Чтобы выбрать надёжного поставщика:
- Определите объёмы закупок и бюджет.
- Найдите 7−10 поставщиков через поисковик, сайты-агрегаторы и отраслевые выставки.
- Сравните цены товаров, сроки поставок и дополнительные расходы.
- Проверьте качество товаров: закажите пробную партию, посмотрите сертификаты.
- Проверьте надёжность поставщика: регистрацию юрлица, отсутствие долгов и судебных разбирательств, отзывы.
- Укажите в договоре и спецификации цены, сроки, условия оплаты и доставки, обязательства сторон.
Регулярно ищите новых производителей, чтобы расширить базу проверенных поставщиков и найти лучшие условия для бизнеса.
Шаг 1. Определите бюджет на закупку товара
В начале поиска поставщиков невозможно точно рассчитать бюджет закупки, но можно определить нужное количество товаров и средние цены по отрасли. Это поможет потом оценить предложения поставщиков и определить подходящую схему работы. Например, если рассчитанный бюджет закупки больше, чем свободные финансы компании, можно рассмотреть оплату с отсрочкой или Схема работы, при которой предприниматель принимает заказы и передаёт их поставщику, который сам упаковывает и отправляет товары клиентам.дропшиппинг.
Определите, сколько товаров вам нужно. В торговле рассчитайте объём продаж по каждой позиции (SKU). Например, в молочной лавке за день продают 100 пакетов молока, 70 пачек масла и 30 упаковок творога.
Если у вас производство или сфера услуг, умножьте норму расходов сырья или комплектующих на плановый объём производства. Например, чтобы сварить чашку кофе, нужно 10 граммов зёрен. За месяц кофейня планирует продать 10 000 чашек, поэтому нужно закупить 100 килограммов кофе. Оцените, насколько этот план реальный: можно ли его выполнить, сколько продавали в прошлом месяце и в среднем за предыдущий год.
Сравните закупочные цены. Узнайте цену у нескольких поставщиков и найдите среднее значение. Если цены сильно различаются, рассчитайте диапазон: максимальный и минимальный бюджет закупки. Если ещё нет прайсов, соберите информацию из открытых источников вручную или с помощью платформ для мониторинга оптовых цен, например Global Monitoring или Metacommerce.
Учтите дополнительные расходы. Доставка, пошлины, страховка, затраты на хранение и маркировку — эти расходы нужно заложить в бюджет. Например, если вы купите кофе у местного поставщика и заберёте его самовывозом, то в дополнительные расходы войдёт только бензин. А если вы закажете зёрна из Бразилии, то придётся учесть таможенную пошлину и работу транспортной компании. Если вы не знаете размер дополнительных расходов, заложите на них 10−15% от цены и ещё 22% аванс НДС, который вы заплатите Федеральной таможенной службе. Учтите, что дальняя транспортировка или особые условия доставки могут обойтись дороже.
Рассчитайте бюджет на закупку. Используйте формулу:
Бюджет = цена за единицу товара x количество товаров + дополнительные расходы
Например, у Алины своя творческая мастерская. Она запускает новое направление мастер-классов и ищет поставщика. Чтобы определить бюджет, она смотрит цены в том оптовом магазине для творчества, в котором закупает товары для других мастер-классов. На месяц ей нужно купить:
- эпоксидную смолу — 10 литров по 1 100 рублей;
- стеклянную крошку — 5 килограммов по 250 рублей;
- пигментную пасту — 7 наборов по 700 рублей;
- фурнитуру для украшений — 20 наборов по 350 рублей.
Если она купит всё в оптовом магазине, доставка будет стоить 500 рублей.
Бюджет на закупку товаров для мастер-классов по эпоксидной смоле = 1 100×10 + 250×5 + 700×7 + 350×20 + 500 = 24 650 рублей.
Теперь Алина будет искать поставщика с более выгодными условиями, ориентируясь на свой бюджет.
