По закону на похороны близких родственников даётся 5 календарных дней. Близкими родственниками считаются родители, супруги, дети, братья, сёстры, дедушки и бабушки. Это обычный отпуск за свой счёт, он не оплачивается.
Для оформления отпуска сотрудник пишет заявление и подтверждает родство с умершим, например, копией свидетельства о браке. Если вы захотите увеличить отпуск, оплатить его или расширить список родственников, опишите это в локальных нормативных актах.
Отказ отпустить сотрудника на похороны — это нарушение трудового законодательства. За это грозят штрафы от 1 000 до 70 000 рублей.
Кто может взять отпуск в связи со смертью родственника
По статье 128 ТК такой отпуск положен официально устроенным сотрудникам. В законе чётко не прописано, кто относится к близким родственникам. Принято ориентироваться на список из статьи 14 СК:
- родные и приёмные родители;
- родные и приёмные дети;
- родные братья и сёстры;
- муж и жена;
- бабушки и дедушки;
- внуки.
Вы как работодатель можете расширить этот список, например, добавить в него дальних родственников, сослуживцев, друзей. Для этого составьте локальные нормативные акты (ЛНА). Как это сделать, расскажем дальше.
Сколько дней даётся на похороны по закону
На похороны близких родственников нужно дать до 5 календарных дней, об этом говорится в статье 128 ТК. По желанию вы можете продлить отпуск и закрепить это в ЛНА. Сокращать отпуск по своему желанию нельзя, только если сотрудник сам в заявлении попросит дать меньше дней на отгул.
Для похорон дальних родственников и друзей отпуск не положен, но вы всё равно можете дать его сотруднику. Тогда вы сами решаете, сколько дней давать, можно даже один. Ограничений по количеству тоже нет: если у сотрудника за год не стало сразу нескольких родственников, отпуск можно дать в каждом случае.
Если всё это есть в ЛНА, дайте отпуск в соответствии с ним. Если акта нет, то по приказу: подробнее об этом ниже.
Как оформить отпуск из-за смерти родственника: инструкция
Составьте локальный нормативный акт, если он нужен
Локальные нормативные акты (ЛНА) — это внутренние документы компании. В ЛНА прописаны правила работы организации: во сколько приходить на работу, в каком виде, кому подчиняться, как и когда уходить в отпуск. Руководитель составляет их сам или доверяет юристам, бухгалтерам, отделу кадров или специалисту по охране труда.
Есть обязательные и необязательные локальные акты. Обязательные должны быть у организации по закону, например, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, инструкции по охране труда. Остальные акты оформляются по желанию и для конкретного рабочего процесса.
Акты можно составить заранее, вместе с другими обязательными документами компании. Они пригодятся, если:
- Хотите дать сотрудникам дополнительные гарантии из-за смерти родных, которых нет в списке семейного кодекса. В акте подробно пропишите, когда сотрудник имеет право уйти в отпуск и на сколько дней.
- Готовы выплачивать материальную помощь из-за смерти родственников. Об этом нужен отдельный локальный акт. В документе зафиксируйте объём выплат, дату и справки, которые нужны от сотрудника.
Если актов нет, вы сами решаете, отпустить ли сотрудника на похороны неблизких родственников. Например, можно отпустить сотрудника на похороны друга, даже если нет соответствующего акта: для этого издайте приказ в свободной форме. А можете и не отпускать, по закону за это ничего не будет.
Нарушать условия ЛНА нельзя, иначе грозит штраф. Например, если вы составили локальный нормативный акт, прописали в нём правила для таких отпусков, но не отпустили сотрудника, штраф будет по статье ст. 5.31 КоАП — от 3 000 до 5 000 рублей.
Как составить ЛНА, подробно прописали в статье «Локальные нормативные акты: что такое и какие бывают».
Попросите сотрудника написать заявление на отпуск за свой счёт
Вот что должно быть в заявлении.
- ФИО руководителя компании.
- ФИО сотрудника.
- Дата написания заявления.
- Длительность отпуска.
- Причина. Например, «в связи со смертью близкого родственника», или «по семейным обстоятельствам», если родственник неблизкий.
- Основание. Если умер близкий родственник, дополнительно к причине основание прописывать не нужно. Если родственник неблизкий, но в локальных актах компании расширен список людей, на чьи похороны отпускают сотрудников, напишите «согласно Положению об отпусках №…».
