Чтобы ученический договор защищал инвестиции в обучение:
- разделите учёбу и работу;
- укажите квалификацию и специальность ученика;
- укажите срок отработки;
- пропишите расчёты возмещения затрат;
- подтверждайте расходы на обучение документами и храните их 3 года;
- проверяйте лицензию у учебного центра, без неё обучение могут признать недействительным.
Что такое ученический договор и кому он подойдёт
Ученический договор — это соглашение на обучение новой профессии или улучшение навыков. Проводит его работодатель за свой счёт. Обучение кадров регулируется разделом 9 ТК.
Только юрлица могут заключать ученический договор. Об этом сказано в статье 198 ТК. ИП запрещено обучать кадры по договору.
Чем отличается от трудового договора
Ученический договор регулирует процедуру обучения и подготовки кадров, а трудовой — организацию работы. В таблице собрали основные отличия.
Сравнение ученического и трудового договоров
| Условие | Ученический договор | Трудовой договор |
|---|---|---|
| Цель | Обучить, переобучить, повысить навыки | Нанять работника |
| Оплата | Стипендия | Зарплата |
| Страховые взносы | Не начисляются | Начисляются по общим ставкам |
| Стаж | Не засчитывается в общий трудовой стаж | Идёт с первого дня работы |
| Обязанности сторон | Компания оплачивает и организует обучение, а ученик добросовестно учится, успешно проходит аттестацию и отрабатывает определённое время | Компания предоставляет место и оплачивает работу, сотрудник добросовестно трудится |
| Продолжительность | Ограничен сроком обучения | Как правило, бессрочный, но бывает и срочным, например, при замене сотрудника |
| Возврат денег | Да, пропорционально неотработанному времени | Нет |
Кому подойдёт ученический договор
Чаще всего его заключают крупные компании с частой сменой персонала, недостатком квалифицированных кадров или дорогим Процесс адаптации нового сотрудника в компании, погружения в её культуру, ценности и рабочие задачи.онбордингом. Среди них, например, IT-компании, производства с уникальным оборудованием или техсервисы.
Но ученический договор полезен также среднему и малому бизнесу. Например, его могут использовать:
- Малые производства со штатом 3−5 человек, где результат зависит от мастерства работников и дорогих материалов. Это могут быть столярные мастерские, кондитерские, швейные ателье, типографии, производства бытовой химиии.
- Торговые компании для переобучения операционистов в управленцев, чтобы нацелить сотрудников на результат и длительную работу в компании.
- Салоны красоты для обучения неопытных мастеров, чтобы сотрудник не ушёл сразу, как только наберётся опыта.
Иногда работодатель по закону обязан проводить обучение. Например, обучать охране труда на опасном производстве или оценивать квалификацию медиков.
Риски ученического договора для бизнеса
Договор не гарантирует 100%, что вы не столкнётесь с рисками. У ученика могут измениться обстоятельства и он уволится раньше срока, тогда есть риск потерять и сотрудника, и вложенные в него средства. А ошибки в оформлении учёбы могут привести к доначислениям и штрафам.
Потеря денег и сотрудника. Иногда ученики пропадают и не возмещают затраты, несмотря на то, что должны это делать по закону. В таком случае придётся идти в суд, а это тоже дополнительные затраты.
Доначисления и штрафы. Если налоговая решит, что вы маскируете работу под учёбу, может переквалифицировать ученический договор в трудовой. Тогда начислит налог на прибыль, страховые взносы, рассчитает штрафы и пени. Привлечь внимание инспекторов может 40-часовое обучение в неделю или отсутствие квалификации в договоре.
Пример из судебной практики. Налоговая пришла в компанию с проверкой и установила в обучении кадров скрытые трудовые отношения:
- срок обучения совпадал с испытательным сроком сотрудника;
- график обучения совпадал с графиком работы компании;
- размер стипендии зависел от квалификации ученика, количества часов обучения, выпуска продукции;
- дополнительно к стипендии установлены надбавки и премии;
- в ученических договорах не указана новая квалификация, которую ученик получит;
- после обучения ученики не проходят аттестацию и никак не подтверждают новые навыки.