Шаг 2. Выберите схему работы
Прежде чем искать поставщика, решите, как вы будете закупать и продавать товар. Можно хранить продукцию на собственном складе, передать её на фулфилмент или работать по дропшиппингу без закупки товара. От выбранной схемы зависит, какие поставщики вам подойдут, сколько денег понадобится на запуск и кто будет отвечать за хранение и доставку.
Схемы работы с поставщиком
| Схема работы | Как работать | Когда подходит | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|---|---|
| Собственный склад | Вы закупаете товар, храните его у себя и сами отправляете заказы клиентам | Есть стабильный спрос и ресурсы на хранение и логистику | Цена при оптовых покупках ниже | Нужен большой стартовый капитал |
| Фулфилмент | Вы закупаете товар, а хранение, упаковку и доставку берёт на себя оператор | Товаров и заказов много, но нет ресурсов на склад и логистику | Меньше нагрузка на руководителя и отдел снабжения | Трудно контролировать качество товаров |
| Дропшиппинг | Вы принимаете заказы, а поставщик сам хранит и отправляет товар клиентам. Вы зарабатываете на разнице в цене | У вас небольшой бюджет, и вы тестируете спрос | Нужны минимальные стартовые вложения | Низкая маржинальность |
Пример дропшиппинга. Предприниматель открыл мебельный магазин. У него в наличии только выставочные образцы и каталоги от разных мебельных фабрик. Когда клиент делает заказ, предприниматель передаёт его поставщику, чтобы он отправил мебель клиенту.
Шаг 3. Определите, какой поставщик вам нужен
Можно закупать товары напрямую у российских или иностранных производителей или работать через посредников — дистрибьюторов или импортёров. Одного подходящего для всех варианта нет, у каждого свои преимущества. Производитель почти всегда выгоднее по цене, зато дистрибьютор позволяет покупать небольшими партиями и быстрее получать товар.
Какие поставщики подойдут под разные задачи
| Задача бизнеса | Кто подойдёт | Пример |
|---|---|---|
| Получать скидки на крупный опт | Российские или зарубежные производители — заводы, фабрики, фермы | Строительный магазин закупает профилированные трубы и швеллеры напрямую у металлургического завода, чтобы было дешевле |
| Покупать уникальные товары | Зарубежные поставщики или местные небольшие производители | Селлер на маркетплейсе закупает одежду из Индии, чтобы расширить ассортимент |
| Заказывать товары мелким оптом или штучно | Дистрибьюторы или импортёры | Салон красоты закупает шампуни и краски для волос у официального дистрибьютора бренда |
| Заказать товар с доработками или своим дизайном | Российские или зарубежные производители по Производитель изготавливает товары по проекту заказчика, который продаёт их под своей торговой маркой.OEM или Производитель проектирует, изготавливает и передаёт товары заказчику, который продаёт их под своей торговой маркой.ODM | Блогер заказывает мерч в Китае у производителя одежды |
Когда выгодно сотрудничать с поставщиками из Китая
С зарубежными производителями выгодно работать, если:
- вам нужны товары известных зарубежных брендов;
- стоимость товаров в другой стране значительно ниже, чем в России;
- вы хотите ввести на российский рынок новые товары, которых нет у отечественных производителей.
При работе с иностранными поставщиками закладывайте в бюджет цену на заграничную доставку, таможенные пошлины и колебания курса валют. Учитывайте языковой барьер и задержку товаров на таможне.
Катерина Шарапова рассказала, как она работает с китайскими поставщиками без знания языка: «Сам по себе языковой барьер не является проблемой. В WeChat встроен автопереводчик, и с ним можно нормально работать. Но слова китайских поставщиков я сначала перевожу на английский, а не сразу на русский. Если вы знаете английский, это сильно помогает. Если нет — переводите с китайского на английский, а затем с английского на русский. В обратную сторону логика такая же. На практике такой путь часто даёт более точный смысл, особенно когда речь идёт о технических характеристиках, сроках, упаковке и условиях поставки».