В локальных нормативных актах можно дополнительно прописать, что после отпуска сотруднику нужно будет принести копии свидетельства о смерти и документа, подтверждающего родство. Но эти документы можно и не запрашивать: в законе такие обязанности не указаны.
Документы для подтверждения родства
| Для всех близких родственников, супругов и детей | Дополнительно для бабушки и дедушки | Дополнительно для брата и сестры |
|---|---|---|
| Свидетельство о рождении или усыновлении Свидетельство о браке. Или о смене фамилии, если фамилии родственников не совпадают | Свидетельство о рождении одного из родителей сотрудника. В графе «Мать» и «Отец» будут указаны бабушка и дедушка | Свидетельство о рождении брата или сестры сотрудника |
Оформите приказ
Укажите причину и основание отпуска, даты начала и окончания. Для удобства используйте форму Т-6, но можно оформить и в свободной форме.
Если хотите отказать сотруднику в отпуске за свой счёт, оформите отказ письменно, например, можно подготовить уведомление. В нём напишите причину отказа или предложите сотруднику другие варианты, например, взять отпуск на меньшее количество дней. Передайте уведомление сотруднику под подпись. Закон не требует этого, но такой подход поможет избежать претензий от сотрудника и прийти к компромиссу.
Отметьте отпуск в табеле учёта рабочего времени
Можно использовать форму Т-12, Т-13 или свою собственную. Используйте буквенные или цифровые отметки:
- ОЗ или 17, если умер близкий родственник;
- ДО, 16/ДБ или 18, если умер другой человек.
Впишите отпуск в личную карточку работника
Для этого в карточке есть специальный раздел: «VIII. Отпуск». В графике отпусков отсутствие сотрудника отражать не нужно.
Как оплачивается отпуск в связи со смертью родственника
Согласно статье 128 ТК, отпуск из-за смерти родственника не оплачивается. По своей инициативе вы можете выплатить сотруднику Выплата, которая полагается в разных жизненных обстоятельствах. Например, в на свадьбу, при рождении детей, смерти родных.материальную помощь. Так как это добровольно, вы, как работодатель, сами решаете, сколько платить.
Чтобы помочь деньгами сотруднику, потерявшему близкого, составьте локальный акт и пропишите в нём условия для материальной помощи: сумму выплат и перечень членов семьи.
Что можно написать в локальном акте
В случае смерти члена семьи (родители, супруги и дети) и иных близких родственников (бабушки, дедушки, внуки, братья, сёстры) работнику предоставляется отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 5 дней, выплачивается единовременная материальная помощь в размере 10 000 рублей. Выплата осуществляется в момент выдачи зарплаты на основании заявления работника с приложением копий документов, подтверждающих факт смерти и степень родства.
НДФЛ и страховые взносы на материальную помощь из-за смерти родственника платят по-разному. Есть два варианта.
- Родственник — член семьи. Тогда НДФЛ и страховые взносы на материальную помощь платить не нужно. По статье 2 СК к членам семьи относятся только супруги, родители и дети. Если родственник жил вместе с сотрудником, платить налоги с помощи тоже не нужно. Об этом сказано в письме Минфина № 03−04−05/71785. Совместное проживание подтверждают: справка из управляющей компании, выписка из домовой книги или регистрация по месту жительства сотрудника и умершего. Исключение — если материальная помощь не единовременная, повторная выплата будет облагаться налогом.
- Родственник — не член семьи. НДФЛ и взносы не начисляются, если сумма матпомощи меньше 4 000 рублей. Всё, что больше этой суммы, облагается налогами.
Как оформить материальную помощь из-за смерти близкого
Примите у сотрудника заявление на материальную помощь
Заявление — в свободной форме, но с обязательными пунктами:
- ФИО и должность сотрудника;
- просьба оказать ему материальную помощь;
- основание для помощи — смерть родственника;
- реквизиты банковского счёта (если он хочет получить деньги отдельно, например, раньше зарплаты и не на зарплатную карту).
К заявлению попросите приложить свидетельство о смерти и документы, которые подтвердят родство с умершим, например, свидетельство о рождении или браке.
Издайте приказ
Его тоже можно оформить в свободной форме. Достаточно указать:
- ФИО и должность сотрудника;
- причину (например, в связи со смертью дедушки);
- сумму материальной помощи;
- номер или название локального акта, в котором прописаны выплаты;
- срок и способ оплаты;
- кто выдаёт деньги (чаще всего это бухгалтер). Например, «Бухгалтеру Ивановой А. А. начислить и выплатить материальную помощь сотруднику Олиной О. О.»
