попросили своих руководителей составить такие же памятки и стали делать их для себя.
Анастасия Иванова
Получается хорошо
Рзбираться в новом, структурировать и систематизировать любые объёмы информации, делать онбординги, писать ТЗ, работать в режиме многозадачности
Что умею, но не люблю делать
Писать тексты самостоятельно, интервьюировать
Что у меня не получается
Работать с горящими дедлайнами, часто и много общаться в течение дня, лидировать
Как лучше меня поддержать
Поделиться похожим опытом, отправить мем, красивый аутфит или собачку
Чем я могу помочь
Написать с нуля или улучшить документ, гайд, таблицу или чек-лист, найти референсы и исследования, подсказать интересный нон-фикшн
О чём ещё предупредить команду
- Пик продуктивности во второй половине дня, с 13 до 19 мск, утром работаю с перерывами на тренировки и прогулки с собакой.
- По пятницам всегда стараюсь закончить пораньше, до 17 мск.
Периодами могу быть работать медленнее, о чём заранее предупрежу.
Кому нужна инструкция к себе
Памятка пригодится как руководителям и лидерам команд, так и сотрудникам: новичкам, удалёнщикам и не только. Рассказываем, как она поможет в работе.
Руководителю: получать предсказуемый результат и наладить отношения с командой
В чём сложность. Сотрудники не всегда понимают ожидания руководителя и делают работу по-своему. Например:
- Предлагают идеи устно, хотя руководителю удобнее получать конспект. В итоге предложения теряются: сотрудники думают, что их мнение не важно, и перестают предлагать новое.
- Не показывают промежуточные результаты, из-за чего руководитель злится. Сотрудникам кажется, что им не доверяют, а на деле руководителю важно контролировать процесс и сложно справиться с тревогой.
Это особенно актуально для новичков и специалистов до 34 лет. По данным исследования СберУниверситета и Рексофт Консалтинга, им нужно больше поддержки от руководителей и разъяснений по рабочим задачам, чем более опытным коллегам.
Как поможет инструкция. Руководитель может описать в ней свой стиль управления и личные предпочтения: как формулирует задачи, как предпочитает обсуждать идеи, что стоит за обратной связью. Так сотрудники поймут, чего от них ждут, будут меньше тревожиться и лучше справляться с работой.
Сотруднику: работать в команде без конфликтов и стресса
В чём сложность. У людей разный ритм работы, привычки и ожидания, из-за чего в команде могут возникать проблемы и конфликты. Например:
- Один сотрудник активно работает утром, а другой — ночью, в итоге им сложно согласовывать задачи.
- Один всегда на связи, а другой проверяет чаты раз в день: первый переживает, что его сообщения игнорируют.
- Один спокойно воспринимает критику от руководителя, а другой обижается и замыкается в себе.
Почти половина работников стали больше тревожиться из-за работы в последнее время. Большая часть из них признались, что хорошая атмосфера в команде убирает ощущение изоляции и тревоги.
Как поможет инструкция. Сотрудник пишет свои предпочтения: когда и где удобно обсуждать задачи, в какой форме комфортно принимать обратную связь, в чём нужна поддержка. Это поможет коллегам лучше понимать друг друга и не копить обиды.
Что включить в инструкцию
У памятки к себе нет строгой формы, она может быть любой — короткой заметкой на полстраницы или подробным гайдом с разделами. Вот что можно туда включить.
Информацию о себе
Если инструкцию будут читать не только коллеги из команды, но и сотрудники других отделов, в начале можете указать:
- чем занимаетесь в компании;
- за какие процессы или проекты отвечаете;
- по каким вопросами к вам можно обращаться.
График работы и способы общения
Напишите, в какие часы вы на связи. Так коллеги поймут, когда с вами можно ставить встречи и обсуждать задачи. Укажите, где вам удобнее общаться: почта, мессенджер, корпоративный чат.
Предпочтения в работе
HR-директор Яндекса Дарья Золотухина в телеграм-канале Dasha’s notes рекомендует писать в инструкции всё, что поможет коллегам понять ваш стиль работы:
- в чём ваши сильные стороны;
- с чем у вас трудности и когда нужна помощь от команды;
- что вы обожаете делать, а что предпочтёте делегировать.
Перед тем как написать инструкцию, она советует подойти к коллегам и попросить взгляд со стороны. Например, что для них было сложным в начале работы с вами.
Предпочтения к обратной связи
В этом разделе можно рассказать коллегам:
- в каком формате вам комфортно давать и получать фидбэк;
- как часто готовы обсуждать результаты работы;
- как вас можно поддержать.
Так вы позаботитесь о себе и своём ментальном комфорте, а коллеги поймут, как с вами общаться, чтобы не обидеть.
Личная информация
Этот раздел поможет коллегам лучше понять вас как человека, узнать ваши увлечения и привычки, которые могут влиять на работу.
Частые вопросы об инструкции к себе
Что такое инструкция к себе?
Это памятка, в которой человек рассказывает, как ему удобно работать и общаться с коллегами. Чёткого шаблона нет, можно написать его в свободной форме.
Зачем нужна инструкция?
Руководителю инструкция помогает наладить общение с командой и получать предсказуемый результат: сотрудники сразу понимают, чего от них ждут.
Сотруднику инструкция позволяет позаботиться о себе и своём ментальном комфорте, чтобы коллеги знали, как с ним лучше общаться. А инструкции коллег помогают меньше додумывать за них и не копить обиды.
Как составить инструкцию?
Чтобы составить инструкцию, решите, о чём вам важно рассказать коллегам. Например, вы можете написать:
- чем занимаетесь в компании и за что отвечаете;
- какой у вас график работы и где вам комфортно общаться: почта, чаты, звонки;
- какие у вас предпочтения в работе: что любите делать, а что нет, где нужна помощь коллег;
- как вам комфортно давать и получать обратную связь;
- какие у вас хобби, интересы и привычки.
Затем создайте документ с инструкцией, это может быть короткая заметка на полстраницы или подробный гайд в Google Docs, Notion или другом удобном формате.