Читайте другие материалы о работе с иностранными поставщиками:
Шаг 4. Найдите поставщиков
Где искать поставщиков на старте бизнеса
Используйте поисковые системы, сайты-агрегаторы и оптовые маркетплейсы, если:
- вы только начинаете закупки;
- хотите сравнить условия и быстро собрать пул поставщиков;
- тестируете товар или нишу.
Поисковые системы:
- Введите в поисковую строку название товара или бренд, слова «от производителя», «поставщик», «заказать» или «купить оптом», ваш город, например «купить оптом детские игрушки в Москве».
- Уходите дальше первых двух-трёх страниц поиска и делайте более точные поисковые запросы, например «купить оптом мягкие вязаные игрушки ручной работы», если хотите найти небольших производителей. Сайты крупных игроков на рынке обычно выходят на первые страницы поисковой выдачи по высокочастотным запросам, например «купить игрушки оптом».
- Перейдите на сайт поставщика, познакомьтесь с ассортиментом и условиями покупки. Поставщики, которые готовы к сотрудничеству, обычно создают на сайте раздел с информацией для оптовых покупателей.
Агрегаторы и оптовые маркетплейсы:
- Заходите на российские агрегаторы, например Поставщики.ру, Supl.biz, ExportBase, Сделки.ру, ОптЛист, РУОПТ, Super-Opt, Все Поставщики, и узкоспециализированные маркетплейсы, например Чип и Дип для электрики или ВсеИнструменты для строительного оборудования. Если рассматриваете импорт, на 1688, Dordoi.
- Выберите категорию товара и дополнительные фильтры, например страну или город.
- Перейдите на сайт поставщика или купите товар на площадке-агрегаторе, если у неё есть такой функционал.
Где искать поставщиков, когда уже есть продажи
Используйте нетворкинг (сарафанное радио) и посещайте тематические мероприятия, если:
- у вас есть время для неспешного поиска выгодных условий и долгосрочного партнёрства;
- вы хотите постоянно расширять базу поставщиков;
- вы ищете уникальные товары, которых нет в массовом доступе.
Выставки и ярмарки:
- Ищите выставки на Expomap, All-events, Exponet или в подборках тематических мероприятий в профильных СМИ.
- Фильтруйте мероприятия по стране и городу проведения, отрасли.
- Ходите на профильные мероприятия, чтобы знакомиться с производителями или их представителями, изучать товары и заключать предварительные договорённости.
- Если не получается посетить выставку, найдите онлайн-мероприятия: тематические конференции и форумы, где поставщики презентуют товары.
«Я использую выставки и ярмарки не как основной канал поиска поставщиков, а как дополнительный рабочий инструмент, если понимать, зачем туда ехать. Можно просто собрать полкило визиток и потом месяц делать рассылку, а можно заранее провести переговоры, договориться о встречах и на выставке уже посмотреть образцы и обсудить детали», — Катерина Шарапова.
Местные производства. Ищите фабрики, заводы и фермы в своём или соседних регионах, чтобы не тратить много денег на логистику и находить уникальные товары. Что делать:
- Обращайте внимание на билборды и автомобильную рекламу.
- Смотрите фабрики на Яндекс Картах.
- Зайдите на государственный портал Мой бизнес в своём регионе и посмотрите календарь мероприятий: форумов, круглых столов, конференций.
Налаживайте контакты с предпринимателями своего города, спрашивайте о надёжных поставщиках — лучшие контакты передаются по сарафанному радио.
Собственная база поставщиков. Расширяйте сотрудничество с проверенными поставщиками не только в объёмах поставок, но и в ассортименте.