Выплатите деньги и оформите их в бухгалтерии
Материальную помощь обычно включают в прочие расходы в день подписания приказа. Если в выплате будут страховые взносы, учтите их в прочих расходах на дату начисления. Двойные записи в бухучёте, которые отражают списание и зачисление средств на счета бизнеса.Проводки для бухучёта — ниже.
Проводки для выплат сотрудникам из-за смерти родственника
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Начисление материальной помощи | 91−2 (Прочие расходы) | 73 (Расчёты с сотрудниками) |
| Удержание НДФЛ | 73 (Расчёты с сотрудниками) | 68 (Расчёты по налогам) |
| Начисление страховых взносов | 91−2 (Прочие расходы) | 69 (Расчёты по социальному страхованию) |
| Выплата денег сотруднику | 73 (Расчёты с сотрудниками) | 51 (Банковский счёт) |
Что будет, если не отпустить сотрудника на похороны
Если сотрудник работает в штате, по трудовому договору, а родственник близкий, отказать в отпуске нельзя. Сотрудник может пожаловаться в трудовую инспекцию, и тогда вам грозит штраф по статье 5.27 КоАП.
Штрафы для ИП и компаний за отказ в отпуске
| Для ИП и должностных лиц | Для юридических лиц | |
|---|---|---|
| Первое нарушение | от 1 000 до 5 000 рублей | от 30 000 до 50 000 рублей |
| Повторное нарушение | от 10 000 до 20 000 рублей | от 50 000 до 70 000 рублей |
Примеры судебных разбирательств из-за отпусков в связи с похоронами
Медсестра ушла на похороны брата, предупредив об этом администрацию, но её всё равно уволили за прогул. Сотрудница пошла в суд. Дело рассмотрели и заставили городскую больницу восстановить медсестру в должности, выплатить зарплату за дни «прогула» и компенсировать моральный ущерб — 10 000 рублей. Дело № 8Г-11496/2023[88−11936/2023]
Иногда суд встаёт на сторону сотрудников, даже если умерший — не родственник. Мужчина позвонил заместителю руководителя и предупредил, что уйдёт на похороны: у друга детства скончалась супруга. Компания объявила сотруднику выговор: заместитель не имел права его отпускать и согласия на отгул не давал.
Мужчина обратился в суд. Два года дело рассматривали в нескольких инстанциях, и в итоге суд встал на сторону сотрудника. Суд посчитал, что причина отсутствия на рабочем месте уважительная, сотрудник предупредил начальство заранее, а отгул не нарушил работу компании. Дело № 88−17751/2023
Частые вопросы об отпуске в связи с похоронами близкого родственника
Может ли работодатель отказаться предоставить отпуск при смерти родственника?
Согласно статье 128 ТК, работодатель не имеет права отказать в отпуске, если сотрудник работает по трудовому договору, а родственник близкий. Близкими родственниками считаются родители, дети, супруги, бабушки и дедушки, родные братья и сёстры.
Если сотрудник работает по ГПХ или если родственник не относится к числу близких, работодатель имеет право отказать в отпуске.
Сколько раз в год можно предоставить отпуск в связи с похоронами?
По закону ограничений нет. Если сотрудник за год потерял несколько родственников, может брать отпуск в каждом случае.
Сколько дней даётся на похороны родственников по закону?
Согласно статье 128 ТК, нужно дать сотруднику отпуск до 5 дней, если умер близкий родственник: родители, дети, супруги, бабушки и дедушки, родные братья и сёстры. Работодатель может увеличить его продолжительность, закрепив это в Положении об отпусках.
Если умер дальний родственник, друг, коллега или сослуживец, работодатель сам решает, давать отпуск или нет.
Как оплачивается отпуск в связи со смертью родственника?
Согласно статье 128 ТК, ИП или ООО не обязаны оплачивать такой отпуск. Но компания может ввести внутренние правила и добровольно платить материальную помощь. Право сотрудников на выплаты нужно закрепить в локальных нормативных актах, например, в Положении об отпусках.
Что будет, если сотруднику не выплатили материальную помощь в связи со смертью родственника?
Штраф от 3 000 до 5 000 рублей по статье 5.31 КоАП, но обычно работодатели оформляют такие выплаты с условием, что могут их не платить. Например пишут, что выплата материальной помощи оплачивается за счёт денег организации, оставшихся после уплаты налогов. Этим подчёркивают, что такие выплаты возможны, если у организации есть деньги.