Суды согласились с ФНС и признали, что компания фактически выплачивала зарплату, а ученические договоры заключала, чтобы не платить страховые взносы.
Какие нюансы учесть, чтобы снизить риски
Для обучения кадров выберите правильный вид договора, проверьте, нужна ли лицензия на учёбу, учитывайте запреты и разрешения.
Выберите тип договора
Он зависит от того, с кем заключаете договор: с новичком или сотрудником.
Виды ученического договора
| Договор на обучение с дальнейшим трудоустройством | Дополнительный к трудовому договору | |
|---|---|---|
| Заключают с внешним кандидатом (молодыми специалистами, иностранцами) При успешном обучении принимают в штат | Заключают с сотрудником при переобучении другой должности или повышении его навыков по текущей позиции | |
| С отрывом от работы: сотрудник только учится | Без отрыва от работы: сотрудник и учится, и работает | |
Скачайте образцы ученических договоров:
Определите, нужна ли лицензия
Вы можете обучать сами или обратиться в лицензированный учебный центр.
Если обучаете сотрудника внутри компании, лицензия не нужна. По итогам обучения сможете выдать неофициальный документ — сертификат или справку.
В таком формате можно обучать, например, работе на новом оборудовании со сложным программным обеспечением или по уникальным технологиям. Но там, где требуется присвоение класса или оценка квалификации, нужна лицензия.
Если направите учеников в образовательную компанию, там они получат официальный документ и специальность. В этом случае вам необязательно иметь лицензию.
Пропишите в договоре квалификацию
По итогам обучения специалист получает новые профессиональные навыки, поэтому в договоре обязательно должна стоять специальность и квалификация.
Сюда не относятся тренинги по повышению коммуникативных навыков или курсы по стратегическому планированию. Подобные обучения не влияют на профессиональный опыт, а развивают только Социально-психологические навыки, например, взаимодействие в коллективе, лидерство, управление временем.мягкие навыки специалистов.
Установите оплату
По статье 204 ТК вы выплачиваете ученику:
- Стипендию не ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ). В 2026 году МРОТ 27 093 рубля. Платите стипендию при любом виде обучения.
- Зарплату, если сотрудник и работает, и учится.
- Вознаграждение за практические занятия, если ученик закрепляет знания на практике у вас в компании.
Закрепите правила отработки и возмещения затрат
Вы вправе обязать ученика отработать в компании после обучения — пропишите срок в договоре. Законом не установлены точные сроки отработки. Обычно компании применяют от 1 года до 5 лет. Нельзя устанавливать бессрочную отработку.
Если ученик увольняется раньше этого срока, он обязан вернуть расходы на обучение пропорционально неотработанному времени. Подробно распишите правила возмещения в договоре. В статье ниже рассказали, как примерно это сделать.
Учитывайте ограничения
По закону запрещено:
- Проверять сотрудника. После обучения нельзя устанавливать испытательный срок, человек считается уже проверенным.
- Направлять ученика на сверхурочную работу и в командировки, если они не часть учёбы.
- Превышать лимит 40 часов в неделю. Суммарное время учёбы и работы не может быть больше стандартной ставки.
- Увеличивать трудовой стаж на время учёбы. Для расчёта ежегодного оплачиваемого отпуска не берите обучение.
Разделяйте учёбу и работу
Оформляйте учёбу так, чтобы потом смогли доказать, что она действительно была. Для этого в договоре и табеле пропишите чёткое расписание. Например, с 09:00 до 13:00 — теоретические занятия, с 14:00 до 18:00 — выполнение должностных обязанностей.
Подтверждайте документами траты на обучение
Храните документы 3 года после окончания срока отработки. По статье 392 ТК вы можете в течение 1 года с даты увольнения обратиться в суд за возмещением затрат с сотрудника, но для налоговых проверок лучше иметь запас.
Какими документами оформить учёбу
План действий зависит от того, кого обучаете — соискателя или сотрудника.
Если обучаете соискателя
Шаг 1. Заключите ученический договор. Так как это ещё не трудоустройство, не нужно вести кадровый учёт: делать запись в трудовую книжку и личную карточку (Т-2).