«Самый недооценённый способ поиска поставщиков — развивать уже существующего. Если компания уже прошла с вами несколько поставок, понимает ваши требования к качеству, документам, упаковке, срокам и коммуникации, иногда проще и безопаснее расширить с ней линейку, чем начинать работу с новым контрагентом с нуля.
Это особенно актуально для сложной или проектной номенклатуры. У поставщика может не быть нужной позиции в открытом каталоге, но он может произвести её под заказ, предложить аналог или доработать существующую модель. Я всегда сначала проверяю, можно ли закрыть потребность через действующего надёжного партнёра, а уже потом выхожу на рынок», — Катерина Шарапова.
Подпишитесь на нашу рассылку
Шаг 5. Выберите надёжных поставщиков
После поиска у вас обычно остаётся несколько десятков вариантов. Следующая задача — отсеять ненадёжные компании и оставить только тех, с кем стоит вести переговоры и чью продукцию тестировать.
Отберите 7−10 поставщиков
На что обратить внимание:
- Ассортимент. Если у вас большой ассортимент товаров, ищите поставщиков, которые могут закрыть сразу несколько позиций. Часто это дистрибьюторы, которые закупают товары у нескольких производителей. Если на каждую позицию найти отдельного поставщика, увеличится нагрузка: подписывать документы, вести переговоры, контролировать качество и отслеживать поставки придётся отдельно по каждому партнёру.
- Расположение. Узнайте, где находится производство, определите расстояние и примерную скорость доставки.
- Первое впечатление о компании. Посмотрите само объявление, сайт, страницы в соцсетях. Если они не живые, в них нет активности, отзывов, это может оттолкнуть уже на первом этапе отбора.
Запросите прайс и условия
На что обратить внимание:
- Цена и возможность скидки.
- Условия и сроки доставки. Узнайте, как поставщик организует доставку — своим транспортом, логистической компанией или предлагает самовывоз. Рассчитайте стоимость доставки заранее, потому что она может существенно увеличить общие расходы на закупку.
- Производственные мощности. Узнайте минимальный и максимальный размер заказа, сроки поставки.
- Условия оплаты. Поставщики могут предлагать полную или частичную предоплату, постоплату или депозит. Постоплата — один из сильнейших стимулов, чтобы поставщик доставил товар вовремя. Например, если у вас нет чёткого понимания, сколько и каких товаров нужно купить, потому что вы только начинаете бизнес или тестируете спрос, используйте этот аргумент в переговорах, чтобы договориться об отсрочке платежа.
Красный флаг на этом этапе — если поставщик отказывается выслать прайс и скажет о цене только по результатам переговоров.
Проведите переговоры с 3−5 поставщиками
Если цена и условия подходят, созвонитесь с несколькими поставщиками. Даже если у вас небольшой ассортимент, не рассчитывайте только на одного поставщика. Если один ключевой производитель не сможет закрыть крупный заказ в срок, нужен альтернативный вариант, даже если дороже. Ваша итоговая задача — оставить не менее двух поставщиков.
Найдите лицо, принимающее решение. Вопросы рядовых поставок могут быть доверены менеджерам по продажам, но, если нужно обсудить индивидуальные условия при крупном сотрудничестве, лучше найти контакты руководителей.
«В моей практике был случай, когда от одного и того же завода пришли два разных коммерческих предложения из двух разных каналов связи: директор дал цену ниже, чем менеджер. Но здесь тоже есть нюанс. Чем выше должность человека, тем больше у него полномочий согласовать цену, скидку, условия оплаты или приоритет в производстве. При этом технические детали он может знать хуже, чем категорийный менеджер или инженер. Оптимально работать на двух уровнях: с руководителем обсуждать коммерческие условия, а с профильным специалистом — спецификации, материалы, параметры, упаковку и контроль качества», — Катерина Шарапова.
Обсудите условия сотрудничества. Переписка больше подходит для формальных деталей контракта, а личное общение — для налаживания контакта и обсуждения перспектив. Старайтесь письменно фиксировать все условия сотрудничества ещё на этапе переговоров.
«Помимо цены, качества и логистики, для нас важны гарантийные обязательства. Важно понимать, может ли поставщик оперативно заменить или отремонтировать оборудование, если возникнет проблема. Для нас принципиально, чтобы ответственность была распределена корректно: мы отвечаем за сборку модульных бань и конечный результат, а поставщик — за свою часть работы и отсутствие производственного брака», — Никита Прохоренко.
Во время переговоров озвучьте свои ожидания и выслушайте предложение поставщика. Если в основных аспектах вы сошлись во мнениях, можно предлагать компромиссы в спорных вопросах.
Если другой поставщик предложил более выгодные условия, можно об этом открыто сказать. Когда есть другое предложение, торг помогает добиться лучшей цены или дополнительных услуг, например поставщик может включить в договор бесплатную доставку, предложить скидку или расширенную гарантию.
Обратите внимание на коммуникации. Если уже на этапе общения вы чувствуете, что вам будет сложно с поставщиком, оцените риски. Если он долго не отвечает, возможно, будут такие же заминки со сроками поставок. Если слишком резок или даже груб — любые расхождения во мнениях приведут к конфликтам.
«Один из главных критериев для меня — адекватность поставщика в коммуникации. Я смотрю, как быстро он отвечает, отвечает ли именно на заданный вопрос, не уходит ли от конкретики, соблюдает ли даже небольшие договорённости. Например, если поставщик говорит, что завтра пришлёт цену, а потом через три дня присылает не цену, а реквизиты счёта, это уже сигнал. Не всегда критичный, но его надо учитывать.
В закупках надёжность проявляется в мелочах до контракта. Если поставщик уже на этапе переговоров путает характеристики, забывает договорённости, не фиксирует условия и плохо понимает запрос, после оплаты эти проблемы обычно не исчезают, а становятся дороже», — Катерина Шарапова.
Проверьте благонадёжность поставщика
Чтобы снизить риск мошенничества, оцените финансовое состояние компании и её юридическую чистоту. Что можно проверить:
- Репутацию компании — в Реестре недобросовестных поставщиков или неофициальных чёрных списках. Введите в поисковик «отзывы о "название компании"» или «чёрный список "название компании"», чтобы сразу отсеять ненадёжных поставщиков.
Чтобы не проверять всё вручную, можно использовать специальные сервисы для проверки контрагентов, например Прозрачный бизнес, Чекко или Досье от Точка Банка. Они собирают информацию из открытых источников по ИНН, ОГРН или названию компании.
У одной компании может быть несколько юридических лиц. Чтобы обезопасить себя, проверьте все Лица, которые воздействуют на компанию: её решения и бизнес-стратегию.аффилированные физические и юридические лица.
Протестируйте продукцию
Посмотрите отзывы на продукцию производителя, оцените товары с помощью фото и видео, закажите пробные образцы. Если есть возможность, лично посетите завод или склад, чтобы посмотреть на товары.
Попросите у поставщика документы на продукцию, например на детские игрушки нужны сертификаты соответствия, а на посуду — декларация о соответствии. Проверьте, что сертификат или декларация действуют, на сайте Федеральной службы по аккредитации.
Если качество вас устроило, протестируйте нового поставщика на небольшой партии. Если во время тестовой закупки сотрудничество прошло хорошо, переходите к крупным объёмам.
Шаг 6. Оформите договор с поставщиком
Зафиксируйте все условия в договоре поставки. В нём обязательно должны быть такие блоки:
- Информация о поставщике и покупателе, дата и номер договора.
- Сведения о цене товаров и услуг с НДС и условиях оплаты.
- Сроки и способ доставки.
- Другие условия, например ответственность за брак, нарушение сроков и порядок разрешения споров.
.doc
Шаблон договора поставки
Чтобы договор имел силу, приложите к нему спецификацию — документ, в котором подробно описаны товары, их количество и цены.