Шаг 2. Оформите приказ о направлении соискателя на обучение. Специальной формы нет, можете составить его произвольно или использовать наш вариант.
.doc
Образец приказа о направлении на обучение
Шаг 3. Отмечайте в графике рабочего времени часы обучения. Это необязательно, но так удобнее оформлять выплаты ученикам. В законе нет специальных кодов для учёбы, поэтому можете разработать свои или, например, ставить «ПК» — повышение квалификации.
Шаг 4. После успешной учёбы примите ученика на работу. Заключите трудовой договор, оформите приказ, сделайте запись в трудовую книжку.
Если обучаете работника
Шаг 1. Заключите ученический договор. Часто его нумеруют как приложение к трудовому. Это значит, что он является частью единого пакета документов, регулирующих отношения между сотрудником и компанией.
Шаг 2. Оформите приказ о направлении работника на обучение. В документе укажите должность сотрудника, с которой отправляете на учёбу, и условия оплаты.
Например, напишите: направить продавца-кассира Усову Алину Павловну на индивидуальное обучение по образовательной программе повышения квалификации «Менеджер по продажам»
.doc
Приказ о направлении работника на обучение
Шаг 3. Отмечайте в табеле рабочего времени часы обучения и работы. Это нужно для пропорционального расчёта стипендии и заработка сотрудника. Можете придумать свои коды или также использовать «ПК», а для учёбы в другом городе — «ПМ».
Шаг 4. После обучения оформите допсоглашение к трудовому договору. Пропишите всё, что поменялось после обучения, например, должность, оклад, график работы.
.doc
Допсоглашение к трудовому договору
Шаг 5. Оформите приказ на перевод. Документ необязательный, как правило, он нужен бухгалтерии и отделу кадров для внесения изменений по сотруднику. Можете для этого использовать форму № Т-5.
Например, в приказе напишите так: перевести Усову Алину Павловну с должности продавца-кассира на должность менеджера по продажам с окладом 70 000 рублей на основании допсоглашения к трудовому договору № 3 от 27.01.2026.
.doc
Приказ о переводе сотрудника
Шаг 6. Внесите запись в трудовую книжку об изменениях после обучения. Например, в случае если сотрудник после обучения получил выше разряд или новую должность.
Что включить в ученический договор
Есть обязательные условия, без которых ученический договор считается недействительным. Но можете дополнить его и другими пунктами в зависимости от порядка обучения, специфики компании или квалификации ученика.
Обязательные условия
Перечень предусмотрен статьёй 199 ТК:
- наименование сторон;
- квалификация, которую ученик получит после обучения;
- срок обучения;
- срок отработки;
- оплата в период обучения;
- обязанность работодателя организовать учёбу и освободить ученика от работы на это время;
- обязанность ученика пройти обучение и отработать срок.
Ниже расскажем подробнее об оплате. Этот раздел влияет на расчёт налогов и взносов, возврат затрат. Ещё дисциплинирует ученика — он будет знать, сколько нужно вернуть при увольнении.
Оплата в период обучения. При обучении сотрудников пропишите, как будет проходить учёба — с отрывом от работы или нет. Это влияет на выплаты.
Если ученик учится несколько часов в день, можете указать пропорциональный расчёт стипендии или фиксированную сумму.
Примерная формулировка при пропорциональном расчёте.
На период обучения ученику выплачивается ежемесячная стипендия. Размер стипендии рассчитывается исходя из 35 000 рублей в месяц при условии освоения учебной программы в полном объёме. Так как обучение проходит в режиме неполного учебного дня (20 часов в неделю), фактический размер стипендии рассчитывается пропорционально времени, затраченному на обучение, по формуле: стипендия за месяц / норма часов x фактические часы обучения.
Если обучаете сотрудника без отрыва от работы, должны выплачивать и стипендию, и зарплату.
Примерная формулировка при обучении сотрудника без отрыва от работы.
- За фактически отработанное время работнику выплачивается заработная плата по ставке, установленной трудовым договором № 5 от 01.02.2025.
- За время обучения работнику выплачивается ежемесячная стипендия в размере 35 000 рублей. При обучении в режиме неполного дня сумма стипендии рассчитывается пропорционально фактически затраченным на учёбу часам, но не может быть ниже МРОТ в пересчёте на время обучения.