.doc
Образец спецификации на поставку товара
Чтобы защитить бизнес от скрытых издержек и операционных рисков, добавьте в договор следующие условия:
- Право на аудит производства. Вы можете отправлять эксперта на завод, чтобы он контролировал качество и стандарты производства. Это актуально для постоянных оптовых поставок.
- Запрет на выпуск товаров по вашим чертежам под своим брендом. Это важно при работе по OEM или ODM.
- Обязательство поставщика сообщать о смене сырья или технологии производства. Если он изменит материал или комплектующие, но не предупредит об этом, получит штраф.
- Страхование гражданской ответственности перед третьими лицами. Производитель должен получить страховой полис, тогда, если от некачественного товара пострадают люди, вы не будете нести за это ответственность.
- Ограничение права на уступку долга (цессию). Если вы задержите оплату товара, поставщик не сможет продать ваш долг коллекторам или банкам.
Ошибки при выборе поставщика
| Ошибка | К чему может привести | Как избежать |
|---|---|---|
| Ориентироваться только на низкую цену | Риск получить некачественный товар, рост возвратов и потери клиентов | Заказывайте пробную партию товара и смотрите сертификаты качества |
| Не учитывать дополнительные расходы | Ошибки при ценообразовании и работа с убытками | Учтите расходы на доставку, транспортную упаковку, таможенные пошлины. При возможности выбирайте поставщиков из ближайших регионов и прописывайте дополнительные услуги в договоре |
| Работать с одним поставщиком | Срыв поставок и увеличение стоимости при форс-мажоре | Имейте не менее двух проверенных поставщиков на каждую позицию |
| Работать без договора | Потеря денег и невозможность защитить свои интересы в суде | Проверяйте надёжность и репутацию поставщика, прописывайте все условия письменно и проверяйте договор с юристом |
Никита Прохоренко поделился своим опытом: «В 2016 году у меня была строительная компания и мы закупали лес в Ленинградской области. Тогда один из проверенных поставщиков получил от нас предоплату примерно на три миллиона рублей за поставку материала на несколько объектов и просто исчез. Это оказался очень болезненный опыт: образовался серьёзный кассовый разрыв, компания не смогла его выдержать и в итоге обанкротилась. Эти деньги фактически были украдены, и на тот момент найти рабочее решение не удалось. Этот опыт повлиял на нынешний подход к работе. Сейчас, уже в компании NordBox, мы стараемся не делать крупные закупки одним платежом и по возможности дробим заказы».
Частые вопросы о поиске и выборе поставщика
Где можно взять базу поставщиков?
Ищите поставщиков на сайтах-агрегаторах, например на Поставщики.ру, ExportBase или Сделки.ру, по региону и отрасли. Поставщики оставляют информацию о себе и своих товарах, чтобы найти оптовых покупателей.
Где оптом закупать товар?
Закупайте товары крупным оптом напрямую у российских и зарубежных производителей, если у вас есть склады для хранения, — так выгоднее. Если вам нужны небольшие оптовые партии, можно покупать товары у дистрибьюторов, импортёров и на оптовых маркетплейсах, например На полке, Рывок или Sima-land.
Как выйти на производителя товара?
Ищите производителей на отраслевых ярмарках и конференциях, находите контакты на сайте завода или в агрегаторах, например Производство России или Fabricators.
Кто такие поставщики-импортёры?
Если вам нужны заграничные товары, но вы не можете покупать оптом и проводить самостоятельное растаможивание, обратитесь к импортёрам. Это посредники, которые закупают товары за границей и продают российским компаниям и ИП. Они выбирают способ доставки, собирают разрешительные документы, например сертификаты соответствия, и оформляют товары на таможне. За это они берут свой процент от итоговой стоимости товара. Чтобы найти их, введите в поисковик «импорт под клиента» или «проектная логистика».