Если учебный процесс предусматривает ещё и практические задания, оплачивайте их по вашим обычным ставкам.
Примерная формулировка оплаты практических заданий.
Работы, выполняемые учеником на практических занятиях, оплачиваются дополнительно к основной стипендии по установленным расценкам (сдельным, повременным или фиксированным за единицу продукции/услуги).
Иногда практические занятия входят в учебный план и проходят в образовательном центре, тогда вы не оплачиваете их отдельно. Они войдут в стоимость услуг центра.
Для каждого случая укажите сроки выплат и каким образом будете их делать: переводом на лицевой счёт ученика или наличными из кассы.
Дополнительные условия
Чтобы в случае спора вы могли вернуть потраченные на обучение деньги, подробно составьте раздел о возмещении расходов.
Детализация расходов. Раздел поможет, если придётся доказывать, куда вы потратили деньги. Можете перечислить статьи расходов в самом договоре или в приложении к нему.
Примерная формулировка.
В обучение входит:
- оплата услуг образовательного центра;
- стоимость расходных материалов и учебных пособий;
- командировочные расходы (билеты, проживание, суточные) в случае обучения в другом городе;
- доплата наставнику за руководство практикой;
- стипендия за период обучения.
Уважительные причины досрочного увольнения работника. В законе нет перечня таких случаев, определите их сами.
Примерная формулировка.
Ученик освобождается от возмещения затрат на обучение, если его увольнение (расторжение договора) обусловлено следующими уважительными причинами:
- Состояние здоровья. Наличие медицинского заключения, подтверждающего невозможность выполнения работы по данной специальности или продолжения обучения.
- Семейные обстоятельства. Необходимость ухода за больным членом семьи или инвалидом при наличии официального медицинского подтверждения.
- Переезд. Перевод супруга (супруги) на работу в другую местность (другой населённый пункт).
- Форс-мажор. Наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (катастрофы, военные действия
и т. д. ). - Нарушение со стороны работодателя. Установленный факт нарушения работодателем условий трудового или ученического договора.
- Ликвидация организации или сокращение штата.
Увольнение по инициативе работодателя за виновные действия ученика (дисциплинарные проступки, прогулы
Причины, не перечисленные в этом пункте, признаются неуважительными.
Пропорциональный расчёт возмещения затрат. По закону нельзя требовать всю сумму целиком, если сотрудник отработал хотя бы часть срока. Пропишите формулу в договоре.
Примерная формулировка.
Работодатель оставляет за собой право на взыскание затрат, связанных с обучением (включая все стипендиальные выплаты), в случае невыполнения учеником обязательства по отработке. Расчёт суммы производится пропорционально неотработанным дням до окончания срока, указанного в пункте 2.2 настоящего договора. Расчёт производится по формуле:
сумма к возврату = S / T1 x T2, где:
S — общая сумма затрат на обучение (согласно п. 5.3);
T1 — установленный срок отработки в календарных днях;
T2 — количество календарных дней, оставшихся до конца срока отработки на дату увольнения.
Порядок возврата средств. Пропишите, как именно средства должны вернуться в компанию.
Примерная формулировка.
Ученик в течение 10 (десяти) рабочих дней с даты расторжения трудового договора возмещает работодателю затраты на обучение, перечисленные в пункте 3 настоящего договора, путём внесения денежных средств в кассу работодателя или перечислением на расчётный счёт.
Иногда рассрочка на возврат помогает решить вопрос мирным путём.
Что делать, если сотрудник увольняется или бросает обучение
В этом случае нужно будет расторгнуть ученический или трудовой договор одним из трёх способов:
- По соглашению сторон. Вариант, когда ученик согласен возместить затраты, а вы не требуете от него отработки. Тогда письменно оформите согласие, подпишите приказ о расторжении договора и увольнении.
- По инициативе ученика. В этом случае он должен письменно предупредить об этом заранее — по общим правилам за 14 дней, но можете прописать срок в договоре. Если ученик согласен возмещать затраты, закрепите это письменно, подпишите приказ о расторжении договора и увольнении. Если не согласен на возмещение, выставьте ему претензию, а после обратитесь в суд.
- По вашей инициативе. Вариант, когда ученик не выполняет условия обучения: прогуливает уроки, не делает задания. В этом случае письменно уведомите его о прекращении договора и потребуйте возместить затраты. Потом оформите приказ о расторжении договора.
Налоги и взносы по ученическому договору
Выплаты ученику. Вы как налоговый агент платите НДФЛ и страховые взносы с доходов ученика. Собрали в таблице, когда и что перечислять в бюджет.
Налоги и взносы с выплат ученику по ученическому договору
| Выплаты | НДФЛ | Страховые взносы |
|---|---|---|
| Стипендия | Да, по общим ставкам от 13 до 22% в зависимости от совокупного дохода ученика Если ученик иностранец, то 30% | Нет, освобождение по статье 420 НК Разъяснения в письме Минфина № 03−15−06/45624 |
| Оплата практических занятий у вас в компании | Да, по общим ставкам | Да, по общим ставкам |
| Заработная плата сотрудника | Да, по общим ставкам | Да, по общим ставкам |
| Проживание, питание, проезд (если обучение в другом городе или стране) | Да, по общим ставкам | Да, по общим ставкам |
Стипендию и другие выплаты ученику можете принять в расходы по налогу на прибыль или при УСН «Доходы минус расходы».
Оплата учебному центру. Это ваши затраты, поэтому вы можете также принять их в расходы и уменьшить налоги на ОСНО и УСН. Если компания работает с НДС, сможете принять ещё в вычеты уплаченный налог.
Если проводите обучение своими силами, то закупку материалов для учёбы тоже принимайте в расходы. Сохраняйте чеки и документы.
Чек-лист документов на случай проверки или для суда
Формируйте досье по каждому ученику. Если дело дойдёт до суда или проверки, вам нужно будет пошагово доказать, что вы реально учили человека и тратили на это деньги. Взыскать затраты сложнее, если не будет хотя бы одного документа. Скачивайте, чтобы проверить, все ли документы у вас на руках.
Чек-лист документов при обучении сотрудника
Частые вопросы об ученическом договоре
В чём суть ученического договора?
Суть ученического договора — в подготовке кадров для более квалифицированной работы. По нему вы организуете обучение сотрудника или кандидата за свой счёт. После ученик отрабатывает определённое время у вас в компании.
Входит ли ученический договор в трудовой стаж?
Нет, период обучения по ученическому договору не входит в общий трудовой стаж. Основание статья 121 ТК. Обучение без отрыва от работы не прерывает и не продлевает трудовой стаж: он течёт в обычном порядке.
Какой срок отработки по ученическому договору?
В законе не закреплены сроки, можете установить свои. Как правило, компании устанавливают от 1 года до 5 лет, но это не должна быть бессрочная отработка.
Должен ли ученик отрабатывать 2 недели при увольнении, если заключён ученический договор?
Да, если ученический договор заключён с сотрудником. Нет, если ученик ещё не трудоустроен у вас.
Сколько может длиться ученический договор?
Законом не предусмотрен точный срок договора. Срок зависит от того, сколько времени нужно для того, чтобы ученик получил квалификацию. Это может быть, например, 72 часа, а может и три года.
Кто может обучать по ученическому договору?
Можете обучать сами или обратиться в лицензированный обучающий центр. Если проводите внутреннюю подготовку, лицензия не нужна. Но если решите организовать учебный класс и выдавать официальные дипломы и сертификаты, лицензия нужна.
Как вносить изменения в ученический договор?
Вносите дополнительным соглашением. Пропишите, какой пункт меняете и каким он должен быть в новой редакции.
Например, при смене срока обучения напишите так:
- Изложить пункт 1.2. договора в следующей редакции:
«1.2. Продолжительность обучения составляет 1 (один) год и 3 (три) месяца». - Дополнительное соглашение вступает в силу с даты, указанной в его правом верхнем углу.
- Во всём остальном, что не предусмотрено дополнительным соглашением, стороны будут руководствоваться договором.
Если понадобится что-то ещё изменить, оформляйте новое допсоглашение.
